Eenheden en verpakkingen: per stuk, per doos of per m² koppelen

Eén artikel, drie eenheden

Een artikel heeft in een ERP een basiseenheid: de eenheid waarin de voorraad wordt geteld. Daarnaast kan het een verkoopeenheid en een inkoopeenheid hebben, elk met een omrekenfactor naar de basiseenheid. Tegels liggen op voorraad in m², worden verkocht per doos en ingekocht per pallet. Schroeven liggen op voorraad per stuk en worden verkocht per 100.

Een webshop kent die laag niet. In Shopify en WooCommerce is het aantal op een orderregel een geheel getal, zonder eenheid. Wat dat getal betekent, staat in de productnaam of de omschrijving: "doos van 4 tegels", "rol van 25 meter". De koppeling moet het dus weten, per artikel.

Zo leggen de systemen het vast, nagelezen in de documentatie van de leverancier op 3 oktober 2026:

Exact Online schrijft bij Quantity op de verkooporderregel dat het aantal in de standaardeenheid staat, en dat het scherm Quantity maal UnitFactor toont (veldbeschrijving). Een koppeling die het aantal in dozen doorgeeft terwijl de standaardeenheid m² is, schrijft het dus in de verkeerde eenheid weg. Of een artikel gebroken aantallen mag hebben, zoals 24,48, staat in Exact bij het artikel in IsFractionAllowedItem.

Rekenvoorbeeld: tegels per m², verkocht per doos

Een klant heeft 23,5 m² vloer. Een doos bevat 4 tegels van 60 bij 60 cm, dat is 4 maal 0,36 is 1,44 m² per doos.

• Benodigd: 23,5 gedeeld door 1,44 is 16,32 dozen. De klant bestelt 17 dozen.
• Geleverd: 17 maal 1,44 is 24,48 m².
• Prijs in het ERP: € 29,95 per m². Per doos is dat 1,44 maal 29,95 is € 43,128, in de webshop € 43,13.

De webshop stuurt deze regel:

{
  "sku": "TG-6060-ANT",
  "quantity": 17,
  "originalUnitPriceSet": { "shopMoney": { "amount": "43.13", "currencyCode": "EUR" } }
}

Op de verkooporder in het ERP hoort 24,48 m² te staan. Neemt de koppeling quantity over, dan staat er 17 m²: 7,48 m² minder dan de klant betaalde. Het magazijn levert 12 dozen in plaats van 17, of de picker ziet dat het niet klopt en belt.

Ook met de juiste omrekening blijft er een verschil van een paar cent. In de webshop is de regel 17 maal € 43,13 is € 733,21. In het ERP is hij 24,48 maal € 29,95 is € 733,176, afgerond € 733,18. Drie cent op één regel is genoeg om een betaling niet automatisch te laten afletteren. De koppeling legt daarom vast welk systeem het regelbedrag bepaalt; vaak is dat het bedrag van de webshop, omdat de klant dat betaald heeft. Meer over afronden per regel en per order staat in bedragen en btw mappen.

Prijs per 100, per kg of per meter

Een prijs per 100 is gewoon in de technische groothandel. Schroeven kosten € 4,80 per 100 stuks, dus € 0,048 per stuk. Een webshop die prijzen in twee decimalen per stuk bewaart, maakt daar € 0,05 van. Bij 1.000 stuks is dat € 50,00 in plaats van € 48,00: 4,2% te veel.

Er zijn twee manieren om dit op te lossen. De webshop verkoopt per doos van 100 voor € 4,80, of de webshop rekent intern met meer decimalen. Welke het wordt, hangt af van wat de klant ziet en wat het ERP verwacht. Exact Online legt de verhouding vast op de verkoopprijs: NumberOfItemsPerUnit is de factor van de standaardeenheid naar de eenheid van de prijs. Exact geeft zelf het voorbeeld van een artikel in gram met een prijs per kilogram: de factor is dan 1.000.

Minimale afname, veelvouden en de besteleenheid

Naast de eenheid zijn er regels over het aantal. Een minimale afname: kabel per meter, maar niet minder dan 50 meter. Een veelvoud: tegels alleen per 5 dozen, omdat dat een laag op de pallet is. Een maximum per order bij schaarste.

Zulke regels horen op de plek waar de klant bestelt. Staat de regel alleen in het ERP, dan komt een order van 30 meter kabel gewoon binnen, wordt hij betaald en weigert het ERP hem daarna. Dan begint het handwerk: de klant bellen, een deel terugbetalen, de order opnieuw invoeren.

Shopify heeft hier in B2B-catalogi hoeveelheidsregels voor: per variant een minimum, een maximum en een veelvoud. Ze zijn beschikbaar op Basic, Grow, Advanced en Plus. WooCommerce heeft ze niet in de standaardinstallatie. De koppeling haalt de regels uit het ERP en zet ze per artikel klaar in de webshop. Voor de prijs per hoeveelheid, de staffel, zie staffelprijzen.

Eenheidscodes voor inkoopsystemen en e-facturen

Zodra een andere organisatie je eenheid moet lezen, is "doos" of "st" niet genoeg. Twee plekken eisen een code uit een vaste lijst.

OCI. Het veld NEW_ITEM-UNIT in de winkelmand die terug gaat naar het inkoopsysteem is volgens de OCI-specificatie van SAP 3 tekens lang en bevat een ISO-code, die in het inkoopsysteem van de klant moet bestaan. Een onbekende code laat de regel of de hele winkelmand afwijzen. Hoe dat bericht verder is opgebouwd, staat in wat is een OCI-koppeling.

Peppol. Op een e-factuur in Peppol BIS komt de eenheid uit de UN/ECE-lijsten, Recommendation 20 en 21. De codelijst van Peppol geeft onder meer:

De eenheden in een ERP heten zoals de gebruikers ze ooit noemden: st, stk, stuks, ds, m2. De koppeling houdt een vertaaltabel bij van die codes naar wat het inkoopsysteem of de Peppol-factuur verwacht. Een eenheid die niet in de tabel staat, gaat naar de controlelijst in plaats van als st naar een klant die H87 verwacht. Hoe een e-factuur verder in elkaar zit, staat in een Peppol-factuur versturen.

Wat betekent dit voor je koppeling?

Per artikel leggen we vast in welke eenheid de webshop verkoopt, wat de basiseenheid in het ERP is en welke factor ertussen zit. Orderregels worden met die factor omgerekend, en welk systeem het regelbedrag bepaalt staat vast. Minimale afname en veelvouden komen uit het ERP en gelden in de webshop. Een artikel zonder factor of een eenheid zonder code komt op de controlelijst; in de dry run zie je voor de eerste orders hoe elke regel in het ERP terechtkomt.

Eenheden horen bij de prijsstroom: prijs per eenheid, staffels en klantafspraken. Het overzicht staat op prijzen en klantafspraken koppelen, de OCI-kant op OCI en PunchOut. Noem een paar artikelen die je per doos, per meter of per 100 verkoopt, dan zie je hoe de omrekening voor jouw assortiment eruitziet.