ERP koppeling met je webshop: je ERP blijft leidend, je webshop loopt mee

Wat een ERP-koppeling voor je webshop doet

In je ERP ontstaan de gegevens waar je webshop op draait. Een magazijnontvangst verhoogt de voorraad, een prijsafspraak met een debiteur staat in een prijslijst, een levering sluit een order af. Zonder koppeling is de webshop een los verkoopkanaal met eigen kopieën van die gegevens. Met een koppeling is hij een onderdeel van het bedrijfsproces: hij toont wat het ERP weet en levert orders af in de vorm die het ERP verwacht.

De som bij de derde regel: 80 orders per dag die elk 3 minuten overtypen kosten, zijn 240 minuten. Dat is vier uur per dag.

Het ERP blijft leidend voor wat daar ontstaat. Debiteur 10432 heeft voor artikel 10482 een afgesproken prijs van € 9,60 in plaats van € 12,50. Die afspraak staat op één plek, in het ERP, en de webshop toont hem na het inloggen. Niemand houdt in de webshop een tweede prijslijst bij.

Deze pagina gaat over de kant van het ERP. Welke systemen er nog meer aan een webshop hangen staat op webshop koppeling laten maken, en alle stromen staan op het overzicht van koppelingen.

Per ERP anders

Elk ERP geeft gegevens op een eigen manier vrij. Die manier bepaalt de opzet van de koppeling, meer dan het webshopplatform.

De getallen zijn op 3 oktober 2026 nagelezen in de documentatie van Exact Online, AFAS en Microsoft, en voor SAP Business One en Exact Globe in de handleidingen van SAP en Exact.

Bij Exact Online bepaalt ook de editie wat er kan. Het veld WarehouseID op een verkooporder wordt volgens de API-documentatie alleen ondersteund in de edities Plus, Professional en Premium van Handel en Productie. Wie orders per magazijn wil boeken, heeft dus eerst de vraag welke editie er draait. Meer daarover in Exact Online Boekhouden of Handel en de API-limieten van Exact Online.

Andere pakketten waar een webshop op wordt aangesloten: Unit4, King, Kerridge, Prodin, Odoo en NetSuite.

Wat er uit je ERP komt en wat erin gaat

De regel "orders" is het zwaarste deel. Een webshop levert een order als tekst: een e-mailadres, een SKU, de naam van een betaalmethode. Een ERP vraagt verwijzingen naar records die al bestaan. In Exact Online zijn OrderedBy (de debiteur) en Item (het artikel) verplichte velden van het type GUID.

Dat kost aanroepen. Voor een order met 6 regels zoekt de koppeling 1 debiteur en 6 artikelen op en maakt hij 1 order aan: 8 aanroepen. Bij 120 orders per dag zijn dat 960 aanroepen, bijna een vijfde van het dagbudget van 5.000 bij Exact Online.

De koppeling houdt daarom zelf een tabel bij van artikelnummer naar GUID. Die ververst hij 's nachts via een sync-endpoint dat 1.000 records per aanroep geeft: 8.000 artikelen zijn 8 aanroepen. Een order kost dan nog 2 aanroepen, debiteur opzoeken en order aanmaken. 120 orders keer 2 is 240, plus 8 is 248 aanroepen per dag in plaats van 960.

Zo ziet de order eruit zoals Exact Online hem aanneemt:

{
  "OrderedBy": "3f2a8c1e-5b7d-4e2a-9c41-0a1b2c3d4e5f",
  "YourRef": "20418",
  "PaymentCondition": "30",
  "SalesOrderLines": [
    {
      "Item": "b81d2f60-7a3c-4f19-8e55-6d4c3b2a1f00",
      "Quantity": 12,
      "NetPrice": 12.50,
      "VATCode": "2"
    }
  ]
}

De codes voor betaalconditie en btw verschillen per administratie. De koppeling vertaalt ze met een tabel die bij de bouw wordt gevuld: betaalmethode ideal wordt de betaalconditie voor vooruitbetaald, 21% btw wordt de btw-code die in jouw administratie bij dat tarief hoort. Ontbreekt een vertaling, dan gaat de order naar de controlelijst en wordt hij niet half geboekt.

B2B vanuit het ERP

Verkoop je zakelijk, dan staan de afspraken in het ERP: prijs per debiteur, kredietlimiet, betaalconditie, assortiment per klant. De vraag is of het webshopplatform ze kan ontvangen. Een voorbeeld: Shopify biedt B2B op alle abonnementen, met op Basic, Grow en Advanced maximaal 3 actieve catalogi. Heeft je ERP 12 prijslijsten, dan passen die niet een op een in 3 catalogi. De koppeling voegt prijslijsten samen waar dat kan, of het platform krijgt een ander abonnement. Het aantal catalogi is op 3 oktober 2026 nagelezen in het helpcentrum van Shopify.

De onderdelen hebben elk een eigen pagina: klantspecifieke prijzen, staffelprijzen en bestellen op rekening.

Twee kanten op: wie wint bij een verschil

De meeste stromen gaan één kant op. Klantgegevens niet: de klant wijzigt zijn adres in de webshop en de binnendienst wijzigt hetzelfde record in het ERP.

Een voorbeeld. Om 10:14 zet Bakker Installatie B.V. in de webshop het afleveradres op Havenweg 8. Om 10:20 verbetert de binnendienst in het ERP de postcode van het oude adres, Dorpsstraat 12 A. De ronde van 10:30 ziet twee wijzigingen op hetzelfde adres. Zonder regel wint wie het laatst schreef: het ERP. De Dorpsstraat staat terug in de webshop en de order van 10:40 gaat naar het verkeerde adres.

Met een regel per veld staat de uitkomst vooraf vast:

Vier regels voor vier velden. Een koppeling die twee kanten op gaat heeft zo'n regel voor elk veld dat in beide systemen te wijzigen is, en een test voor elke regel.

Wat de omvang van het werk bepaalt

Twee dingen maken een ERP-koppeling groter dan al het andere: een ERP zonder API, en een stroom die twee kanten op gaat met conflictregels. De andere factoren tellen daarbij op.

De laatste regel is anders dan hij lijkt. Vier systemen zijn geen vier losse koppelingen. De voorraad van artikel 10482 staat dan in drie systemen: het ERP, het WMS en de webshop. Het werk zit in de afspraak welk van de drie beslist en in welke volgorde de andere twee volgen. Die afspraak geldt voor elk veld dat op meer dan één plek staat.

Wat deze factoren voor de prijs betekenen staat op koppeling laten bouwen. De vragen die je vooraf kunt beantwoorden staan in webshop koppelen aan je ERP.

Wat je krijgt

Wij bouwen de koppeling voor een vaste prijs op jouw ERP, jouw webshop en jouw regels. Daarna hosten, draaien en bewaken wij hem voor een vast bedrag per maand, en passen we hem aan als het ERP of het platform verandert.

• Niets verdwijnt ongemerkt. Is het ERP onbereikbaar of zit het aan zijn limiet, dan wacht de order in de wachtrij. Elke nieuwe poging gebruikt dezelfde sleutel, zodat order 20418 één keer in het ERP staat.
• Een controlelijst met de reden. Een order met een onbekend artikel of een ontbrekende btw-code staat op de lijst met de oorspronkelijke inhoud, en wordt na herstel opnieuw verwerkt.
• Een dashboard met eigen login. Per run zie je wat er is gewijzigd, per artikel en per veld.
• Dry run en goedkeuring. De eerste ronde schrijft niets. Je ziet de 8.000 artikelen en wat er per artikel zou veranderen voordat er iets in de webshop staat.

Heeft je bedrijf regels die in geen standaard passen, zoals een order verdelen over twee magazijnen, dan staat dat deel op maatwerk koppeling laten maken. Voor groothandels staat de combinatie van prijsafspraken, staffels en voorraad per locatie bij groothandel en distributie.

Noem je ERP, je webshopplatform en de stroom die nu het meeste werk kost. Je hoort hoe jouw ERP de gegevens vrijgeeft en waar de grenzen liggen.