Wat is een PIM-systeem?

Een PIM-systeem in twee zinnen

Een PIM-systeem bewaart per product alles wat een klant te zien krijgt: titel, omschrijving, afbeeldingen, technische kenmerken en documenten, elk in de talen en voor de kanalen waarin je verkoopt. Je voert een wijziging één keer in, en de koppeling voor productdata zet hem door naar de webshop, de marktplaats en de catalogus.

Het verschil met een map vol spreadsheets zit in de structuur. Een PIM weet welke kenmerken bij welk soort product horen, welke daarvan verplicht zijn en voor welke taal er nog een tekst ontbreekt. Een spreadsheet weet dat niet. Bij 200 producten in één taal is dat te overzien. Bij 4.000 producten in drie talen gaat het om 164.000 losse waarden, en die som staat verderop.

Wat is het verschil tussen een PIM en een ERP?

Beide systemen kennen hetzelfde artikel, met een ander doel. Het ERP beschrijft het voor inkoop, magazijn en facturatie. Het PIM beschrijft het voor iemand die het wil kopen.

De rij met de omschrijving is in cijfers te geven. In de API van Exact Online heeft een artikel een Description van 60 tekens en een ExtraDescription van 255 tekens, en één veld voor een afbeelding (Picture). Daar staat WERKBR STR BLK 48. Het PIM maakt daar "Werkbroek Stretch, zwart, maat 48" van, met een tekst in het Nederlands, Duits en Engels.

De twee systemen delen één ding: de sleutel. Het artikelnummer en de EAN komen uit het ERP en staan ongewijzigd in het PIM. Wijkt de sleutel af, bijvoorbeeld door een verdwenen voorloopnul, dan vindt de webshop bij de tekst uit het PIM geen prijs en geen voorraad uit het ERP. Welke code je als sleutel kiest staat in SKU of EAN. De vergelijking per onderdeel staat in PIM of ERP.

Hoe is een product in een PIM opgebouwd?

De begrippen verschillen per pakket, de opbouw nauwelijks. De namen hieronder zijn die van Akeneo, op 3 oktober 2026 nagelezen in de documentatie van Akeneo.

Twee eigenschappen van een attribuut bepalen hoeveel waarden er per product zijn. Een attribuut dat per taal verschilt, zoals de titel, heeft één waarde per locale. Een attribuut dat per kanaal verschilt, zoals een korte omschrijving voor de marktplaats en een lange voor de webshop, heeft één waarde per kanaal. De EAN en het gewicht zijn overal gelijk en hebben er één.

De familie legt ook vast wat verplicht is, per kanaal:

{
  "code": "werkkleding",
  "attribute_as_label": "name",
  "attribute_as_image": "picture",
  "attribute_requirements": {
    "ecommerce": ["sku", "name", "description", "picture", "color", "size"],
    "marktplaats": ["sku", "ean", "name", "picture"]
  }
}

Voor het kanaal ecommerce zijn zes attributen verplicht. Heeft werkbroek 10482 voor nl_NL alle zes ingevuld, dan is de volledigheid 100%. Ontbreekt voor de_DE de omschrijving, dan zijn er vijf van de zes ingevuld: 83%. Akeneo rekent de volledigheid uit per familie, per kanaal en per locale. De koppeling zet het product pas door naar de Duitse webshop als daar 100% staat.

Varianten hebben een eigen laag. Akeneo werkt met een productmodel en maximaal twee niveaus eronder, bijvoorbeeld eerst kleur en dan maat. De titel en het materiaal staan op het model, de foto per kleur, de EAN per maat. Hoe dat in de webshop terechtkomt staat bij kleuren en maten als varianten.

Vanaf hoeveel producten is een PIM het werk waard?

Het aantal producten is één van de vier getallen. De andere drie zijn het aantal attributen, het aantal talen en het aantal kanalen. Samen bepalen ze hoeveel losse waarden iemand moet bijhouden.

De eerste regel past in een spreadsheet of in de webshop zelf. De tweede regel is ruim 27 keer zo groot met 8 keer zoveel producten: de talen doen meer dan het aantal. Bij de derde regel staat elke titel op zes plekken, en een spreadsheet houdt niet bij welke van de zes na een wijziging is achtergebleven.

Het tweede getal dat telt is het aantal wijzigingen. Een leverancier die elk kwartaal een nieuw bestand stuurt met 300 gewijzigde artikelen, levert 1.200 wijzigingen per jaar. Staat elk artikel in een webshop, op een marktplaats en in een prijslijst, dan zijn dat 3.600 handmatige aanpassingen. Met één bron en een koppeling naar de kanalen zijn het er 1.200, en bij een bestand dat automatisch wordt ingelezen nul.

Hoe komen leveranciersbestanden in één indeling?

Een groothandel krijgt productdata van tientallen leveranciers, elk in een eigen vorm. Het PIM heeft één set attributen. Daartussen zit per leverancier een vaste vertaling van kolom naar attribuut en van eenheid naar eenheid.

Drie schrijfwijzen voor dezelfde lengte: 1.200 millimeter, 120 centimeter en 1,2 meter als tekst in een veld met twee maten. Akeneo bewaart zo'n waarde als een getal met een eenheid, bijvoorbeeld "amount": "1200", "unit": "MILLIMETER". De omzetting rekent 120 centimeter om naar 1.200 millimeter en haalt bij leverancier C de eerste maat uit de tekst. Een regel waar de lengte niet uit te halen is, gaat naar een controlelijst met de reden erbij. Deze omzetting per kolom heet veldmapping.

In de bouw en de installatietechniek leveren fabrikanten hun kenmerken volgens een vaste classificatie aan. De klasse en de kenmerken liggen dan al vast en de vertaling per leverancier vervalt voor dat deel. Hoe die classificatie werkt staat in wat is ETIM.

Welke PIM-systemen kom je tegen?

Productinformatie staat in de praktijk op een van vier plekken. Elke plek heeft een grens die de koppeling bepaalt.

Veelgebruikte PIM-systemen zijn Akeneo, Pimcore, inriver en Salsify. Voor de koppeling tellen bij elk van de vier dezelfde vragen: hoe lees je alleen de wijzigingen sinds de vorige ronde, hoe filter je op kanaal en taal, hoe komen de afbeeldingen mee, en meldt het PIM een wijziging zelf of moet de koppeling ernaar vragen. Voor Akeneo staan de antwoorden met de getallen in een PIM koppelen aan je webshop.

Wat betekent dit voor je koppeling?

Een PIM lost op waar de productdata staat. Hoe die data in de webshop komt, en hoe het artikelnummer en de eenheid uit het ERP in het PIM komen, is het werk van de koppeling. Wij bouwen die op jouw families, kanalen en talen: welke attributen naar welk veld in de webshop gaan, wat er gebeurt met een product dat voor een taal niet compleet is, en welke velden de koppeling in de webshop nooit overschrijft. Daarna hosten, draaien en bewaken we hem.

Voor de eerste lading draait de koppeling droog, zodat je ziet welke producten klaar zijn en welke op de controlelijst staan voordat er iets in de webshop verandert. Hoe de stroom is opgebouwd staat op productdata koppelen. Vertel welk PIM, welk ERP en welke webshop je hebt.