NetSuite koppeling met je webshop: ook voor de Nederlandse vestiging in OneWorld

Wat is NetSuite en wie gebruikt het?

NetSuite is het cloud-ERP van Oracle: grootboek, voorraad, orderbeheer, inkoop en CRM in één systeem. Een bedrijf met vestigingen in meerdere landen draait OneWorld, de editie voor meerdere juridische entiteiten: één account met een subsidiary per land. De Nederlandse B.V. is er daar één van, met eigen valuta, btw-instellingen en vaak een eigen webshop.

Elk account heeft een eigen API-adres in de vorm 1234567.suitetalk.api.netsuite.com, en de sandbox een eigen adres ernaast. Voor de koppeling betekent OneWorld dat elke klant, elk artikel en elke order bij een subsidiary hoort, en dat de koppeling dat bij elke order goed moet hebben.

Wat je met NetSuite koppelt

De sales order krijgt het webshopordernummer als external ID. De koppeling schrijft hem met PUT /services/rest/record/v1/salesOrder/eid:WEB-10482: bestaat de order nog niet, dan maakt NetSuite hem aan, bestaat hij al, dan wordt hij bijgewerkt. Een nieuwe poging na een time-out maakt zo nooit een tweede order. Het inkoopordernummer van een zakelijke klant gaat naar otherrefnum, het veld PO #. Zie dubbele klanten en debiteuren.

Let op de status van een nieuwe order. Gebruikt je bedrijf een goedkeuringsstap voor sales orders, dan is Pending Approval de standaardstatus; anders Pending Fulfillment. Een webshoporder in Pending Approval wordt niet gepickt tot iemand hem goedkeurt. Welke status de koppeling meegeeft, leggen we per webshop vast.

Hoe NetSuite data vrijgeeft

REST, SuiteQL, RESTlets en SOAP

Nieuwe koppelingen gaan op REST met OAuth 2.0. Een access token is 60 minuten geldig. Een koppeling zonder mens ertussen gebruikt de client credentials flow met een certificaat; dat certificaat is maximaal twee jaar geldig, en een integration record kan er vijf tegelijk actief hebben. De koppeling draait onder een eigen rol met alleen de rechten voor zijn stromen, nooit als Administrator.

Gelijktijdige verzoeken per account

Dat getal geldt voor het hele account. Een Standard-account met een 3PL-koppeling, een EDI-partner en een rapportage-export heeft drie andere partijen op dezelfde 5 plekken. Daarboven antwoordt REST met een 429:

{
  "status": 429,
  "o:errorDetails": [{
    "detail": "Concurrent request limit exceeded. Request blocked.",
    "o:errorCode": "CONCURRENCY_LIMIT_EXCEEDED"
  }]
}

De rekensom voor een achterstand van 3.000 orders na een storing, op een Standard-account waar de webshopkoppeling 2 van de 5 plekken krijgt. Als het wegschrijven van één order 2 seconden duurt (een aanname; het hangt af van regels en scripts op je account), verwerkt elke plek 30 orders per minuut, samen 60. De 3.000 orders zijn dan in 50 minuten binnen. Sneller gaat alleen met meer plekken: een SuiteCloud Plus-licentie, of minder andere koppelingen tegelijk. Meer over deze som staat op doorvoer berekenen.

Governance units in een RESTlet

Een RESTlet heeft 5.000 usage units per aanroep. Een sales order is een transactierecord: aanmaken of laden kost 10 units, opslaan 20. Een SuiteQL-query kost 10. Een order met twee opzoekingen, voor de klant en voor de artikelen, kost dus 10 + 10 + 10 + 20 = 50 units. In één RESTlet-aanroep passen 5.000 / 50 = 100 orders. Met een Customer Deposit erbij, nog eens 10 + 20, wordt het 80 units per order en passen er 62. De koppeling stuurt batches van 50 orders en houdt zo ruimte voor een order die een nieuwe klant nodig heeft.

Waar het bij NetSuite op vastloopt

Subsidiary, valuta en btw-nummer

In OneWorld hoort een klant bij één subsidiary. NetSuite schrijft in de veldhelp dat die keuze vastligt zodra er een transactie voor de klant geboekt is. Een webshopklant die onder de verkeerde subsidiary belandt, krijgt dus een tweede klantrecord. Een order voor subsidiary 3 kan alleen artikelen bevatten die voor subsidiary 3 beschikbaar zijn; anders volgt een foutcode met één regel uitleg, bijvoorbeeld:

INVALID_KEY_OR_REF: Invalid item reference key 4417 for subsidiary 3.

De koppeling bepaalt de subsidiary met een vaste regel per webshop, controleert artikel en klant vooraf, en meldt een fout met de artikelnaam in plaats van het interne id. Het btw-nummer van een zakelijke klant gaat naar vatregnumber op de klant. Zie bedragen en btw mappen.

Custom fields en matrix items

Elk NetSuite-account heeft eigen velden met de voorvoegsels custbody (orderkop), custcol (orderregel), custitem (artikel) en custentity (klant), ooit benoemd door wie het account inrichtte. custbody_web_order_no naast custitem14 is normaal. De mapping begint met een lijst: welke velden verplicht zijn, welke een script vult en welke niemand meer gebruikt.

Varianten zijn matrix items: een parent met subitems, één per combinatie van opties, tot 2.000 combinaties. Alleen de subitems komen op een order. De webshop kent één product met varianten, dus de koppeling houdt per subitem bij welke variant erbij hoort. Zie varianten.

Adressen zonder huisnummerveld

Een NetSuite-adres heeft addr1 en addr2, elk tot 50 tekens, addr3, en addressee en attention voor de naam op het label. Er is geen veld voor huisnummer of toevoeging. Van de webshop naar NetSuite gaat dat goed: Dorpsstraat 12 A past in addr1. De andere kant op is het werk: een 3PL of vervoerder die straat, huisnummer en toevoeging los wil hebben, krijgt ze uit een regel die de koppeling eerst moet splitsen. Zie adresvelden mappen.

Platformen die we aan NetSuite koppelen

De koppeling wordt gebouwd op jouw account: jouw subsidiaries, custom fields en limiet. De platformen staan op Shopify koppeling, WooCommerce koppeling en Magento koppeling. Andere ERP-systemen: Business Central koppeling, SAP Business One koppeling en Odoo koppeling. De ERP-kant in het algemeen staat op ERP koppeling met je webshop, alle stromen op koppelingen.

Wij bouwen de koppeling voor een vaste prijs, en hosten, draaien en bewaken hem daarna voor een vast bedrag per maand. Voor de livegang draait hij als dry run: je ziet per order welke klant, subsidiary en status in NetSuite zouden ontstaan, zonder dat er iets wordt geschreven. Vertel welke service tier en subsidiaries je hebt, dan hoor je hoeveel ruimte er is voor de webshop.