Welke voorraad toon je in je webshop: fysiek, beschikbaar of gereserveerd?

Het korte antwoord

De webshop toont de beschikbare voorraad. De fysieke voorraad is te hoog, want daarin zitten ook de stuks die al verkocht zijn en nog op de plank liggen. Het verschil is geen afronding. Voor artikel KB-2210 ziet het er zo uit:

fysiek, drie locaties samen        60
in de winkel, verzendt niet        -8
in de keuring na retour            -6
gereserveerd voor open orders      -9
veiligheidsvoorraad                -5
beschikbaar voor de webshop        32

Wie het getal 60 naar de webshop stuurt, biedt 28 stuks aan die niet geleverd kunnen worden. Dat blijkt niet op de dag zelf. Het blijkt bij de order die het 33e stuk verkoopt.

Drie keuzes bepalen het getal: welke standen van de voorraad je aftrekt, welke locaties meetellen en hoeveel je achterhoudt. De rest van deze pagina loopt ze langs. Het geheel van de stroom staat op voorraad en beschikbaarheid koppelen.

Zes standen van dezelfde voorraad

Een ERP of magazijnsysteem houdt per artikel meer dan één getal bij. De namen verschillen per pakket, de standen zijn overal dezelfde zes.

Daarnaast bestaat de backorder: verkocht zonder dat er voorraad was. Dat is een negatief getal aan de beschikbare kant. Een artikel met 0 fysiek en 6 stuks in backorder heeft een beschikbare voorraad van min 6, en van de 120 die op 14 oktober binnenkomen zijn er dan 114 nieuw te verkopen.

Nul is ook geen enkelvoudige stand. Een artikel kan op 0 staan en volgende week weer binnenkomen, op 0 staan en uit het assortiment gaan, of ontbreken in het bestand van vandaag. De webshop toont voor die drie hetzelfde getal en heeft drie verschillende teksten nodig. Hoe dat voor leveranciersbestanden wordt vastgelegd staat bij voorraad van je leverancier koppelen.

Hoe systemen deze standen noemen

Beschikbare voorraad heet in veel magazijnsystemen vrije voorraad. Deze veldnamen zijn op 3 oktober 2026 nagelezen in de documentatie van Shopify, Picqer en Exact Online. Voor Picqer gaat het om de lijst stock in het product, voor Exact Online om ItemWarehouses.

Shopify legt de som vast in de documentatie over voorraadstanden: on_hand is de optelling van available, committed, reserved, damaged, safety_stock en quality_control. Voor het magazijn in het voorbeeld is dat 32 + 9 + 0 + 0 + 5 + 0 = 46.

Picqer geeft de standen per magazijn terug. Dit is het magazijn uit het voorbeeld in de vorm van de Picqer API:

{
  "productcode": "KB-2210",
  "stock": [
    {
      "idwarehouse": 18,
      "stock": 46,
      "reserved": 9,
      "reservedbackorders": 0,
      "reservedpicklists": 9,
      "reservedallocations": 0,
      "freestock": 37
    }
  ]
}

freestock is 46 min 9 is 37. De veiligheidsvoorraad van 5 zit daar niet in. Die trekt de koppeling er zelf af: 37 min 5 is 32.

Drie benamingen leveren in de praktijk fouten op:

• reserved betekent in Shopify iets anders dan in Picqer. In Picqer is het voorraad voor open orders. In Shopify is het voorraad die tijdelijk apart staat, en heet voorraad voor open orders committed.
• ReservedStock in Exact Online is niet de reservering voor alle open orders. Exact omschrijft het veld als het aantal in een back-to-back-order dat al is ontvangen en nog niet is uitgeleverd. Wat nog uitgeleverd moet worden op verkooporders staat in PlannedStockOut. CurrentStock is volgens de documentatie inclusief de voorraad die aan verkooporders is toegezegd.
• ProjectedStock in Exact Online rekent alle geplande mutaties mee, ook de inkooporder van 120 stuks die nog moet binnenkomen. Wie dat veld naar de webshop stuurt, verkoopt voorraad die er nog niet is, zonder leverdatum erbij.

WooCommerce heeft één getal per product: stock_quantity, met daarnaast stock_status (instock, outofstock of onbackorder) en de instelling backorders (no, notify of yes). Er zijn geen standen. De koppeling rekent dus aan de bronkant uit wat beschikbaar is en schrijft alleen de uitkomst weg. Schrijft hij CurrentStock of on_hand naar stock_quantity, dan staat de fysieke voorraad in de webshop.

Welke locaties tellen mee?

Voorraad is een getal per locatie. De 60 stuks uit het voorbeeld liggen op drie plekken:

Een koppeling die het totaal per artikel opvraagt, krijgt 60. Een koppeling die per locatie opvraagt en alleen de locaties optelt die leveren, krijgt 46. Het verschil van 14 stuks ontstaat zonder dat er een fout in de gegevens zit: beide getallen kloppen, ze beantwoorden een andere vraag.

De keuze is per locatie en per kanaal. Een winkel die bestellingen klaarzet voor afhalen telt mee voor de webshop en niet voor een marktplaats waarvoor alleen het magazijn verzendt. Een extern fulfilmentmagazijn telt mee voor het kanaal dat het bedient. Een retourlocatie telt nergens mee tot de keuring klaar is en de stuks zijn teruggeboekt naar het magazijn.

Shopify houdt voorraad per locatie bij en Picqer per magazijn, in de lijst stock hierboven. In Exact Online is het een regel per artikel en magazijn in ItemWarehouses. De vraag welke locaties leveren staat in geen van die systemen als veld. Het is een afspraak die in de koppeling wordt vastgelegd. De uitwerking staat bij voorraad uit meerdere magazijnen.

Wat er misgaat tussen twee rondes

Ook met het juiste getal loopt de webshop achter op het magazijn. Hoeveel, hangt af van hoe vaak de koppeling de voorraad ophaalt en in welke volgorde hij orders en voorraad verwerkt.

Een voorbeeld met een ronde van elke 15 minuten. De webshop toont 32. Om 10:02 bestelt een klant 12 stuks en verlaagt de webshop zijn eigen teller naar 20. Om 10:05 loopt de voorraadronde. De order van 10:02 staat op dat moment nog niet in het ERP, dus het ERP meldt 32 beschikbaar en de koppeling schrijft 32 terug. Tot de ronde van 10:20 biedt de webshop 12 stuks te veel aan.

Er zijn twee manieren om dat te voorkomen, en een koppeling gebruikt er minstens één:

• Eerst orders, dan voorraad. De ronde stuurt openstaande orders naar het ERP en haalt daarna de voorraad op. Het ERP heeft de 12 stuks dan al gereserveerd en meldt 20.
• Orders onderweg aftrekken. De koppeling weet welke orders hij nog niet heeft afgeleverd en trekt die van het antwoord af: 32 min 12 is 20.

Wat overblijft is de verkoop via andere kanalen binnen één ronde: de winkel, een marktplaats, de binnendienst. Daarvoor dient de veiligheidsvoorraad. Een buffer per kanaal is gebruikelijk, bijvoorbeeld de webshop op beschikbaar min 5 en een marktplaats op beschikbaar min 7. Hoe vaak een ronde moet lopen staat in realtime of batch. Wat er gebeurt als twee klanten binnen dezelfde ronde het laatste stuk bestellen staat in twee klanten, het laatste exemplaar.

Een buffer verlaagt ook het getal waarbij het artikel als uitverkocht wordt getoond. Bij een buffer van 5 en 5 stuks beschikbaar staat er 0 in de webshop terwijl er 5 liggen. Voor een artikel waarvan er 3 per maand verkocht worden is dat 5 stuks die nooit online te koop zijn. De buffer wordt daarom per artikelgroep of per artikel ingesteld, niet als één getal voor het hele assortiment.

Verwachte voorraad is een getal met een datum

De 120 stuks op de inkooporder zijn geen voorraad en ze zijn wel informatie voor de klant. Een webshop die alleen 0 toont, verliest de order van een klant die best tot 14 oktober wil wachten. Een webshop die 120 toont zonder datum, belooft levering uit voorraad.

De koppeling stuurt daarom twee velden: het aantal beschikbaar (0) en de verwachte leverdatum (14 oktober). In Shopify is incoming een eigen stand naast available; in Exact Online is het PlannedStockIn. De datum zelf staat op de inkooporderregel, niet bij de voorraad, en moet daar apart worden opgehaald. Staat er meer dan één inkooporder open, dan telt de eerste datum waarop genoeg binnenkomt om de openstaande backorders te dekken. Hoe dat in de webshop terechtkomt staat bij backorders en verwachte leverdatum.

Wat betekent dit voor je koppeling?

Wij leggen bij de bouw per artikelgroep vast welke standen worden afgetrokken, welke locaties meetellen voor welk kanaal en hoe groot de buffer is. De koppeling rekent het beschikbare getal uit aan de bronkant en schrijft alleen dat naar de webshop. Een dry run vóór de livegang zet het berekende getal naast wat er nu in de webshop staat, per artikel, zodat de verschillen zichtbaar zijn voordat er iets wordt overschreven.

Daarna draaien en bewaken wij de koppeling. In het dashboard zie je per ronde welke voorraad is gewijzigd, van welk getal naar welk getal. De opzet van de hele stroom staat op voorraad en beschikbaarheid koppelen. Vertel welke systemen en locaties je hebt, dan hoor je welk getal elk systeem levert en wat er nog afgetrokken moet worden.