Wat is een webshopkoppeling en hoe werkt het?

Wat een webshopkoppeling doet

Een webshopkoppeling neemt het werk over dat tussen de webshop en de rest van het bedrijf zit. Een klant bestelt, en vanaf dat moment weet het ERP welke order er ligt, weet het magazijn wat er gepakt moet worden en krijgt de vervoerder een zending. De klant ontvangt zijn trackcode zonder dat iemand een order heeft overgetypt.

Het voorbeeld hieronder volgt order #1042 bij een webshop op Shopify met Exact Online als ERP en Picqer in het magazijn. De order komt om 10:02 binnen en om 14:30 is het pakket onderweg.

Acht berichten, drie systemen, geen handwerk. De koppeling in het midden vertaalt elk bericht naar wat het ontvangende systeem verwacht en bewaart het in een wachtrij tot het is afgeleverd. Een webshopkoppeling is daarmee een bijzonder geval van een koppeling tussen twee systemen: meerdere stromen met de webshop als begin- of eindpunt.

Waarmee koppel je een webshop?

Met elk systeem dat gegevens van de webshop nodig heeft of gegevens aan de webshop levert.

Voor de meeste webshops begint het bij het ERP. Hoe je dat aanpakt, staat in je webshop koppelen aan je ERP.

Welke gegevens gaan welke kant op?

Een webshopkoppeling heeft drie richtingen, elk met een eigen tempo.

Verkoop je zakelijk, dan komt er een laag bovenop: prijsafspraken per klant, staffels, een eigen assortiment per klant en bestellen op rekening. Die gegevens staan in het ERP en moeten per ingelogde klant in de webshop kloppen.

Wat er over de lijn gaat, is concreet. Zo levert Shopify een order aan, ingekort tot de velden die ertoe doen:

{
  "name": "#1042",
  "email": "inkoop@bakker-installatie.example",
  "created_at": "2026-10-03T10:02:11+02:00",
  "taxes_included": true,
  "total_price": "59.85",
  "line_items": [
    { "sku": "10482", "quantity": 3, "price": "19.95" }
  ],
  "shipping_address": {
    "company": "Bakker Installatie B.V.",
    "address1": "Dorpsstraat 12 A",
    "zip": "1234 AB",
    "country_code": "NL"
  }
}

Vier velden in dit fragment vragen een beslissing voordat het ERP de order accepteert. email moet een debiteurnummer worden. price is een tekst met een punt en inclusief btw, terwijl het ERP exclusief btw rekent. address1 is één regel, het ERP wil straat, huisnummer en toevoeging apart. sku moet bestaan als artikelcode in het ERP, met dezelfde schrijfwijze.

Feed, plugin, koppelplatform of maatwerk?

Er zijn vier manieren om een webshop te koppelen.

Een datafeed is een bestand dat het ERP exporteert en de webshop importeert. Het is de goedkoopste route en hij heeft twee eigenschappen. De import draait één of een paar keer per dag, dus de voorraad in de webshop is tussendoor uren oud. En een feed geeft geen foutmelding: staat er een verkeerde prijs in regel 812, dan merk je dat wanneer een klant ervoor bestelt. Meer over feeds staat in API of feed.

Bij een plugin of een koppelplatform bepaalt de maker de snelheid. Een voorbeeld uit de documentatie van een koppelplatform: voorraad wordt gescand met 10 producten per 5 minuten. Dat is 120 producten per uur. Bij 5.000 producten duurt één volledige ronde 5.000 gedeeld door 120 is bijna 42 uur.

Maatwerk loopt meestal via de API van beide systemen. Wat dat inhoudt, staat in wat is een API koppeling.

Waar gaat het in de praktijk mis?

Zelden bij de verbinding. Bijna altijd bij gegevens die in twee systemen net anders zijn opgeslagen. Drie voorbeelden met het getal erbij.

Eén cent verschil per order

De webshop rekent inclusief btw, het ERP exclusief. De order hierboven: 3 stuks van 19,95 is 59,85 inclusief 21% btw.

• Afronden per regel: 19,95 gedeeld door 1,21 is 16,4876, afgerond 16,49. Keer 3 is 49,47.
• Afronden per order: 59,85 gedeeld door 1,21 is 49,4628, afgerond 49,46.

Het verschil is 0,01. De klant betaalt 59,85, de factuur uit het ERP telt op tot een cent meer of minder, en de betaling wordt niet automatisch afgeletterd. Gebeurt dat bij een deel van 200 orders per dag, dan ligt er elke dag een lijst handwerk bij de administratie. De koppeling moet dus weten hoe het ERP afrondt en dezelfde methode volgen. De uitwerking staat in bedragen en btw mappen.

Een bedrijfsnaam die niet in het veld past

Het naamveld bij een vervoerder heeft een maximale lengte, en die is korter dan het veld in de webshop. Staat het veld 35 tekens toe, dan wordt Installatiebedrijf Van den Heuvel en Zonen B.V. met zijn 47 tekens afgekapt tot Installatiebedrijf Van den Heuvel e. Niemand krijgt een melding. Hetzelfde geldt voor het adres: Dorpsstraat 12 A moet betrouwbaar gesplitst worden in straat, huisnummer 12 en toevoeging A. Zie adresvelden mappen.

110 stuks die er niet liggen

In het magazijn liggen 100 stuks, in de winkel 10. Het ERP meldt een totaal van 110 en de koppeling geeft dat door aan de webshop. De 10 uit de winkel zijn niet bedoeld voor verzending. De eerste klant die er 105 bestelt, krijgt een deellevering. Per voorraadlocatie moet vastliggen of die meetelt voor de webshop, en welke voorraad je toont: fysiek, beschikbaar of beschikbaar min een marge. Zie welke voorraad toon je in je webshop.

Wat betekent dit voor je koppeling?

Of een webshopkoppeling klopt, hangt af van de afspraken per veld: wie is leidend, hoe wordt afgerond, welke locatie telt mee, wat gebeurt er met een waarde die niet past. Wij bouwen de koppeling op die afspraken, voor jouw webshop en jouw systemen. Voor de eerste echte ronde draait een proefronde die laat zien wat er zou veranderen zonder iets te schrijven. Daarna hosten en bewaken we de koppeling, met een wachtrij en herhaalpogingen zodat er geen order stil verdwijnt.

Meer over de aanpak staat op webshop koppeling laten maken. De stromen afzonderlijk staan bij orders en voorraad. Weet je welke systemen het zijn, beschrijf ze in het formulier.