Inkoopprijzen van je leverancier automatisch bijwerken: marges die blijven kloppen

De nieuwe prijslijst komt als bestand

Verkoopprijzen staan in je ERP en gaan via de koppeling naar de webshop. Inkoopprijzen komen van buiten: een Excel-bestand per e-mail in december, een CSV op een SFTP-server, een kolom in het voorraadbestand. Iemand typt ze over, of ze blijven liggen.

Overtypen kost tijd die uit te rekenen is. 6.000 prijzen tegen 20 seconden per prijs zijn 120.000 seconden: 33 uur en 20 minuten, per prijsronde. Bij acht leveranciers heeft elk bestand andere kolommen en een andere eenheid.

Blijven liggen kost marge. Artikel 10482 gaat van € 7,40 naar € 7,95 inkoop. Zolang de oude prijs in het systeem staat, rekent elke margeregel en elk rapport met € 7,40. Bij 400 stuks per maand is het verschil 400 maal € 0,55: elke maand € 220 voor dit ene artikel. Niemand ziet het voordat de factuur van de leverancier wordt geboekt.

De verkoopkant van de prijzen staat op de pagina over prijzen en klantafspraken. Deze pagina gaat over de prijs die je zelf betaalt.

Hoe werkt het?

De koppeling leest het bestand van de leverancier, rekent elke regel om naar een nettoprijs per stuk in je eigen valuta, vergelijkt die met de prijs die nu in het ERP staat en schrijft de wijzigingen op de ingangsdatum. Hetzelfde bestand levert vaak ook voorraad en levertijd: dat deel staat bij voorraad van je leverancier koppelen.

Van bruto naar netto per stuk

Een prijslijst zoals hij binnenkomt:

artikelnr_lev;ean;omschrijving;bruto;korting;eenheid;per;geldig_vanaf
KS-22-AL;8712345678906;Koppelstuk 22 mm;159,00;40%;doos;12;01-01-2027
KS-28-AL;8712345678913;Koppelstuk 28 mm;1.049,00;40+5;doos;48;01-01-2027
PM-40;8712345678920;Pomp 40 l/min;98,50;;st;1;1-1-27

Drie regels, vijf dingen die een regel nodig hebben:

• Bruto en korting. € 159,00 min 40% is € 95,40. Wie de kolom bruto als inkoopprijs leest, zet een prijs in het ERP die 67% te hoog is.
• Gestapelde korting. 40+5 is 40% en daarna 5% over de rest: 0,60 maal 0,95 is 0,57, dus 43%. € 1.049,00 wordt € 597,93. Als 45% gelezen is het € 576,95, een verschil van € 20,98 per doos.
• Eenheid. € 95,40 geldt per doos van 12. Per stuk is dat € 7,95. Het ERP rekent in stuks, of bewaart de inkoopeenheid met een factor.
• Duizendtallen. 1.049,00 is duizendnegenenveertig euro. Gelezen met een punt als decimaalteken wordt het € 1,049.
• Datum. 01-01-2027 en 1-1-27 zijn dezelfde dag in twee notaties. De prijs geldt vanaf die dag en niet vanaf de dag dat het bestand binnenkomt.

De sleutel is het artikelnummer van de leverancier of de EAN. KS-22-AL is bij jou artikel 10482. Die vertaling staat in het ERP bij het artikel, en een regel zonder match gaat naar de controlelijst. Meer over deze bestanden in CSV en Excel van leveranciers.

Inkoopprijs en kostprijs zijn twee velden

De inkoopprijs is wat de leverancier rekent. De kostprijs is wat het artikel je kost als het in het rek ligt, met vracht en invoerrechten erbij, en daar rekent de voorraadwaardering mee. Exact Online bewaart ze apart: de inkoopprijs per leverancier in SupplierItem, de kostprijs op het artikel in CostPriceStandard, met CostPriceNew voor een voorgestelde nieuwe kostprijs.

De koppeling schrijft de inkoopprijs. Of de kostprijs meegaat is een besluit van je administratie, want een nieuwe kostprijs herwaardeert de voorraad die er al ligt. Vooraf staat vast welk van de twee velden de margeregel gebruikt.

De verkoopprijs laten meebewegen

Met de nieuwe inkoopprijs rekent de koppeling per artikel uit wat er met de marge gebeurt.

De regel staat per artikelgroep en heeft een van drie vormen:

Marge en opslag worden door elkaar gebruikt en zijn niet hetzelfde. 40% marge is 7,95 gedeeld door 0,60 is € 13,25. 40% opslag is € 11,13. Het verschil is € 2,12 per stuk, en het ligt daarom per regel vast welke van de twee bedoeld is.

De adviesprijs van de leverancier werkt als bovengrens. Artikel 10496 heeft een inkoopprijs van € 11,80. Bij 40,8% marge hoort een verkoopprijs van € 19,93, en de adviesprijs is € 18,50. De regel houdt de prijs op € 18,50, de marge komt uit op 36,2% en het artikel staat in het overzicht. Per kanaal kan een eigen regel op de adviesprijs gelden, bijvoorbeeld de adviesprijs op de marktplaats en 5% daaronder in de eigen webshop.

Klantafspraken bewegen niet mee. Bakker Installatie B.V., debiteur 10432, houdt zijn nettoprijs van € 9,60 tot de einddatum van de afspraak. De marge daarop gaat van 22,9% naar 17,2%, en dat staat in het overzicht van de run:

run 15-12-2026 02:00   bron: prijslijst leverancier A   ingangsdatum 01-01-2027
10482   inkoop 7,40 -> 7,95 (+7,4%)     marge 40,8% -> 36,4%    voorstel verkoop 13,43
10485   inkoop 98,50 -> 98,50           geen wijziging
10517   inkoop 4,20 -> 42,00 (+900%)    wacht op goedkeuring, stijging boven 25%
10482   debiteur 10432, netto 9,60      marge 22,9% -> 17,2%, onder de grens van 20%

De derde regel is een prijs per 10 stuks die als prijs per stuk is aangeleverd. Hij is tegengehouden door de drempel en niet in het ERP beland.

Wat er stil misgaat

Geen van deze fouten geeft een melding in het ERP. Een prijs van € 95,40 is een geldig getal. De controle zit daarom in het verschil met de vorige prijs: een wijziging boven een drempel, bijvoorbeeld 25%, wacht op goedkeuring.

Wat je ermee regelt

• Elke prijslijst in dezelfde vorm. Bruto of netto, per stuk of per doos van 12, komma of punt: per leverancier één keer vastgelegd.
• Ingaan op de ingangsdatum. De lijst van 15 december wordt ingelezen en geschreven op 1 januari.
• Marge vooraf in beeld. Per artikel de oude en nieuwe marge, 40,8% naar 36,4%, voordat de prijs geldt.
• Een voorstel voor de verkoopprijs. € 13,43 volgens de regel, direct door of na goedkeuring, met de adviesprijs als bovengrens.
• Klantafspraken onder de grens op een lijst. Debiteur 10432 op 17,2%, zodat je de afspraak kunt herzien voor hij op 31 december afloopt.

De eerste run is een dry run. Van elke geschreven prijs blijft staan uit welk bestand hij kwam en welke prijs er stond: de audit trail.

Met welke systemen

De doorvoer bij een prijsronde in Exact Online. Lezen gaat snel: het sync-endpoint voor inkoopprijzen geeft 1.000 regels per verzoek, 6.000 prijzen zijn 6 verzoeken. Schrijven gaat per prijs. Wijzigen er 4.300 van de 6.000, dan zijn dat 4.300 verzoeken: bij 60 per minuut 71 minuten en 40 seconden, en 86% van het dagbudget van 5.000. Voor voorraad en orders in dezelfde administratie blijven er die dag 700 over. De koppeling verdeelt de ronde daarom over twee dagen en begint met de artikelen die het meest verkopen. Wat de limieten zijn staat in Exact Online API-limieten.

De velden zijn op 3 oktober 2026 nagelezen in de documentatie van Exact Online, Picqer en Shopify. Per systeem: Exact Online, Picqer en Shopify.

Wat een standaardkoppeling hier niet doet

Standaardkoppelingen tussen webshop en ERP zetten de verkoopprijs over, van het ERP naar de webshop. De prijslijst van een leverancier is voor die koppelingen geen bron: het bestand heeft per leverancier een andere indeling, en bruto, korting en verpakking moeten eerst worden omgerekend. De inkoopprijs blijft handwerk.

Er zijn koppelplatformen met een prijsregel, en dat is er één: een opslag op de adviesprijs van de leverancier, per kanaal. Een minimummarge, een drempel met goedkeuring en een lijst van klantafspraken die onder de grens zakken horen daar niet bij.

De koppeling die wij bouwen leest de bestanden van jouw leveranciers in de vorm waarin ze komen en schrijft naar de velden van jouw ERP en WMS. Verandert een leverancier zijn kolommen, dan stopt de run met een melding en passen wij de koppeling aan. Vertel van welke leveranciers je prijslijsten krijgt en in welk systeem ze horen, dan hoor je welke velden daar beschikbaar zijn. Hoe de afspraken per klant daarna in de webshop komen, staat bij klantspecifieke prijzen en staffelprijzen.