Je webshop koppelen aan je ERP: zo pak je het aan

Wat is een ERP en waarom is het ERP meestal leidend?

Een ERP (enterprise resource planning) is het pakket waarin inkoop, voorraad, verkoop en boekhouding in één administratie zitten. Naast een Nederlandse webshop staat meestal Exact Online, AFAS Profit, Business Central of SAP Business One.

Het ERP is leidend omdat de gegevens daar ontstaan. Een magazijnontvangst verhoogt de voorraad, een inkoopfactuur bepaalt de kostprijs, een prijsafspraak met een debiteur staat in een prijslijst. De webshop toont die gegevens en maakt ze niet zelf. Bij de order is het omgekeerd: die ontstaat in de webshop, samen met de betaling.

Leidend leg je vast per gegeven, niet per systeem. Zonder die afspraak overschrijven twee systemen elkaar. Iemand zet in de webshop een actieprijs van € 9,95, de nachtelijke ronde zet de ERP-prijs van € 12,50 terug, en de actie is weg zonder dat iemand een melding krijgt.

Welke stromen koppel je?

Zes stromen, elk met een eigen richting en een eigen tempo. Het diagram laat zien wat welke kant op gaat.

Artikelen. De sleutel is het artikelnummer. Dat moet in beide systemen exact dezelfde tekenreeks zijn: 00123456 en 123456 zijn voor een koppeling twee artikelen. Voert het ERP elke kleur als los artikel, dan staan er in de webshop losse producten in plaats van één product met varianten, tenzij de koppeling ze groepeert. Meer daarover in koppelen op SKU of op EAN.

Voorraad. Het ERP kent meerdere getallen per artikel. Van 20 stuks fysiek zijn er 4 gereserveerd voor openstaande orders en 2 houd je achter als veiligheidsvoorraad: 20 min 4 min 2 is 14 verkoopbaar. Stuur je het fysieke getal door, dan verkoop je 6 stuks die er niet zijn. Zie welke voorraad je in je webshop toont.

Prijzen. Een ERP bewaart prijzen exclusief btw, een consumentenwebshop inclusief. € 12,50 exclusief wordt bij 21% btw € 15,13 inclusief (12,50 x 1,21 = 15,125, afgerond). Rondt de webshop per regel af en het ERP per order, dan verschillen de totalen een cent en loopt het afletteren vast. Bedragen en btw mappen gaat hier dieper op in.

Orders. De webshop levert een order zoals hieronder, hier in de vorm van de WooCommerce REST API. Het ERP vraagt om andere dingen: een debiteur, een artikel-ID per regel, een btw-code, een betaalconditie en een magazijn.

{
  "number": "20418",
  "billing": {
    "company": "Bakker Installatie B.V.",
    "email": "inkoop@bakker-installatie.example"
  },
  "line_items": [
    { "sku": "10482", "quantity": 12, "price": "12.50" }
  ],
  "prices_include_tax": false,
  "payment_method": "ideal"
}

De koppeling vertaalt sku naar het artikel in het ERP, payment_method naar een betaalconditie en het btw-tarief naar een btw-code. Kent het ERP die btw-code niet, dan gaat de order naar een controlelijst en wordt hij niet half geboekt.

Klanten. De webshop herkent een klant aan een e-mailadres, het ERP aan een debiteurnummer. Zonder vaste matchvolgorde krijgt een bestaande klant die met een ander e-mailadres bestelt een tweede debiteur. Zie dubbele klanten en debiteuren.

Orderstatus. Het ERP of het WMS meldt dat een order verzonden is, met vervoerder en track-and-trace-code. Bij een deellevering horen er meerdere zendingen bij één order en toont de webshop een status per zending.

Hoeveel API-verkeer levert dat op?

Elke stroom kost aanroepen en elk ERP begrenst die. Exact Online staat per app per administratie 60 aanroepen per minuut en 5.000 per dag toe. Reken het door voor een webshop met 8.000 artikelen en 120 orders per dag.

• Orders: 120 orders x 3 aanroepen (debiteur opzoeken, order aanmaken, status teruglezen) = 360 per dag.
• Voorraad, artikel voor artikel: 8.000 aanroepen per ronde. Dat duurt 134 minuten bij 60 per minuut, en het dagbudget van 5.000 is op voordat de eerste ronde klaar is.
• Voorraad via een sync-endpoint dat 1.000 records per aanroep teruggeeft: 8 aanroepen per ronde. Elke 15 minuten is 96 rondes x 8 = 768 per dag.
• Prijzen, één keer per nacht: 8 aanroepen.

Samen 360 + 768 + 8 = 1.136 van de 5.000. Dezelfde gegevens artikel voor artikel ophalen past niet één keer in een dag. Het verschil zit in de manier van vragen, niet in de hoeveelheid data. De som staat uitgewerkt in doorvoer berekenen. Wat er gebeurt als je de grens raakt, lees je in wat is een rate limit.

Per ERP in het kort

Exact Online

REST API met OAuth 2.0. De limiet van 60 per minuut en 5.000 per dag geldt per app per administratie, dus een tweede administratie is een tweede verbinding met een eigen budget. Het toegangstoken verloopt na 10 minuten en het refresh token wordt bij elke verversing vervangen. Twee processen die tegelijk verversen maken elkaars token ongeldig, en dan staat de koppeling stil tot iemand opnieuw inlogt. Details op Exact Online koppeling.

AFAS Profit

Lezen gaat via een GetConnector, schrijven via een UpdateConnector. Je eigen AFAS-beheerder maakt de app connector aan, voegt de connectoren toe en genereert het token. Dat token is één keer zichtbaar. Welke velden een GetConnector teruggeeft bepaalt de beheerder: een veld dat er niet in staat, bestaat voor de koppeling niet. Details op AFAS webshop koppeling.

Business Central

API v2.0 op OData v4, met OAuth 2.0 via Microsoft Entra ID. Business Central online laat per gebruiker 6.000 OData-aanvragen per 5 minuten en 5 aanvragen tegelijk toe, en antwoordt daarboven met een 429. Business Central bepaalt de grootboekrekeningen van een order uit de boekingsgroepen van de klant, Customer Posting Group en Gen. Bus. Posting Group. Maakt de koppeling een klant aan zonder die groepen, dan loopt het boeken van de order vast. Details op Business Central koppeling.

SAP Business One

De Service Layer: OData over HTTPS, met een sessie waarop je eerst inlogt. Die sessie verloopt standaard na 30 minuten. Gebeurt dat midden in een reeks orders, dan logt de koppeling opnieuw in en gaat verder bij de order waar hij was. Details op SAP Business One koppeling.

Exact Globe, NetSuite, Odoo en andere pakketten

Voor elk ander ERP is de eerste vraag hoe je er gegevens uit haalt en in zet: via een API, een databaseview of een geplande export. Exact Globe draait op een eigen server, dus de koppeling heeft een verbinding naar die server nodig. NetSuite rekent met governance units per script en laat op het Standard-niveau 5 gelijktijdige aanvragen per account toe. Odoo heeft sinds versie 19 een nieuwe JSON-2 API en haalt de oude XML-RPC en JSON-RPC API in Odoo 22 weg. Een koppeling op de oude API moet voor die tijd om. Zie Exact Globe koppeling, NetSuite koppeling, Odoo koppeling en koppelen zonder API.

Wat je vooraf moet weten

Negen vragen waarvan het antwoord de bouw verandert.

Wat betekent dit voor je koppeling?

Wij bouwen de koppeling tussen je webshop en je ERP op jouw systemen en jouw regels: welke stroom welke kant op gaat, welk veld leidend is en hoeveel verkeer het ERP toelaat. Voor de livegang draait de koppeling een proefronde zonder te schrijven, zodat je per artikel en per order ziet wat er zou veranderen. Daarna hosten en bewaken wij de koppeling. Wijzigt je ERP-leverancier de API, dan passen wij hem aan.

Wat dat per ERP inhoudt staat op ERP koppeling met je webshop. Wil je de negen vragen voor jouw situatie doorlopen, stuur dan je systemen en aantallen in.