Wat is GS1 en GDSN?

GS1 en GDSN in het kort

GS1 is een wereldwijde organisatie zonder winstoogmerk, met nationale organisaties zoals GS1 Nederland en GS1 Belgium & Luxembourg. GS1 Nederland geeft de codes uit waarmee bedrijven artikelen, locaties en zendingen herkennen, en beheert met bedrijven uit elke sector welke gegevens daarbij horen. Vier codes kom je in een koppeling tegen:

GDSN, het Global Data Synchronisation Network, is de afspraak over hoe artikelgegevens tussen leverancier en afnemer gaan. De leverancier zet een artikel met al zijn verpakkingsniveaus in een datapool. Een afnemer abonneert zich op die leverancier, op een productgroep of op een losse GTIN, en krijgt elke nieuwe of gewijzigde versie. In Nederland is de datapool GS1 Data Source, met GLN 8712345013042 voor zowel test als productie.

Er zijn drie Nederlandse datamodellen: levensmiddelen en drogisterij, doe-het-zelf, tuin en dier, en gezondheidszorg. Agrarisch en vers heeft een eigen ingang, met datakwaliteitsafspraken voor aardappelen, groente en fruit. In het model voor doe-het-zelf, tuin en dier staan bijna 3.400 soorten gegevens, vastgesteld door retailers en leveranciers in de Benelux. Welke daarvan verplicht zijn, hangt af van de GPC-brick. GS1 Nederland noemt de verkeerde brick een van de meest gemaakte fouten bij het invoeren.

Hoe gaat een artikel door GDSN?

GDSN werkt met XML-berichten met vaste namen. De leverancier stuurt het artikel als CIN (Catalogue Item Notification) en publiceert het daarna met een CIP (Catalogue Item Publication) aan de GLN van een of meer afnemers. De afnemer abonneert zich met een CIS en bevestigt met een CIC (Catalogue Item Confirmation). Met een CIHW trekt de leverancier alle publicaties van een hiërarchie in.

De CIC is het bericht dat het vaakst wordt overgeslagen. Staat er een fout in de data, dan krijgt de leverancier de status REVIEW met foutmeldingen terug. Bij een WARNING is de data wel bij de afnemer aangekomen. Bij ACTION_NEEDED niet: de afnemer krijgt het artikel pas als de fout is opgelost. Een koppeling die alleen kijkt of de CIN Accepted is, meldt dus een artikel als verstuurd dat de afnemer nooit heeft gezien.

Wat is een verpakkingshiërarchie?

Elk niveau waarop je bestelt, levert of verkoopt, krijgt een eigen GTIN. De GTIN van een losse zak mag niet op de doos staan. In GDSN leg je de niveaus vast als hiërarchie, met per niveau een code (BASE_UNIT_OR_EACH, CASE, PALLET) en per niveau of het een consumenteneenheid en een besteleenheid is. GS1 Nederland gebruikt in de handleiding een pallet zakken speelzand; hier hetzelfde patroon met eigen nummers.

Het rekenvoorbeeld zit in de velden. De laag heeft "Aantal van elk specifiek product" 6 met als onderliggende GTIN de zak. De pallet heeft "Aantal lagen van de GTIN pallet" 6 met als onderliggende GTIN de laag. Een pallet is dus 6 x 6 = 36 zakken. Een webshop die per zak verkoopt en per pallet inkoopt, moet die 36 uit de hiërarchie halen, niet uit een omschrijving als "pallet potgrond". Bij 1.200 consumentenartikelen met elk een laag en een pallet zijn het 3.600 GTIN's, waarvan er 1.200 in de webshop horen.

Voorloopnul of indicatiecijfer

In de datapool heeft elke GTIN 14 cijfers. GS1 Nederland adviseert om voor elk niveau een voorloopnul te gebruiken en niet een indicatiecijfer 1 tot en met 8 (de 9 is voor artikelen met een variabel gewicht). Met een ander cijfer dan 0 verandert het controlecijfer, en dan levert inkorten naar 13 cijfers geen geldige code op. In de tweede regel hoort bij 871234510001 het controlecijfer 8, niet 5:

08712345100018 -> 8712345100018  geldig
18712345100015 -> 8712345100015  ongeldig

Hoe komt GDSN-data in je systemen?

GS1 Data Source levert op drie manieren. Bij het aanmelden kies je er een; API staat standaard geselecteerd.

Het verschil zit in de hoeveelheid. Via AS2 en FTPS krijgt een afnemer van elke leverancier waarop hij geabonneerd is de volledige hiërarchie van elk nieuw of gewijzigd artikel. Via de API vraagt hij alleen op wat hij nodig heeft. Bij AS2 en FTPS staan afbeeldingen en veiligheidsbladen als URL in het bericht en haal je het bestand zelf op; de media-API levert foto's, veiligheidsbladen en pdf's los op aanvraag.

Waar gaat het mis?

• GTIN als getal opgeslagen. Een ERP of Excel dat 08712345100018 als getal leest, maakt er 13 cijfers van. Bij een EAN-13 is dat toevallig nog geldig, maar de match met de datapool, die 14 cijfers gebruikt, faalt. De koppeling bewaart een GTIN als tekst van 14 posities.
• Einddatum genegeerd. Een artikel dat niet meer leverbaar is, krijgt een EndAvailabilityDateTime. Op die datum haalt de datapool de publicaties weg. Een koppeling die daar niets mee doet, laat het artikel in de webshop staan.
• Laatste versie wint. Bij een update via een CIN is de laatst verzonden versie leidend. Verrijkt een afnemer data in zijn eigen PIM, dan overschrijft de volgende CIN die verrijking, tenzij per veld vastligt welk systeem leidend is.
• Doelmarkten door elkaar. Een artikel heeft gegevens op drie lagen: globaal, per doelmarkt en per handelspartner. Een omschrijving voor België is een ander record dan die voor Nederland.
• Release gemist. Vier keer per jaar veranderen validaties en velden. Release 3.1.37 gaat op 14 november 2026 in productie; een artikel dat de nieuwe validatie niet haalt, kan niet meer worden gepubliceerd.

GS1 naast ETIM en DICO

De drie sluiten op elkaar aan. In bouw en installatie werkt GS1 Nederland samen met Ketenstandaard: een ETIM-product heeft per verpakking een GTIN, en een DICO-order noemt koper en leverancier bij hun GLN. Meer in wat is ETIM en wat is DICO. Voor GS1-codes in EDI-berichten zie wat is EDI.

Wat betekent dit voor je koppeling?

Als leverancier haal je de hiërarchie uit je ERP of PIM en stuur je hem naar de datapool, met de CIC terug als bewijs dat de afnemer het artikel heeft. Als groothandel of webshop haal je de data op en zet je alleen de consumenteneenheden in de shop, met de besteleenheid en de omrekening uit de hiërarchie. Wij bouwen die koppeling op de API of het protocol van jouw datapool, met de GTIN als tekst van 14 posities en een controlelijst voor artikelen met ACTION_NEEDED.

Daarna hosten en bewaken we hem, met een diff per run, zodat je ziet welke velden een nieuwe CIN heeft gewijzigd. Hoe artikeldata in de rest van je stromen past staat op productdata, de mapping van GTIN en classificatie op ETIM- en GS1-classificatie. Vertel uit welke datapool je data komt of naartoe moet.