Voorraad en beschikbaarheid: je webshop toont wat je echt kunt leveren

Welke voorraad telt mee?

Voordat er een getal naar de webshop gaat, staat vast welke voorraad meetelt. Met één magazijn is dat één getal. Met een magazijn, een winkel, een retourlocatie en een leverancier die uit eigen voorraad levert zijn het vier getallen. Bij elk hoort een besluit: telt het mee voor de webshop, en mag een weborder ervan worden uitgeleverd?

Het geval dat het vaakst misgaat: 100 stuks in het magazijn en 10 in de winkel. De koppeling telt de locaties op en zet 110 in de webshop. De 10 in de winkel liggen in het schap en zijn zaterdagmiddag voor de helft verkocht. Een order van 105 stuks wordt geaccepteerd en kan niet volledig uit.

De regel ligt daarom vast per locatie:

Leidend voor voorraad is het systeem waarin de pakbon wordt afgeboekt: het WMS als dat er is, anders het ERP. De webshop is voor voorraad nooit leidend. Hij krijgt een getal en geeft orders terug. Past iemand de voorraad in het beheer van de webshop aan, dan staat die waarde er tot de volgende ronde.

In B2B komt er een vraag bij: mag deze voorraad voor deze order worden gebruikt? Voorraad die voor een project of een vaste afnemer apart ligt, staat fysiek in het rek en hoort niet in het getal dat andere klanten zien. De inrichting per locatie staat bij voorraad uit meerdere magazijnen, de afweging zelf in welke voorraad toon je in je webshop.

Fysiek, beschikbaar, gereserveerd, verwacht

"Op voorraad" bestaat uit meerdere getallen. Elk systeem splitst de voorraad in toestanden en geeft ze een eigen naam:

De namen lijken op elkaar, de indeling niet. Shopify telt binnen on_hand zes toestanden op: available, committed, reserved, damaged, safety_stock en quality_control. Picqer splitst reserved per magazijn uit naar picklijsten, backorders en allocaties. WooCommerce heeft één veld, stock_quantity, per product of variatie. Een koppeling die stock uit het ene systeem in available van het andere zet, verkoopt wat al aan een andere order is toegezegd.

Het getal voor de webshop is een som. Voor artikel 10482:

• Magazijn Zwolle heeft 100 stuks fysiek, waarvan 12 gereserveerd voor open orders. Vrij: 88.
• De buffer voor de webshop is 2. Naar de webshop gaat 100 min 12 min 2 is 86.
• Winkel Utrecht (10 stuks) en de retourlocatie (4 stuks) tellen niet mee.

Alles optellen geeft 114. Het verschil met 86 is 28 stuks die de webshop aanbiedt en het magazijn niet kan leveren.

Nul, uitlopend en onbekend

De meeste feeds brengen drie toestanden terug tot één getal: nul. Voor je klant en voor inkoop zijn het drie verschillende situaties.

WooCommerce heeft hier eigen velden voor: stock_status kent instock, outofstock en onbackorder, en backorders staat op no, notify of yes. Zet de koppeling die velden niet mee, dan staat een artikel dat over vier dagen binnenkomt als uitverkocht in de webshop. De uitwerking staat bij backorders.

Wat er precies over de lijn gaat

Geen zwarte doos. Dit zijn de velden van deze stroom, met een voorbeeld en de bron:

Eén voorraadregel, nadat de regels zijn toegepast en voordat hij naar de webshop gaat:

{
  "sku": "10482",
  "ean": "8712345678906",
  "bron": "picqer",
  "locatie": "Magazijn Zwolle",
  "fysiek": 100,
  "gereserveerd": 12,
  "buffer": 2,
  "naar_webshop": 86,
  "verwacht": { "aantal": 240, "datum": "2026-10-14" },
  "stand_van": "2026-10-03T09:42:10+02:00"
}

De stroom loopt naar de webshop. De tegenrichting is de orderstroom: een order van 6 stuks wordt in het WMS een reservering, de vrije voorraad zakt van 88 naar 82 en de webshop krijgt 80. Tussen de order en dat nieuwe getal zit de tijd waarin een tweede kanaal hetzelfde stuk kan verkopen. Hoe orders teruglopen staat bij orders, klanten en verzending. Op welke sleutel je matcht staat in SKU of EAN.

Veiligheidsvoorraad en buffers

Een buffer is het aantal stuks dat een kanaal minder ziet dan er vrij is. Hij vangt drie dingen op: telfouten in het magazijn, retouren die nog niet zijn gecontroleerd, en de tijd tussen een verkoop op het ene kanaal en de bijgewerkte stand op het andere.

De buffer verschilt per kanaal, omdat de gevolgen verschillen. In het voorbeeld ziet de eigen webshop 2 stuks minder dan de vrije voorraad (86) en de marktplaats 5 minder (83). Een annulering op een marktplaats telt mee in je beoordeling als verkoper. Een vaste klant bel je op.

Naast de vaste buffer bestaat de drempelregel: alles onder een ingesteld aantal gaat als nul naar het kanaal. Bij een drempel van 3 en een vrije voorraad van 2 toont de webshop nul. Die regel hoort bij leveranciersvoorraad, waarvan je de stand een of twee keer per dag krijgt.

Een buffer die te ruim staat kost omzet. Twee stuks buffer op 4.000 artikelen is 8.000 stuks die geen kanaal te zien krijgt. De buffer staat daarom per artikelgroep of per omloopsnelheid en niet als één getal voor het hele assortiment: snellopers krijgen een buffer, een langzaam artikel met 1 stuk op voorraad niet. De keuzes staan bij veiligheidsvoorraad en buffers per kanaal en in veiligheidsvoorraad instellen.

Levertijd en leverdatum: het veld dat niemand meeneemt

Twee artikelen staan op nul. Het ene komt morgen binnen, het andere over zes weken. In de webshop staan ze allebei op "niet op voorraad", terwijl het eerste morgen leverbaar is.

De datum is er meestal wel. Hij staat in het bestand van de leverancier of op de inkooporder in het ERP. Standaardkoppelingen zetten een aantal over, en de verwachte datum hoort zelden bij hun vaste set velden.

Het zijn twee velden:

Van het ene naar het andere rekenen vraagt een werkdagenkalender. Een leverancier stuurt 5. Besteld op maandag 5 oktober 2026 is dat in werkdagen maandag 12 oktober, in kalenderdagen zaterdag 10 oktober en in weken maandag 9 november. Het bestand zegt niet welke van de drie het is. Dat leg je per leverancier één keer vast. Hetzelfde geldt voor de notatie: 03-04 is 3 april of 4 maart.

De klant ziet dan een datum die klopt met de inkooporder en die meeschuift als de leverancier hem verzet. Dat is uitgewerkt bij levertijd en leverdatum synchroniseren. Het verschil tussen de twee velden staat in levertijd of leverdatum.

Voorraad van je leverancier naast je eigen voorraad

Een leveranciersbestand vult gaten. Het overschrijft nooit de telling van wat in je eigen magazijn ligt. Die regel staat per bron en per veld: leverancier A levert voorraad en leverdatum aan voor artikelen waarvan de eigen voorraad nul is, en schrijft niets naar prijs of omschrijving.

Een bestand zoals het binnenkomt:

artikelnr;ean;voorraad;levertijd;verwacht
10482;8712345678906;40;5;
10483;8712345678913;>50;5;
10484;8712345678920;0;;14-10-2026
10485;8712345678937;ja;2 wkn;03-04

Vier regels, vijf afwijkingen. 5 heeft geen eenheid. >50 is geen getal: de koppeling leest het volgens een vaste regel als 50. ja zegt dat er voorraad is en niet hoeveel. 2 wkn is tekst. 03-04 is een datum zonder jaar en zonder vaste volgorde. Elke afwijking krijgt een regel. Een waarde die in geen regel past komt op de controlelijst en gaat niet stil mee.

Hebben twee leveranciers hetzelfde artikel, A met 40 stuks en B met 15, dan zijn er drie uitkomsten: A gaat voor en B telt pas mee als A nul heeft, de twee tellen op tot 55, of de leverancier met de laagste inkoopprijs gaat voor. Zonder keuze wint het bestand dat als laatste is ingelezen, en wisselt de webshop twee keer per dag tussen 40 en 15. De uitwerking staat bij voorraad van je leverancier koppelen en in CSV en Excel van leveranciers.

Wat er stil misgaat

De fouten in deze stroom geven geen foutmelding. De run slaagt en het getal is verkeerd.

De belangrijkste: een artikel ontbreekt vanochtend in het bestand. Betekent dat nul, of stond het niet in de export van vandaag? Wie ontbreken als nul leest, haalt een leverbaar artikel uit de verkoop. Wie het als onbekend leest, laat een oude stand staan. Dat is een regel per feed, en hij staat vast voordat de koppeling live gaat.

De laatste rij in tijden: klant A bestelt om 10:02:10 het laatste stuk in de webshop. De marktplaats krijgt de nieuwe stand in de ronde van 10:05. Klant B bestelt daar om 10:03:40. Zonder buffer zijn er twee orders voor één stuk.

Doorvoer en limieten

Hoe actueel de webshop is, hangt af van hoe vaak de bron gelezen mag worden en hoeveel regels er per verzoek meekomen. Een rekenvoorbeeld met 8.000 artikelen in één magazijn, voorraad in Exact Online en een webshop op Shopify of WooCommerce.

Een ronde elke 5 minuten is 12 rondes per uur en 288 per dag. Met één verzoek per ronde blijft er van het dagbudget van 5.000 nog 4.712 over voor orders en prijzen.

Het verschil met een vaste scansnelheid is groot. Er zijn koppelplatformen die voorraad nalopen met 10 producten per 5 minuten. Dat is 120 per uur. 8.000 artikelen kosten dan 66 uur en 40 minuten: bijna drie dagen voor één volledige ronde.

Waar de bron het aanbiedt, vervangt een webhook het rondvragen. Picqer stuurt products.free_stock_changed bij elke wijziging van de vrije voorraad, en Exact Online heeft een webhook op het onderwerp StockPositions. Een webhook kan uitblijven. Daarom loopt er een controleronde naast: 8.000 producten bij Picqer zijn 80 verzoeken van 100 resultaten, bij een limiet van 500 verzoeken per minuut.

De getallen zijn op 3 oktober 2026 nagelezen in de documentatie van Exact Online, Shopify en Picqer. De som voor je eigen aantallen maak je met doorvoer berekenen. Welke stroom per wijziging doorgaat en welke in een ronde, staat in realtime of batch.

Jij houdt de controle

Een voorraadkoppeling schrijft per dag duizenden waarden naar een webshop die op dat moment verkoopt. Vier dingen houden dat in de hand.

Dry run. De eerste run schrijft niets. Hij laat zien wat er zou veranderen: van 8.000 artikelen blijven er 7.412 gelijk, wijzigen er 561 en hebben er 27 geen match in de webshop. Die 27 los je eerst op.

Klein beginnen. De eerste echte run gaat over één artikelgroep, bijvoorbeeld 50 artikelen, zodat niet het hele assortiment in één keer wordt overschreven.

Goedkeuren of automatisch. Per leverancier stel je in of wijzigingen op goedkeuring wachten of direct doorgaan. Artikelen met een handmatige afspraak staan op een uitsluitingslijst. Een eigen levertijd zet je vast met een override.

Een overzicht per run. Na elke run staat er per artikel wat er is gewijzigd, van welke waarde naar welke, en waardoor:

run 03-10-2026 09:45   bron: picqer   561 wijzigingen
10482   voorraad   88 -> 82          order 20418, 6 stuks gereserveerd
10484   verwacht   14-10 -> 21-10    inkooporder verzet door leverancier
10491   voorraad   overgeslagen      staat op de uitsluitingslijst

Daarmee is een verschil te herleiden tot de oorzaak: een verkoop, een handmatige correctie, een retour, een inkoopontvangst of verbruik in productie. De onderdelen hebben elk een eigen pagina: dry run en goedkeuring, audit trail en monitoring.

Verdieping per onderwerp

Een voorbeeld bij de bundels: een set bestaat uit 1 pomp en 2 koppelstukken. Er liggen 30 pompen en 86 koppelstukken. 86 gedeeld door 2 is 43 sets aan koppelstukken en er zijn 30 pompen: de set staat op 30. Wordt er één pomp los verkocht, dan staat de set op 29.

De voorraadstroom raakt twee andere stromen. Orders maken reserveringen, en in B2B gebeurt dat soms pas als de order is goedgekeurd en niet bij het afrekenen: zie reserveren bij goedkeuring. Wat een klant mag bestellen en tegen welke prijs loopt via prijzen en klantafspraken.

Systemen en platformen

Voorraad komt uit het systeem waarin de pakbon wordt afgeboekt en gaat naar elk kanaal waarop je verkoopt.

Vier verschillen die de opzet bepalen. Picqer geeft de vrije voorraad per magazijn (idwarehouse) en stuurt een webhook bij elke wijziging; bestanden van leveranciers leest het zelf niet in. Exact Online levert voorraadposities per magazijn, in de pakketten voor handel en productie. Shopify houdt voorraad bij per locatie en per toestand. WooCommerce heeft één getal per product of variatie, zonder locaties.

Het overzicht van alle vijf de stromen staat op koppelingen. Vertel welke systemen je voorraad bijhouden, dan hoor je langs welke route de standen eruit komen en welke ronde bij je aantallen haalbaar is.