Assortiment per klant: iedere klant ziet alleen wat hij mag bestellen

4.800.000 keer zichtbaar of niet

Een B2B-afspraak gaat over prijs en over wat een klant mag bestellen. Een keten koopt het private label dat voor hem wordt gemaakt. Gasinstallatiemateriaal gaat alleen naar gecertificeerde installateurs. Een contractklant bestelt uit de 1.400 artikelen van zijn contract en verder niets. Een webshop die iedereen alles toont, krijgt orders die de binnendienst telefonisch moet terugdraaien.

Met vijftig klanten kent de binnendienst de uitzonderingen. In het voorbeeld van prijzen en klantafspraken zijn het 800 debiteuren en 6.000 artikelen: 4.800.000 combinaties van klant en artikel, die elk zichtbaar zijn of niet. Geen ERP slaat die combinaties op. Het ERP bewaart de regels die ze bepalen, en de koppeling rekent daar per debiteur een assortiment uit.

De prijs zelf staat bij klantspecifieke prijzen. Deze pagina gaat over het assortiment, en over het bij elkaar houden van assortiment en prijs.

Hoe werkt het?

Waar het assortiment in het ERP staat

Een ERP heeft zelden een veld dat "assortiment per klant" heet. Het assortiment volgt uit andere velden. In Exact Online:

Een veld dat erop lijkt maar iets anders doet: een artikelassortiment in Exact Online (ItemAssortment) is volgens de documentatie een indeling voor filters en rapporten. Het zegt niets over welke klant een artikel mag zien.

Voor debiteur 10432 geeft dat 5.200 min 380 beperkte artikelen is 4.820 standaardartikelen, plus 180 gecertificeerde en 200 private label: 5.200 artikelen. Debiteur 10518 ziet er 1.400.

Hoe het in de webshop terechtkomt

In Shopify B2B bestaat een catalogus uit twee delen: een publicatie met de producten en een prijslijst. De catalogus hangt aan een of meer bedrijfslocaties. De koppeling bouwt catalogi per regel, niet per klant:

1  standaardcatalogus                      4.820 producten
1  catalogus gecertificeerd                  180 producten
1  catalogus private label Bakker            200 producten
12 contractcatalogi, gemiddeld             1.400 producten
15 catalogi in totaal

Debiteur 10432 heeft er drie. Op een bedrijfslocatie passen er 25, in een winkel op Plus 10.000.

Doorvoer

Producten gaan in een publicatie met publicationUpdate, maximaal 50 per aanroep. De eerste vulling:

Dat gebeurt één keer. Daarna gaan alleen wijzigingen mee: 35 nieuwe standaardartikelen op een dag is 1 aanroep. Een catalogus per debiteur zou voor 800 debiteuren met elk 4.820 artikelen 800 maal 97 is 77.600 aanroepen kosten, en evenveel bij elke wijziging in het standaardassortiment. Daarom per regel.

Wat er stil misgaat

De laatste rij is een eigenschap van Exact Online. Code in SalesPriceListLinkedAccounts is een numerieke tekst van vaste lengte, 18 tekens met spaties ervoor. Een filter moet die spaties meesturen:

GET /api/v1/{division}/sales/SalesPriceListLinkedAccounts?$filter=Code eq '             10432'

Een filter zonder de 13 spaties vindt niets en geeft geen foutmelding. De koppeling werkt daarom met de ID van de debiteur en gebruikt het nummer alleen voor weergave.

Bij een verlopen contract gebeurt in het ERP op 1 januari niets, dus er komt geen wijziging binnen. De koppeling beoordeelt begin- en einddatums zelf, elke nacht. Een toewijzing van een catalogus wordt vervangen en niet aangevuld, zodat een klant die van groep wisselt niet beide houdt.

Wat je ermee regelt

• Assortiment per debiteur. Uitgerekend uit webshopvlag, artikelgroepen, beperkingen en contracten in het ERP.
• Assortiment en prijs samen. Publicatie en prijslijst van elke catalogus in dezelfde run geschreven en daarna per artikel vergeleken.
• Toewijzing. Catalogi per bedrijf en per bedrijfslocatie, vervangen als de klant van groep wisselt.
• Datums. Contracten met een begin en een einde, elke nacht beoordeeld.
• Ordercontrole. Elke orderregel naast het assortiment van de debiteur gelegd voordat de order naar orders, klanten en verzending gaat.

Vooraf laat een dry run per debiteur zien welke artikelen erbij komen of verdwijnen. Staffels per klantgroep staan bij staffelprijzen.

Met welke systemen

Op Basic, Grow en Advanced zijn er dus 3 catalogi en geen toewijzing per bedrijf: genoeg voor drie assortimenten per markt, niet voor 12 contracten. De grenzen staan in het helpcentrum van Shopify over catalogi en de handleiding van Adobe over gedeelde catalogi, nagelezen op 3 oktober 2026. Voor publicaties via de API van Shopify is de toegang write_publications nodig, naast de toegang tot producten.

Wat een standaardkoppeling hier niet doet

Standaardkoppelingen en koppelplatformen behandelen assortiment als de omvang van de catalogus: hoeveel artikelen er naar de webshop gaan. Zichtbaarheid per klant komt in hun eigen beschrijvingen niet voor. Waar een koppelplatform catalogi per klant wel ondersteunt, is dat één combinatie van ERP en webshop, als apart sjabloon: het prijsniveau staat voor de catalogus, en het vraagt Shopify Plus.

Een assortiment dat niet het prijsniveau volgt, past niet in dat model: een beperkte artikelgroep, een contract met een eigen artikellijst, een private label voor één klant. In een koppeling die voor jouw afspraken is gebouwd, komt het assortiment uit de velden waar het in je ERP al staat. Stuur de artikellijst van één klant met uitzonderingen, dan hoor je welke velden zijn assortiment bepalen.