Wat is purchase-to-pay?

Purchase-to-pay in het kort

Purchase-to-pay, ook P2P of procure-to-pay, is de reeks stappen waarmee een organisatie iets inkoopt en betaalt. Het proces draait in het inkoop- of ERP-systeem van de koper: SAP, AFAS Profit, Elari (voorheen Spend Cloud), Coupa. Elke stap laat een document of een status achter, en de laatste stap, de betaling, gebeurt pas als die documenten met elkaar kloppen.

Voor een leverancier is P2P vooral de reden achter eisen die anders willekeurig lijken: een inkoopordernummer op de factuur, een factuur in XML, artikelnummers die precies gelijk zijn aan die in de order. Die eisen komen uit één stap, de factuurcontrole.

Welke stappen zitten erin?

De leverancier ziet drie van de zeven stappen. Wat er in stap 2 en 4 gebeurt, bepaalt wel wat er bij stap 6 met zijn factuur gebeurt.

Wat gebeurt er in de stappen die je niet ziet?

Bij de goedkeuring krijgt elke regel een grootboekrekening en een kostenplaats. Bij AFAS bepaalt de artikelgroep die je in de OCI-winkelmand meestuurt welke grootboekrekening Profit kiest. Bij Elari kan een UNSPSC- of NZI-code in NEW_ITEM-MATGROUP hetzelfde doen. Een regel zonder artikelgroep moet de aanvrager zelf coderen, en dat kost een extra goedkeuringsronde.

De goedkeuring kost tijd en kan de order veranderen. Tussen jouw winkelmand en de inkooporder kan een goedkeurder een aantal verlagen of een regel schrappen. De inkooporder is daarom leidend, niet de winkelmand die je bewaarde. Elari zet de gewenste leverdatum standaard op morgen, één dag na de bestelling, en laat per leverancier een langere levertijd instellen.

De ontvangst is per regel. Een systeem houdt per inkooporder bij wat er besteld, ontvangen en gefactureerd is. Exact Online laat dat bijvoorbeeld zien in statusvelden op de inkooporder, elk met de waarden 10 open, 20 gedeeltelijk, 30 compleet en 40 geannuleerd:

Hoe werkt drieweg-matching?

Bij drieweg-matching legt het systeem van je klant drie documenten naast elkaar: de inkooporder (wat is besteld, tegen welke prijs), de ontvangst (wat is binnengekomen) en de factuur (wat de leverancier vraagt). Klopt alles, dan wordt de factuur zonder handwerk betaalbaar gesteld. Wijkt iets af, dan gaat alleen die factuur naar een beoordelaar. Bij tweeweg-matching ontbreekt de ontvangst en gaat het om order tegen factuur.

Rekenvoorbeeld: een gedeeltelijke levering

Bakker Installatie B.V. bestelt via OCI drie regels, inkooporder 4500001234:

De tweede groepenkast staat in backorder. De leverancier factureert toch de hele order: 521,71. Het systeem van de klant matcht 372,71 met de ontvangst en houdt 521,71 − 372,71 = 149,00 tegen. De factuur gaat naar een beoordelaar.

Had de leverancier alleen het geleverde gefactureerd, dan was de factuur van 372,71 direct gematcht, en de tweede factuur van 149,00 na de nalevering ook. Twee facturen die vanzelf door de controle gaan, worden sneller betaald dan één factuur die op een mens wacht.

Waarom het inkoopordernummer op je factuur moet

Matching begint met de vraag bij welke order een factuur hoort. Zonder inkoopordernummer moet het systeem dat raden uit de leverancier, het bedrag en de datum, en bij een klant die meerdere orders per week bij je plaatst, lukt dat niet. Elk factuurformaat heeft er daarom een vaste plek voor:

Peppol maakt de verwijzing verplicht: een factuur zonder referentie van de koper (BT-10) en zonder inkoopordernummer wordt afgekeurd op regel PEPPOL-EN16931-R003. De cXML-referentie noemt OrderReference "strongly recommended" en zegt dat een preciezere verwijzing de kans op een geslaagde match vergroot. Elari vraagt leveranciers in zijn uitleg over drieweg-matching om een factuur in XML, een goed leesbaar ordernummer en kloppende crediteurgegevens.

Een pdf heeft geen vaste plek voor het nummer: het systeem van je klant moet het uit de tekst halen, of een medewerker typt het over. Meer over de formaten staat in e-facturatie en Peppol of EDI.

Wat betekent dit voor je koppeling?

Een koppeling die bij OCI of PunchOut stopt bij de winkelmand, laat de stappen 3 tot en met 7 over aan overtypen. Wij nemen de inkooporder aan als cXML-bericht en zetten hem in je webshop of ERP met het inkoopordernummer van je klant erbij, per regel met zijn regelnummer. Dat nummer gaat mee naar de pakbon en naar de factuur, als Peppol-UBL of als cXML, zodat de factuur bij je klant vanzelf door de matching gaat.

Een order die afwijkt van de winkelmand, een gedeeltelijke levering of een factuur die door het systeem van je klant werd afgewezen, staat in het dashboard. Hoe de sessie, de order en de systemen van je klanten samenhangen, staat op OCI en PunchOut.