Hoe koppelingen tussen je webshop en je systemen werken

Hoe koppelingen werken

• Hoe een koppeling werkt

  Hoe gegevens tussen je webshop en backoffice worden verwerkt: toegang, controles, wachtrijen en goedkeuring, met voorbeelden en diagrammen.

• Je webshop voorbereiden op een ERP-koppeling

  Welke velden, toegang en verantwoordelijkheden je vooraf afspreekt voor een ERP-koppeling. Met praktijkvoorbeelden voor webshopbureaus.

Basis

• Multichannel of omnichannel

  Multichannel of omnichannel: wat het verschil is voor voorraad, orders, retouren en klanten, met een rekenvoorbeeld en de velden waar het in je systemen zit.

• Van webshop naar gekoppeld landschap

  Welke koppeling wanneer als je webshop groeit: ERP, B2B, betalingen, voorraad, marktplaats, vervoerder, retouren, PIM en winkel, met per stap de eerste grens.

• Wat is een API koppeling?

  API koppeling uitgelegd: wat de afkorting API betekent, hoe twee systemen via een API gegevens uitwisselen, een rekenvoorbeeld met limieten en de valkuilen.

• Wat is een datafeed?

  Een datafeed is een bestand dat op vaste tijden klaarstaat. Met CSV, XML en JSON naast elkaar, de velden van Google Shopping en de som van hoe oud een stand is.

• Wat is een ERP-systeem?

  Wat een ERP-systeem is, welke modules erin zitten, wat het met één webshoporder doet en hoe Exact Online, AFAS en Business Central gegevens vrijgeven.

• Wat is een koppeling?

  Een koppeling tussen twee systemen uitgelegd: de soorten (API, bestand, database, tussenlaag), wat erover gaat, één richting of twee, met rekenvoorbeeld.

• Wat is een webshopkoppeling?

  Webshopkoppeling uitgelegd: waarmee je een webshop koppelt, welke gegevens welke kant op gaan, feed, plugin of maatwerk, en waar het in de praktijk misgaat.

• Wat is middleware?

  Wat middleware is, wat een tussenlaag doet tussen webshop, ERP en marktplaats, hoeveel verbindingen en API-verzoeken het scheelt en welke soorten er zijn.

Techniek

• Adresvelden mappen

  Hoe een koppeling straat, huisnummer en toevoeging splitst tussen webshop, ERP en vervoerder, met de veldnamen van Shopify, Exact Online, AFAS en PostNL.

• API of feed: wat is het verschil?

  API of feed: het verschil in actualiteit, richting en foutafhandeling, wat er met CSV-bestanden misgaat, en waarom een koppeling vaak beide gebruikt.

• Bedragen en btw mappen

  Waar bedragen tussen webshop en ERP scheef gaan: notatie, btw inclusief of exclusief, btw-codes, afronden per regel of per order. Met rekenvoorbeelden.

• CSV- en Excel-bestanden van leveranciers

  Puntkomma's, decimale komma's, Windows-1252, verdwenen voorloopnullen, halve bestanden en ontbrekende artikelen: twaalf fouten in leveranciersbestanden.

• Datums en tijdzones

  Hoe een order door UTC op de vorige dag belandt, wat zomertijd doet met nachtelijke runs, waarom 03-04 twee datums is en hoe ISO- en Excel-weken verschillen.

• Doorvoer berekenen

  Reken uit hoe lang een volledige synchronisatie duurt: records maal aanroepen gedeeld door de API-limiet. Met de limieten van Exact Online, Shopify en Picqer.

• Dubbele klanten en debiteuren

  Hoe dubbele klanten, debiteuren en orders ontstaan bij een koppeling tussen webshop en ERP, en hoe een vaste matchvolgorde ze voorkomt.

• Een bestaande koppeling vervangen

  Een koppeling of oud script vervangen: laten meedraaien zonder schrijven, verschillen vergelijken, per stroom omschakelen en vooraf het terugdraaien vastleggen.

• Koppelen zonder API

  Geen API in je ERP, boekhoudpakket of leveranciersportaal? Vier routes om toch te koppelen: SOAP, databaseweergave, bestandsexport en script. Met de valkuilen.

• Realtime of batch?

  Realtime of batch per stroom: wat direct moet, wat in een nachtelijke ronde kan, de som met API-limieten en wat realtime bij standaardkoppelingen betekent.

• Shopify API limieten

  De Shopify API limieten in getallen: kostenpunten per abonnement, THROTTLED in plaats van 429, 250 items per aanroep, bulk operations en een rekenvoorbeeld.

• Tekencodering en UTF-8

  Waarom ë als ë in je webshop staat, welke fouten terug te draaien zijn, wat HTML in een omschrijving doet en hoe een koppeling de codering vaststelt.

• Verplichte velden die de bron niet heeft

  Welke verplichte velden Exact Online, AFAS en Business Central eisen die een webshop niet levert, en hoe een koppeling ze opzoekt, afleidt of vast invult.

• Waarom een dry run?

  Een dry run leest echte gegevens en schrijft niets. Wat de verschillenlijst laat zien, welke fouten je alleen zo vindt en wat daarna nog getest moet worden.

• Wat gebeurt er als een koppeling uitvalt?

  Wat er met orders, voorraad en berichten gebeurt als een koppeling of je ERP uitvalt: wachtrij, nieuwe pogingen, mislukte berichten en hoe je het merkt.

• Wat is een rate limit?

  Wat een rate limit is, wat een API terugstuurt bij een 429 en welke limieten Exact Online, Shopify, NetSuite, Business Central, WooCommerce en Picqer hanteren.

• Wat is een webhook?

  Een webhook is een bericht dat een systeem zelf verstuurt zodra er iets verandert. Met een voorbeeld, het verschil met polling en de regels per systeem.

• Wat is veldmapping?

  Veldmapping legt per veld vast waar een waarde heen gaat en wat er onderweg gebeurt. Met de drie soorten, een Shopify-order naar Exact Online en de valkuilen.

• WooCommerce REST API koppelen

  De WooCommerce REST API koppelen: eisen, sleutels en rechten, de eerste aanroep, foutcodes als 401 en rest_no_route, en orders ophalen in pagina's van 100.

Voorraad en levering

• Levertijd of leverdatum?

  Levertijd is een duur, leverdatum een dag. Met de som van werkdagen, feestdagen en sluitdagen, de datums in één bestelling en de velden in Picqer, Exact en bol.

• Reserveren bij goedkeuring of bij checkout

  Wanneer een B2B-order voorraad claimt: bij checkout, bij goedkeuring of tijdelijk. Met de som die de keuze maakt en wat Shopify en Adobe Commerce doen.

• Twee klanten, het laatste exemplaar

  Twee orders op het laatste stuk: wat WooCommerce en Shopify zelf doen, waarom het tussen twee kanalen misgaat, de som per week en hoe je het voorspelbaar maakt.

• Veiligheidsvoorraad instellen

  Veiligheidsvoorraad instellen voor inkoop en per verkoopkanaal: drie sommen met hun uitkomst, de buffer per artikelgroep en de plek in Shopify en Exact.

• Voorraad per magazijn

  Hoe ERP, WMS en webshop voorraad per magazijn opslaan, welke locaties meetellen, waarom een negatieve stand de som bederft en wat een nieuw magazijn doet.

• Voorraad syncen

  Voorraad synchroniseren tussen webshop, ERP en marktplaats: welk getal je doorgeeft, ronde of webhook, buffer per ronde uitgerekend en zetten of bijstellen.

• Wat is dropshipping?

  Dropshipping uitgelegd vanaf de gegevens: leveranciersvoorraad als verkoopbare voorraad, de leverdatum als hoofdveld en de order naar de leverancier.

• Welke voorraad toon je in je webshop?

  Fysieke, beschikbare, gereserveerde en verwachte voorraad: welk getal hoort in je webshop? Met rekenvoorbeeld, veldnamen per systeem en de keuze per locatie.

Prijzen en orders

• Btw voor webshops

  Welke btw je webshop rekent per klant en land, wanneer je over de drempel van € 10.000 gaat, hoe 0% bij zakelijke EU-klanten werkt en wat de OSS-melding vraagt.

• Eenheden en verpakkingen

  Basiseenheid, verkoopeenheid en omrekenfactor per systeem, met rekenvoorbeelden voor dozen naar m², prijzen per 100 en eenheidscodes voor OCI en Peppol.

• Orderstatussen mappen

  Hoe statussen van Shopify, WooCommerce, Exact en Business Central op elkaar passen, welke orders een koppeling mist en wat er met een gewijzigde order gebeurt.

• Wat is afletteren?

  Afletteren uitgelegd: een betaling bij de openstaande post zetten, MT940 en CAMT.053, een uitbetaling van je betaalprovider splitsen en waar matchen misgaat.

• Wat is een verzameldebiteur?

  Wat een verzameldebiteur is, wanneer je consumentenorders erop boekt, wat je ermee kwijtraakt en hoe een koppeling per order de debiteur kiest in Exact Online.

Productdata

• Een PIM koppelen aan je webshop

  Een PIM koppelen aan je webshop: kanaal en taal kiezen, attributen naar opties en velden, volledigheid per taal en wijzigingen volgen. Met getallen van Akeneo.

• Grote catalogus inladen

  Een grote catalogus inladen in Shopify of WooCommerce: bulkoperaties, batches van 100, de limiet van 2.048 varianten per product en negen controles daarna.

• Koppelen op SKU of op EAN?

  SKU, EAN, leverancierscode of intern nummer: waarop koppel je artikelen tussen webshop, ERP en leverancier? Met matchvolgorde, rekenvoorbeeld en de fouten.

• Wat is DICO?

  DICO is de berichtenstandaard van de bouw en techniek. Welke berichten er zijn, hoe een SALES005-bericht eruitziet en waar het misgaat.

• Wat is een PIM-systeem?

  Een PIM-systeem beheert productteksten, afbeeldingen en kenmerken per taal en per kanaal. Met de opbouw van een product, het verschil met een ERP en een som.

• Wat is ETIM?

  ETIM legt per productklasse vast welke technische kenmerken een product heeft. Met de opbouw, een voorbeeld in ETIM xChange en wat een nieuwe release verandert.

• Wat is GS1 en GDSN?

  GS1 geeft de GTIN, GLN en SSCC uit, GDSN deelt artikeldata via een datapool. Met de berichten, een verpakkingshiërarchie als rekenvoorbeeld en de valkuilen.

Systemen

• AFAS connectoren

  Hoe AFAS connectoren werken: app connector, GetConnector en UpdateConnector, de overstap van classic token naar OAuth, skip en take, filters en foutcodes.

• Een WMS koppelen aan webshop en ERP

  Een WMS koppelen aan je webshop en ERP: de zes stromen, wie leidend is voor voorraad, deelleveringen en de API-limieten van Picqer, Monta en GoedGepickt.

• Exact Online API limieten

  De API-limieten van Exact Online: 60 verzoeken per minuut, 5.000 per dag, 10 fouten per uur, tot 30.000 met Premium. Met de rekensom per order en abonnement.

• Exact Online Boekhouden of Handel?

  Wat een webshopkoppeling kan met Exact Online Boekhouden en met Handel: verkoopboeking, factuur of verkooporder, voorraad, levering en de edities per resource.

• Webshop koppelen aan je ERP

  Welke zes stromen je tussen webshop en ERP koppelt, welk systeem leidend is, hoeveel API-verkeer het kost en wat Exact Online, AFAS en Business Central vragen.

OCI en PunchOut

• OCI of cXML?

  OCI en cXML PunchOut vergeleken op inlog, winkelmand, velden, eenheden, foutcodes en order. Met dezelfde winkelmandregel in beide formaten.

• PunchOut of catalogusbestand?

  PunchOut of een catalogusbestand in het inkoopsysteem van je klant: actualiteit, formaten, de limiet van 4 MB per upload en het onderhoud per klant.

• Wat is een OCI koppeling?

  Een OCI koppeling laat een inkoper vanuit zijn inkoopsysteem bestellen in de webshop van een leverancier. Met de techniek van de sessie en een voorbeeld.

• Wat is purchase-to-pay?

  Wat purchase-to-pay is, welke stappen je klant doorloopt, hoe drieweg-matching werkt met een rekenvoorbeeld en wat jij als leverancier aanlevert.

Peppol en EDI

• EDIFACT-berichten

  De EDIFACT-berichten in EANCOM op een rij: wat ORDERS, ORDRSP, DESADV, RECADV en INVOIC doen, hoe je een segment leest, versies en veldlengtes.

• Een Peppol-factuur versturen

  Een Peppol-factuur versturen vanuit je boekhoudpakket of ERP: access point, Peppol-ID van de klant, verplichte velden en waarop een factuur wordt afgekeurd.

• Het SSCC-label

  Het SSCC-label of GS1 label: de 18 cijfers en het controlecijfer, de AI's erop, de Nederlandse afspraken, maat en plaatsing, en waar de nummers vandaan komen.

• Is Peppol verplicht?

  Is Peppol verplicht? Wat geldt voor facturen aan de overheid, tussen Nederlandse bedrijven vanaf 2030 en in België sinds 2026, met de uitzonderingen.

• Peppol of EDI?

  Peppol of EDI: wie het bepaalt, hoe berichten reizen, welke documenten erover gaan, wat verplicht is en hoe dezelfde pakbon eruitziet in EANCOM en Peppol.

• Wat is e-facturatie?

  E-facturatie is factureren met een bestand dat de ontvanger automatisch verwerkt. Met de formaten UBL, SI-UBL en NLCIUS, de rekenregels en de verplichting.

• Wat is EDI?

  Wat EDI is en wat een EDI-koppeling doet: EANCOM en EDIFACT, de envelop van een bericht, de berichten rond een order en vier manieren van verbinden.

• Wat is een DESADV?

  De DESADV, de elektronische pakbon in EANCOM: opbouw per pallet met SSCC, een voorbeeldbericht, de Nederlandse GS1-afspraken en de fouten die afnemers afkeuren.

• Wat is een GLN?

  De GLN uitgelegd: opbouw en controlecijfer, wie hem toekent, hoe hij in EDI-berichten, op het SSCC-label en als Peppol-ID staat, en waar hij in je ERP hoort.

• Wat is Peppol?

  Peppol is het netwerk waarover organisaties e-facturen en orders uitwisselen. Met het vierhoekenmodel, het Peppol-ID, de formaten en de verplichting.

• Wat is UBL?

  UBL uitgelegd: versies 2.1 tot 2.5, hoe een UBL-factuur is opgebouwd, wat Peppol BIS toevoegt, een rekenvoorbeeld met de totalen en de fouten die afkeuren.

AI-assistenten

• AFAS koppelen met Claude

  Hoe je AFAS Profit koppelt aan Claude via een MCP-server: GetConnectoren voor lezen, UpdateConnectoren voor schrijven, tokens, limieten en wat AFAS zelf zegt.

• Exact Online koppelen met ChatGPT

  Exact Online koppelen met ChatGPT: developer mode, twee OAuth-verbindingen, welke endpoints ChatGPT leest, schrijfacties bevestigen en de rekensom op 60 calls.

• Exact Online koppelen met Claude

  Exact Online koppelen met Claude via een MCP-server: OAuth en scopes, welke endpoints Claude leest, schrijven met goedkeuring en de rekensom op de limieten.

• Wat is MCP?

  Wat is MCP? Hoe het Model Context Protocol werkt, wat een MCP-server voor je ERP doet, welke ERP's er zelf een hebben en waar de grenzen liggen.