Exact Online Boekhouden of Handel: wat landt er per pakket uit je webshop?

Het korte antwoord

Met Boekhouden komt een webshoporder als financieel document in Exact: een verkoopboeking of een verkoopfactuur. Met Handel komt hij als verkooporder, en dan doet Exact ook de logistiek: voorraad, levering en factuur. Handel bevat Boekhouden. Elke Handel-editie heeft Boekhouden Professional of Premium aan boord, dus wat met Boekhouden kan, kan met Handel ook.

De tabel volgt de API-documentatie van Exact Online, nagelezen op 3 oktober 2026. Die noemt per resource de pakketten waarin hij beschikbaar is. Exact gebruikt daar de Engelse namen: Accounting is Boekhouden, Wholesale & Distribution is Handel, Manufacturing is Productie. Alles wat hier voor Handel geldt, geldt ook voor Productie.

Drie documenten voor dezelfde order

De webshop levert steeds dezelfde order aan. De koppeling bepaalt welk document er in Exact ontstaat, en het pakket bepaalt welke keuzes er zijn.

Het verschil zit in het veld Item. Een regel van een verkoopboeking vraagt een grootboekrekening en een bedrag, geen artikel. Order 10482 van Bakker Installatie B.V., 12 stuks van 17,08 euro, is als verkoopboeking één regel van 204,96:

{
  "Customer": "8f3c1e52-7a40-4c1b-9d2e-5b1f0a6c3e77",
  "Journal": "70",
  "YourRef": "WEB-10482",
  "Description": "Webshoporder 10482",
  "SalesEntryLines": [
    {
      "GLAccount": "3c9d1b7e-52a8-4f0e-b6a1-7d2e9c4f8a10",
      "AmountFC": 204.96,
      "VATCode": "4"
    }
  ]
}

De koppeling heeft daarvoor een grootboekrekening per btw-tarief of per productgroep nodig, en het assortiment hoeft niet in Exact te staan. Journal is de code van het verkoopdagboek en VATCode de btw-code uit jouw administratie; beide verschillen per administratie. Laat je VATCode weg, dan neemt Exact de standaardcode van de grootboekrekening. Hoe percentages en codes op elkaar passen staat in bedragen en btw mappen.

Een factuurregel en een orderregel vragen Item, de GUID van het artikel. Elk webshopartikel moet dan als artikel in Exact bestaan, met een code waarop de koppeling kan matchen. Een webshop met 4.000 artikelen waarvan er 3.650 in Exact staan, heeft 350 artikelen waarop een orderregel wordt afgekeurd. Die lijst hoort er te zijn voordat de koppeling live gaat.

Een verkooporder heeft een Status: 12 is open, 20 gedeeltelijk geleverd, 21 volledig, 45 geannuleerd. Die status en de levering gaan terug naar de webshop. Een boeking of factuur kent dat verloop niet. In SalesEntries is type 20 een boeking en 21 een creditnota; in SalesInvoices is 8020 een factuur en 8021 een creditfactuur.

Wat de API per pakket vrijgeeft

Twee gevolgen voor Boekhouden. Exact kan de webshop geen voorraad leveren, want de voorraadpositie zit niet in het pakket. De webshop of een magazijnsysteem is dan de bron: zie welke voorraad toon je in je webshop. En het trackingnummer komt van de vervoerder of het magazijnsysteem naar de webshop, zonder tussenkomst van Exact.

Met Handel is Exact de bron voor voorraad en levering. De verkooporder telt mee als geplande uitgifte, het magazijn boekt de levering af in GoodsDeliveries en de koppeling stuurt het trackingnummer door. Hoe die stroom loopt staat op orders, klanten en verzending en voorraad en beschikbaarheid.

De edities binnen Boekhouden en Handel

Beide pakketten hebben vier edities: Essentials, Plus, Professional en Premium. Voor een koppeling tellen deze grenzen, volgens de pakketvergelijking op exact.com en de API-documentatie:

De facturenbundel van Boekhouden telt facturen die Exact verstuurt; boven de bundel rekent Exact per factuur. Een webshop die zelf de factuur naar de klant stuurt, boekt de order als verkoopboeking en gebruikt de bundel niet.

Met meerdere magazijnen in Handel Essentials werken kan niet: die functie begint bij Plus. Welke magazijnen meetellen voor de webshop staat bij voorraad uit meerdere magazijnen.

Rekenvoorbeeld: 340 orders per maand

Een webshop verwerkt 340 orders per maand, gemiddeld drie artikelregels per order.

Als verkoopfactuur in Boekhouden. Essentials bevat 25 facturen: 340 - 25 = 315 facturen boven de bundel. Plus bevat er 100: 340 - 100 = 240 boven de bundel. Professional heeft geen grens. Elke factuurregel vraagt een artikel in Exact: 340 x 3 = 1.020 regels per maand die elk op een bestaand artikel moeten landen.

Als verkoopboeking in Boekhouden. Geen facturen uit de bundel en geen artikelen nodig. Per order boekt de koppeling één regel per btw-tarief. Wat er verkocht is, staat dan in de webshop en niet in Exact.

Als verkooporder in Handel. 340 verkooporders met 1.020 orderregels. Van artikel KB-2210 liggen er 20. Order 10482 vraagt er 6. Exact plant 6 stuks als uitgifte in en de vrije voorraad wordt 20 - 6 = 14. De koppeling stuurt 14 naar de webshop en naar elk ander kanaal. In Boekhouden bestaat dat getal niet, en verlaagt alleen de webshop zijn eigen teller.

In alle drie de gevallen levert de order boekingsregels op in het grootboek. Bij drie omzetregels, één btw-regel en één debiteurregel zijn dat er vijf per order, dus 340 x 5 = 1.700 per maand. Dat blijft ruim onder het gemiddelde van 10.000 dat Exact per administratie noemt. Bij een boeking van één regel per order zijn het er 340 x 3 = 1.020. De limieten zelf staan in Exact Online API limieten.

Consumentenorders hoeven in geen van de drie vormen elk een eigen debiteur te krijgen. Ze kunnen op één verzameldebiteur landen.

Wat betekent dit voor je koppeling?

Wij bouwen de koppeling op het pakket en de editie die je hebt. Bij Boekhouden leggen we vast of orders als boeking of als factuur landen, op welk dagboek en welke grootboekrekening, en welk systeem de voorraad levert. Bij Handel komen de verkooporder, de voorraadpositie en de levering erbij. Voor de livegang draait de koppeling als dry run: per order zie je welk document er in Exact zou ontstaan, zonder dat er iets geboekt wordt.

Daarna hosten en bewaken we de koppeling. Stap je later over naar Handel of een hogere editie, dan passen we de mapping aan. Alle stromen, limieten en valkuilen staan op Exact Online koppeling met je webshop. Vertel welk pakket en welke editie je hebt, dan hoor je welke stromen daarin kunnen.