Van een bestand van je leverancier naar kloppende data in je webshop

1. De bron aansluiten

Je leverancier bepaalt het formaat, niet jij. Daarom sluiten we aan op wat er al is: een CSV op een FTP- of SFTP-server, een XML-feed op een URL, een Excel-bestand dat elke ochtend gemaild wordt, een REST API, of een export in Google Sheets.

Heeft je leverancier helemaal geen feed, alleen een besteldportaal met een login, dan is dat geen doodlopende weg. Dat is precies het geval waar de meeste tools op afhaken en waar wij naar kijken. Zet die situatie in het formulier, dan weten we voor wie we het bouwen.

2. Velden koppelen

Hier gaat het in de praktijk mis. Kolommen heten voorraad, stock, qty, beschikbaar of Aantal (vrij), en dat verandert zonder aankondiging.

Je koppelt elk veld één keer:

• Matchen op SKU, EAN, leveranciers­artikelnummer of een eigen veld
• Overnemen wat je wilt: voorraad, levertijd, inkoopprijs, adviesprijs, omschrijving, afbeeldingen
• Met rust laten wat je zelf hebt aangepast: je eigen producttitels en teksten blijven van jou

Verandert de leverancier een kolomnaam, dan draait de sync niet half door. Hij stopt en meldt welk veld hij niet meer vindt.

3. Regels bepalen

Ruwe leveranciersdata is bijna nooit direct bruikbaar. Met regels maak je er iets van dat klopt voor jouw shop:

• Trek een buffer af, zodat je niet op de laatste stuks van je leverancier verkoopt
• Synchroniseer alleen een bepaald merk of een bepaalde productgroep
• Reken de inkoopprijs door naar een verkoopprijs met jouw marge
• Zet een product automatisch op non-actief als het uit de feed verdwijnt
• Bepaal de volgorde bij meerdere leveranciers: is A leeg, dan telt B

Elk product hoort bij één koppeling. Een tweede leverancier met dezelfde SKU schrijft er niet zomaar overheen.

4. Controle op elke draai

Dit is het deel dat ontbreekt bij de meeste voorraadtools, en het deel waar shops last van hebben.

Voor elke synchronisatie wordt doorgerekend wat er zou veranderen. Zou 94% van je assortiment op nul gaan omdat de leverancier een lege export heeft gestuurd, dan gaat dat niet door. Je krijgt bericht met de reden erbij. Klopt het toch, dan zet je hem alsnog door.

Van elke draai blijft staan wat er gewijzigd is, per product en per veld. Als een klant belt over een verkeerde levertijd kun je terugkijken wanneer die waarde binnenkwam en uit welk bestand.