OCI koppeling Spend Cloud

Wat er tussen je webshop en Elari gaat

Elari is de inkoop- en declaratiesoftware die tot 1 oktober 2026 Spend Cloud heette, gemaakt door Visma | ProActive, dat sinds die datum ook Elari heet. Het bedrijf noemt op zijn site meer dan 1.200 organisaties, vooral in zorg, onderwijs en non-profit, en meer dan 320 OCI-koppelingen met leveranciers. De software, de koppelingen en de documentatie voor leveranciers zijn hetzelfde gebleven.

De koppeling heeft twee helften. De sessie en de winkelmand lopen via OCI, het protocol van SAP. De order komt na goedkeuring apart, en daarvoor kiest de leverancier de route. Elari schrijft dat de koppeling is gebouwd op de OCI-documentatie van SAP en verwijst leveranciers naar versie 4.0 daarvan. Wat Elari daarbovenop vraagt, staat in de technische documentatie OCI-koppeling in het helpcentrum.

Welk systeem is leidend, per gegeven

Twee regels volgen hieruit. De prijs die je in de sessie toont, is de prijs die de klant goedkeurt, dus de prijslijst per klant moet in de webshop kloppen voor de inlog begint. En de order die terugkomt, is leidend boven de winkelmand die je bewaarde. Elari wil daarom dat het orderbestand de volledige order bevat en niet alleen een verwijzing naar een opgeslagen winkelmand: tijdens de goedkeuring kunnen aantallen veranderen en regels verdwijnen.

De inlog: één URL met parameters

Elari roept je webshop aan met een URL waarin de inloggegevens als variabelen staan. Het voorbeeld uit de documentatie heeft deze vorm:

https://webshop.example.nl/oci/login?USERNAME=$username&PASSWORD=$password
  &OCI_VERSION=3.0&HOOK_URL=$hook_url

Elari vult $username en $password met de gegevens die jij aan de klant hebt gegeven en codeert speciale tekens. Een gebruikersnaam inkoop@bakker.example komt binnen als inkoop%40bakker.example. De webshop decodeert dat; Elari raadt aan speciale tekens te vermijden. Omdat de methode GET is, staan gebruikersnaam en wachtwoord in de URL en dus in de toegangslogs van je server. Een eigen OCI-account per klant, los van de accounts waarmee mensen gewoon inloggen, houdt dat beperkt.

Het retouradres HOOK_URL bevat zelf vier parameters:

De webshop bewaart het hele adres bij de sessie en stuurt de winkelmand er ongewijzigd naartoe. Een webshop die HOOK_URL inkort of opnieuw opbouwt, verliest de hash, en dan kan Elari de winkelmand niet aan de sessie van de klant koppelen.

Elari kent vier manieren om OCI-accounts in te richten: één account voor de hele omgeving, een account per administratie, een account per afleveradres, of per combinatie van die twee. De eerste is volgens Elari het meest gebruikt. Bij de derde en vierde krijgt elke locatie van de klant een eigen account bij jou, met een eigen assortiment, bestellijsten of bestelhistorie, en moet elke nieuwe locatie ook aan jouw kant worden aangemaakt.

De winkelmand: de velden die Elari leest

Elari leest acht NEW_ITEM-velden standaard:

NEW_ITEM-VATPERCENTAGE staat niet in de specificatie van SAP. Het is een veld dat Elari en AFAS allebei lezen; Elari kan het percentage ook uit een vrij veld zoals NEW_ITEM-CUST_FIELD1 halen als dat met de klant is afgesproken. De waarde is een getal zonder procentteken: 21 of 21.00.

De winkelmand van Bakker Installatie B.V. heeft drie regels. Elk heeft de zes verplichte velden, dus het formulier telt 3 × 6 = 18 velden. De kabelbinders gaan per zak van 100, zodat er geen prijseenheid nodig is:

Exclusief btw is dat 204,96 + 298,00 + 18,75 = 521,71. De btw is 43,04 + 62,58 + 3,94 = 109,56, samen 631,27. Rekent de webshop btw over het totaal in plaats van per regel, dan komt hij hier op hetzelfde bedrag uit, 21% van 521,71 = 109,56. Bij een andere mand kan dat een cent schelen tegen de som per regel.

Elari noemt nog vier punten die beide kanten moeten testen. Verzendkosten gaan als een extra artikelregel mee, met alle verplichte velden. Artikelen op gewicht krijgen hun gewicht in een vrij veld zoals NEW_ITEM-CUST_FIELD1. Een artikelgroep of boekhoudcode, bijvoorbeeld een UNSPSC- of NZI-code in NEW_ITEM-MATGROUP, laat de klant de regel automatisch naar een grootboekrekening vertalen. En alles wat je in de winkelmand meestuurt, kan Elari in de cXML-order aan je teruggeven.

De order na goedkeuring

Na goedkeuring biedt Elari de order aan op een van drie manieren. Welke het wordt, spreekt de klant met jou af:

Het orderadres is een ander adres dan de inlog-URL. In het voorbeeld van Elari heeft de cXML-order een orderID zoals I.01.20.0001, een ShipTo met het afleveradres, een Contact met rol endUser en het e-mailadres van de besteller, een Extrinsic met de kostenplaats en per regel een ItemOut met SupplierPartID, UnitPrice, Description en UnitOfMeasure. Elari stelt de tags per leverancier in, zodat de order de velden bevat die jouw orderverwerking nodig heeft.

Een orderbericht via e-mail moet iemand overtypen, en het inkoopordernummer moet daarbij mee naar de factuur, anders lukt de factuurcontrole bij de klant niet. Elari gebruikt het veld Relatie bij de leverancier om facturen aan orders te matchen. De route via HTTPS zet de order zonder overtypen in je orderstroom, met het orderID van Elari als referentie.

Als het misgaat

Elari documenteert de foutmeldingen die een klant ziet als een order niet bij de leverancier aankomt. Ze komen allemaal bij jou terecht:

Bij elke order kan de klant in Elari onder Plaatsingdetails drie bestanden downloaden: de winkelmand zoals jouw webshop hem stuurde (<ordernummer>_create_order.json), de order zoals Elari hem naar jou stuurde (<ordernummer>_(c)xml_order.json), en jouw antwoord (<ordernummer>_response.json, met bijvoorbeeld http code 200 - ok). Die drie zijn het eerste wat je vraagt als een klant belt. Een koppeling die zelf elke inlog, elke winkelmand en elke ontvangen order logt, heeft ze al.

Aansluiten en wat wij bouwen

Voor de eerste klant vraagt Elari van jou de URL van de webshop, inloggegevens voor een testaccount, het e-mailadres of de URL voor testorders en een voorbeeld-XML met verschillende artikelen, ook artikelen op gewicht als je die verkoopt. Na een geslaagde test geef je de productiegegevens en komt je webshop op de lijst van beschikbare webshops in Elari. Elke volgende klant vraagt de koppeling daar aan.

Wij bouwen de inlog-URL, de sessie met de prijzen van die klant, de overdracht met de velden die Elari leest en het adres dat de cXML-order aanneemt en in je ERP zet. Daarna draaien en bewaken we de koppeling: een geweigerde inlog of een order die niet verwerkt kon worden, staat in het dashboard voor de klant belt. Dezelfde opbouw werkt voor AFAS en voor de inkoopsystemen op OCI en PunchOut; de berichten na de order staan op PunchOut koppeling. Vertel welke klant om de koppeling vraagt en op welk platform je webshop draait.