Shopify koppeling met ERP, boekhouding, magazijn en leveranciers

Wat is Shopify en wie gebruikt het?

Shopify is een gehost webshopplatform: Shopify draait de servers, jij richt de shop in. Er valt dus niets te installeren en niets te tunen aan de serverkant. Wat een koppeling kan en hoe snel, ligt vast in het abonnement.

Die vier regels bepalen de meeste ontwerpkeuzes: hoe lang een volledige voorraadronde duurt, of elk magazijn een eigen locatie kan zijn en of de prijslijsten uit je ERP één op één over kunnen.

Wat je met Shopify koppelt

Shopify is leidend voor orders en nieuwe klanten. Artikelen, voorraad en prijzen komen uit het systeem erachter.

Voor alles wat Shopify niet als eigen veld heeft, zijn er metafields: een levertijd, het artikelnummer uit het ERP, een ETIM-klasse. De koppeling vult ze, het thema toont ze. Voorraad en levertijd uit een leveranciersbestand gaan langs dezelfde weg de shop in; zie leveranciersvoorraad koppelen. De stromen in het algemeen staan op voorraad en beschikbaarheid en orders, klanten en verzending.

Bouw je als bureau de shop en zoek je iemand voor de koppeling erachter, zie dan voor bureaus.

Hoe Shopify data vrijgeeft

GraphQL Admin API en een custom app

De API voor een koppeling is de GraphQL Admin API. De REST Admin API is sinds 1 oktober 2024 een legacy API, en nieuwe publieke apps moeten sinds 1 april 2025 volledig op GraphQL draaien. Wij bouwen op GraphQL.

Toegang loopt via een custom app met een eigen set rechten (access scopes). Custom apps worden aangemaakt in het Dev Dashboard; apps die voor 1 januari 2026 in de Shopify-admin zijn aangemaakt, blijven daar te beheren. De eigenaar van de shop kan een app aanmaken, een medewerker alleen met de permissie App development, Develop. De koppeling vraagt alleen de rechten die de stromen nodig hebben.

Punten in plaats van verzoeken

Shopify telt geen verzoeken maar kostenpunten. Elk veld in een query kost punten, en een query die meer opvraagt kost meer. Per combinatie van app en shop is er een emmer die continu bijvult: 100 punten per seconde op de standaardplannen, 200 op Advanced, 1.000 op Plus. Daarnaast gelden drie vaste grenzen:

• Eén query mag maximaal 1.000 punten kosten, op elk abonnement.
• Een lijst in de invoer bevat maximaal 250 items.
• Bladeren door een lijst stopt bij 25.000 objecten.

Elk antwoord vermeldt requestedQueryCost, actualQueryCost en onder throttleStatus wat er nog in de emmer zit. Is de emmer leeg, dan komt het antwoord THROTTLED terug. De details staan in de documentatie van Shopify over rate limits.

De rekensom voor het uitlezen van 15.000 varianten met voorraad, in pagina's van 250. Dat zijn 60 queries. Stel dat een query 400 punten kost (het echte getal staat in het antwoord en hangt af van de velden die je opvraagt). De ronde kost dan 60 x 400 = 24.000 punten:

De emmer is per app en per shop. Een tweede app heeft een eigen emmer, maar alles wat de koppeling zelf doet deelt deze ene: een voorraadronde, een prijsronde en de orderverwerking tegelijk gaan elk van dezelfde 100 punten per seconde af. Hoe je zo'n ronde doorrekent staat in doorvoer berekenen.

Bulk operations voor grote sets

Voor de hele catalogus of alle orders van een periode zijn er bulk operations. De koppeling dient één query in, Shopify voert hem op de achtergrond uit en levert een JSONL-bestand. Bulk operations vallen buiten de kostenlimiet van losse queries. Vanaf API-versie 2026-01 mogen er per app en per shop vijf tegelijk lopen; daarvoor was het er één. Een bulk query moet binnen 10 dagen klaar zijn. Het einde meldt Shopify via de webhook bulk_operations/finish.

Webhooks en API-versies

Shopify verwacht binnen vijf seconden antwoord op een webhook. Blijft dat uit, dan volgen tot 8 nieuwe pogingen in vier uur, en daarna wordt het abonnement verwijderd. Hetzelfde bericht kan twee keer aankomen. De koppeling zet elk bericht daarom direct in een wachtrij, antwoordt, en verwerkt daarna. Een controleronde vangt op wat niet aankwam; zie wat is een webhook.

Elk kwartaal komt er een nieuwe API-versie, die minimaal 12 maanden wordt ondersteund. De header X-Shopify-Api-Version op elke webhook laat zien welke versie het bericht heeft gemaakt.

Waar het bij Shopify op vastloopt

Voorraad: acht toestanden en een stand die intussen verandert

Shopify kent per artikel en per locatie acht toestanden: available, committed, reserved, damaged, safety_stock, quality_control, incoming en on_hand. on_hand is wat er fysiek ligt. Een ERP levert meestal één getal. De eerste vraag is dus welk getal dat is: schrijft de koppeling 20 naar available terwijl het ERP de fysieke voorraad bedoelt en er 4 stuks in open orders zitten, dan verkoopt de shop er 4 te veel. Zie welke voorraad toon je in je webshop.

De tweede vraag is wat er gebeurt als de stand in Shopify verandert tussen lezen en schrijven. inventorySetQuantities heeft daarvoor het veld changeFromQuantity: de stand die de koppeling verwacht aan te treffen.

mutation {
  inventorySetQuantities(input: {
    name: "available"
    reason: "correction"
    quantities: [{
      inventoryItemId: "gid://shopify/InventoryItem/30322695"
      locationId: "gid://shopify/Location/124656943"
      quantity: 18
      changeFromQuantity: 20
    }]
  }) @idempotent(key: "4f5b6ebf-143c-4da5-8d0f-fb8553bfd85d") {
    userErrors { code message }
  }
}

Staat Shopify intussen op 17 omdat er een weborder van 3 stuks binnenkwam, dan weigert Shopify de wijziging met CHANGE_FROM_QUANTITY_STALE. Zonder die controle zou de koppeling 18 schrijven en de 3 verkochte stuks weer beschikbaar maken. Na de weigering leest de koppeling de stand opnieuw, verrekent de weborder die het ERP nog niet kende (18 - 3 = 15) en schrijft 15 met changeFromQuantity 17. De sleutel achter @idempotent is vanaf API-versie 2026-04 verplicht en voorkomt dat een herhaalde poging na een time-out de wijziging twee keer doorvoert.

Locaties

Elk magazijn, elke winkel en elke fulfilmentpartij is in Shopify een locatie, en voorraad staat per locatie. Basic, Grow en Advanced hebben 10 locaties, Plus 200. Gedeactiveerde locaties en apps die als locatie voorraad houden tellen niet mee. Heeft je ERP 14 magazijnen, dan kiest de koppeling onder Plus welke magazijnen samen één locatie vormen. Zie meerdere magazijnen.

Varianten

Een product heeft maximaal 2.048 varianten en 3 opties. Een artikel met maat, kleur, lengte en materiaal past dus niet in één product: de vierde eigenschap wordt een apart product of een metafield. Heeft een shop 500.000 varianten of meer, dan mogen er per dag nog 10.000 nieuwe bij; op Plus geldt die limiet niet. Een eerste import van een groothandelscatalogus plant de koppeling daarop. Zie varianten.

B2B-catalogi en prijslijsten

Een prijslijst in Shopify hangt aan een catalogus en bestaat uit een procentuele aanpassing plus vaste prijzen per variant. Vaste prijzen schrijft de koppeling met priceListFixedPricesAdd, in porties van maximaal 250. Onder Plus zijn er 3 actieve catalogi. Een ERP met 40 debiteurprijslijsten wordt dan teruggebracht tot drie niveaus, of de prijs per klant wordt op een andere manier in de shop gezet. Op Plus krijgt elk bedrijf zijn eigen catalogus. Welke producten een klant mag zien is dezelfde vraag; zie assortiment per klant.

Systemen die we aan Shopify koppelen

De koppeling wordt gebouwd op jouw shop, jouw abonnement en jouw systemen. Per combinatie staat op een eigen pagina wat er specifiek speelt:

• Shopify Exact Online koppeling
• Shopify AFAS koppeling
• Shopify Business Central koppeling
• Picqer Shopify koppeling
• Akeneo Shopify koppeling

De systemen zelf: Exact Online koppeling, AFAS webshop koppeling, Business Central koppeling en Picqer-koppeling. Draait je shop op WordPress, zie dan WooCommerce koppeling. Het overzicht van alle stromen en systemen staat op koppelingen.

Wij bouwen de koppeling voor een vaste prijs, en hosten, draaien en bewaken hem daarna voor een vast bedrag per maand. Voor de livegang draait hij als dry run: je ziet per variant en per locatie welke voorraad en prijs er in Shopify zou komen, zonder dat er iets wijzigt. Vertel welk abonnement je hebt en welke systemen achter je shop staan, dan hoor je hoe lang een volledige ronde duurt en of je prijslijsten in drie catalogi passen.