PunchOut of catalogusbestand?

Het korte antwoord

Een catalogusbestand is een kopie van je assortiment en je prijzen in het systeem van je klant. Een PunchOut is een verwijzing naar je webshop, waar de inkoper de actuele stand ziet. Het verschil zit in wie de gegevens bewaart. Bij een bestand doet je klant dat, en elke wijziging moet opnieuw naar hem toe. Bij PunchOut doe jij dat, en je webshop moet er zijn op het moment dat hij bestelt.

Technische Unie laat beide naast elkaar zien. Het kwartaalbestand van 29 september 2026 bevat 703.369 artikelen met brutoprijzen; drie dagen later stonden er in het weekbestand al 4.477 nieuwe of gewijzigde regels. Artikelen met koper of zink staan er niet in, want die hebben een dagprijs. Via de OCI PunchOut krijgt dezelfde klant de nettoprijs en de levertijd van het moment van bestellen.

De verschillen op een rij

Waar een catalogusbestand stopt

Leeftijd. Een prijs in het bestand is zo oud als de laatste upload. SAP noemt in de cXML Solutions Guide een update per kwartaal als best practice voor indexbestanden, en uploads per maand, week of dag; inkoopsystemen halen nieuwe bestanden meestal één keer per dag op.

Grootte. De cXML-referentie begrenst een catalogusupload op 4 MB en accepteert .cif, .xml en .zip; een groter bestand krijgt status 468 terug. Het kwartaalbestand van Technische Unie is ingepakt al 26,5 MB, uitgepakt ruim 350 MB.

Prijsafspraken die het formaat niet kent. 2BA schrijft over het ICC-conditiebericht dat het kortingsgroepen bevat en geen projectprijzen of kortingen die van aantallen of bedragen afhangen. Zo'n afspraak komt via het bestand niet bij de klant; in een PunchOut-sessie rekent je webshop hem uit. Dagprijzen, zoals bij Technische Unie voor koper en zink, staan evenmin in het bestand.

Vervallen artikelen. In het kwartaalbestand van Technische Unie staan 11.975 van de 703.369 regels als niet meer bestelbaar. Een klant die met een oudere kopie werkt, bestelt zo'n artikel gewoon, en de order komt bij de leverancier binnen met een artikelnummer dat niet meer leverbaar is. Het PAB-formaat geeft per artikel een vervanger mee, maar die ziet de klant pas als hij het nieuwe bestand heeft ingelezen.

Waar PunchOut stopt

Bereikbaarheid. De sessie loopt door je webshop. Is die traag of onbereikbaar, dan kan de inkoper niet bestellen, en hij ziet dat in zijn eigen systeem. SAP Business Network sluit een sessie na zes uur zonder winkelmand.

Zoeken vanuit het inkoopsysteem. Een inkoper die in zijn eigen systeem op "kabelbinder" zoekt, vindt geen PunchOut-artikelen, tenzij er een index is. Daarvoor bestaan Level 2 PunchOut bij cXML, met een indexbestand waarvan de prijzen volgens de cXML-referentie bij benadering zijn, en catalogusreplicatie in JSON vanaf OCI 5.0. Beide zijn weer een bestand naast de sessie.

Inrichting per inkoopsysteem. Elk systeem leest andere velden. Elari leest acht NEW_ITEM-velden waarvan zes verplicht, AFAS noemt er voor zijn standaarddefinitie twaalf, cXML heeft een eigen berichtstructuur. Wat elk systeem vraagt, staat bij OCI koppeling AFAS en OCI koppeling Spend Cloud.

De webshop zelf. De sessie draait soms in een frame van het inkoopsysteem, en Shopify stuurt standaard X-Frame-Options: DENY. Wat dat per platform vraagt, staat op OCI koppeling webshop.

Wat elk aan onderhoud vraagt

Neem een leverancier met 6.000 artikelen en 40 zakelijke klanten met een eigen prijslijst.

Met catalogusbestanden maakt hij per klant een bestand: 40 bestanden van 6.000 regels, samen 40 × 6.000 = 240.000 prijsregels. Bij een wekelijkse update zijn dat 40 × 52 = 2.080 uploads per jaar. Gebruiken 10 van die klanten SAP Ariba en 30 een calculatiepakket met PAB en ICC, dan zijn er twee formaten om te onderhouden. Elke upload die mislukt of te groot is, laat een klant een week langer met oude prijzen werken.

Met PunchOut is er geen bestand per klant. De prijslijsten staan in de webshop, en een wijziging in het ERP is bij de volgende sessie zichtbaar. Het onderhoud zit in de koppeling per inkoopsysteem: 40 klanten op drie systemen zijn drie inrichtingen, en elke klant krijgt eigen inloggegevens.

Wat betekent dit voor je koppeling?

Wij bouwen beide routes vanuit dezelfde bron: de prijslijsten en het assortiment per klant uit je ERP. Een catalogusbestand maken we per klant in het formaat dat zijn systeem leest, met een upload op een vast ritme en een melding als een bestand wordt geweigerd. Een PunchOut-sessie toont dezelfde prijzen live in je webshop.

Of een klant een bestand of een sessie krijgt, hangt dan alleen af van zijn inkoopsysteem, niet van hoeveel werk het jou kost. Welke systemen welke route vragen, staat op OCI en PunchOut.