Voorraad en beschikbaarheid
Backorders in je webshop: een verwachte datum in plaats van "niet op voorraad"
Een artikel dat op nul staat en volgende week binnenkomt, is bestelbaar met een datum. Wij bouwen de koppeling die die datum uit je inkooporder of het bestand van je leverancier haalt, bijhoudt hoeveel je nog kunt toezeggen en de webshop en de open orders bijwerkt als de leverancier de datum verzet.
Nul met een datum is geen uitverkocht
Neem een assortiment van 6.500 artikelen waarvan er op een gewone dag 400 op nul staan. Voor 310 daarvan loopt een inkooporder met een datum. De andere 90 worden niet meer ingekocht. Een koppeling die alleen een aantal overzet, zet alle 400 op "niet op voorraad". De 310 artikelen die binnen een paar weken binnenkomen verkopen in die tijd niets, en de klant die erop kon wachten bestelt ergens anders.
De drie toestanden van nul staan op de pagina voorraad en beschikbaarheid. Deze pagina werkt de eerste uit: nul met een verwachte datum, bestelbaar als nalevering. Daar horen vier vragen bij. Waar komt de datum vandaan, hoeveel kun je nog toezeggen, wat gebeurt er als de datum schuift, en wat als er minder binnenkomt dan besteld.
Hoe werkt het?
Waar de datum vandaan komt
De datum staat al in je systemen. Hij moet alleen mee.
| Bron | Veld | Voorbeeld voor artikel 10484 |
|---|---|---|
| Exact Online, inkooporderregel | ReceiptDate, met Quantity en ReceivedQuantity |
14-10-2026, 240 besteld, 0 ontvangen |
| Picqer, inkooporderregel | delivery_date |
2026-10-14 |
| Picqer, backorder | date_available |
de dag waarop voorraad voor die orderregel wordt verwacht |
| Bestand van de leverancier | kolom verwacht |
14-10-2026 |
De datum op een inkooporder is de dag van ontvangst in het magazijn. De klant wil weten wanneer zijn order de deur uit kan. Met 1 werkdag voor inslag wordt woensdag 14 oktober in de webshop "leverbaar vanaf 15 oktober". Valt de ontvangst op een vrijdag, dan is het de maandag erna. Het rekenen met werkdagen en feestdagen staat bij levertijd en leverdatum synchroniseren.
Hoeveel je nog kunt toezeggen
Een nalevering zonder grens is een belofte zonder dekking. De grens is de open inkoop min wat al is toegezegd:
inkooporder 4471 artikel 10484 240 stuks ontvangst 14-10-2026
toegezegd aan 9 open orders 130 stuks
nog toe te zeggen 110 stuks
De webshop krijgt voor dit artikel dus drie waarden: voorraad 0, bestelbaar 110, leverbaar vanaf 15 oktober. Een tiende order van 40 stuks brengt de 110 naar 70. Is de 110 op, dan geldt de datum van de volgende inkooporder. Is die er niet, dan is het artikel niet bestelbaar tot inkoop er een plaatst.
Zo gaat de regel naar de webshop:
{
"sku": "10484",
"voorraad": 0,
"nalevering": true,
"nog_toe_te_zeggen": 110,
"leverbaar_vanaf": "2026-10-15",
"bron": "inkooporder 4471, ontvangst 2026-10-14"
}
Als de leverancier de datum verzet
Op vrijdag 9 oktober verzet de leverancier inkooporder 4471 van 14 naar 21 oktober. In de eerstvolgende ronde leest de koppeling de nieuwe ReceiptDate, en de webshop toont "leverbaar vanaf 22 oktober". De 9 orders die al een toezegging hebben, krijgen dezelfde dag bericht met de nieuwe datum.
Zonder die stap blijft de oude datum staan. Nieuwe klanten bestellen dan op een belofte die een week te vroeg is, en de 9 bestaande klanten bellen op 16 oktober waar hun order blijft.
De tweede variant is een datum die verstrijkt. Op 15 oktober is er niets ontvangen en niets verzet, en de webshop toont nog steeds 14 oktober. De koppeling laat geen datum in het verleden staan: het artikel valt terug op de vaste tekst van die leverancier en inkooporder 4471 komt op de controlelijst.
Als er minder binnenkomt dan besteld
Op 21 oktober komen er 100 van de 240 stuks binnen. Toegezegd is 130. De verdeling gaat op volgorde van orderdatum. De eerste zes orders, samen 96 stuks, gaan compleet uit. Order zeven is 20 stuks en er liggen er nog 4. Staat deelleveren voor die klant aan, dan krijgt hij 4 stuks nu en 16 later. Staat het uit, dan wacht de order en blijven de 4 stuks voor hem gereserveerd. De 140 die nog moeten komen houden hun eigen datum.
In Picqer heeft elke backorder een priority: het laagste getal krijgt als eerste voorraad toegewezen. Backorders worden daar niet vanzelf picklijsten. Dat gebeurt in het scherm of met de aanroep POST /backorders/process. Wie van de twee dat doet, het magazijn of de koppeling, ligt vooraf vast.
Wat het platform ervan weet
| Platform | Bestelbaar bij nul | Grens aan het aantal | Plek voor de datum |
|---|---|---|---|
| WooCommerce | backorders op notify of yes; stock_status wordt onbackorder |
geen veld | geen veld in de kern, de datum gaat mee als productmeta |
| Shopify | inventoryPolicy op CONTINUE |
geen: de variant blijft bestelbaar | een metaveld van het type date, 2026-10-15 |
| Magento | "Allow Qty Below 0 and Notify Customer" | de Out-of-Stock Threshold: bij -110 zijn er 110 bestelbaar, bij 0 onbeperkt | een eigen attribuut |
Twee van de drie platformen hebben geen grens. Daar telt de koppeling zelf. Zodra de 110 stuks zijn toegezegd, gaat de variant in Shopify terug naar DENY en het product in WooCommerce naar backorders no, tot er een volgende inkooporder is. De instellingen staan in de documentatie van Adobe Commerce en Shopify, nagelezen op 3 oktober 2026.
Wat er stil misgaat
| Wat er gebeurt | Voorbeeld | Gevolg zonder regel |
|---|---|---|
| Bestelbaar zonder grens | CONTINUE staat aan, er worden 150 stuks verkocht op 110 |
40 stuks toegezegd zonder inkoop erachter |
| De datum is verstreken | het is 15 oktober, de webshop toont 14 oktober | klanten bestellen op een datum die al voorbij is |
| De inkooporder vervalt | de leverancier annuleert 4471 | 9 orders houden een toezegging zonder dekking |
| De order komt niet in het ERP | de webshop geeft de order de status "Backorder", en die staat niet in de lijst van statussen die worden opgehaald | inkoop ziet de vraag niet en bestelt te weinig |
| Ontvangst is geen voorraad | 240 stuks zijn ontvangen en nog niet ingeslagen | de webshop toont 240 vrij, terwijl 130 al van iemand is |
De laatste rij is het verschil tussen fysiek en vrij. Na de ontvangst liggen er 240 stuks, waarvan 130 voor de 9 naleveringen zijn. Een koppeling die de fysieke stand doorstuurt zet 240 in de webshop, terwijl er 110 vrij zijn. De koppeling stuurt daarom de vrije voorraad door. In Picqer staat de reservering voor naleveringen apart in reservedbackorders.
Wat je ermee regelt
- Een datum bij elk artikel op nul. Uit de inkooporder of het bestand van de leverancier, plus je eigen verwerkingstijd in werkdagen.
- Een grens aan wat je toezegt. Open inkoop min bestaande naleveringen, per artikel.
- Meeschuiven. Een verzette datum staat in de eerstvolgende ronde in de webshop en gaat naar de klanten met een open order.
- Verdelen bij ontvangst. Op orderdatum of op prioriteit, met of zonder deellevering.
- Terugval. Geen datum of een verstreken datum geeft een vaste tekst en een regel op de controlelijst.
Met welke systemen
De datum komt uit het systeem waarin inkoop bestelt. In Exact Online is dat de inkooporderregel, met ReceiptDate en het verschil tussen Quantity en ReceivedQuantity. Per artikel en magazijn geeft PlannedStockIn het totaal dat nog binnenkomt. Is een verkooporder één op één doorbesteld bij de leverancier, dan draagt de verkooporderregel het nummer van de inkooporder (PurchaseOrderNumber). De datum van die ene order volgt dan uit zijn eigen inkoopregel en niet uit de algemene voorraad.
In Picqer is een backorder een orderregel die nog niet gepickt kan worden. Hij heeft een amount, een amount_available voor het deel waar al voorraad voor is, en een date_available. Hoe Picqer in een koppeling past staat op de pagina over Picqer.
Loopt de inkoop niet via een inkooporder maar levert de leverancier op afroep, dan komt de datum uit zijn bestand. De regels daarvoor staan bij voorraad van je leverancier koppelen. Het verschil tussen een levertijd in dagen en een datum staat in levertijd of leverdatum. Ligt de voorraad op meerdere locaties, dan geldt de datum per locatie: zie meerdere magazijnen.
Wat een standaardkoppeling hier niet doet
In de veldenlijsten van standaardkoppelingen en koppelplatformen staat voor voorraad een aantal. Een verwachte datum staat er niet in, een aantal dat nog toegezegd kan worden ook niet. Voor nul is er 1 instelling: het artikel blijft bestelbaar bij nul of minder, voor het hele assortiment tegelijk. Aan de orderkant bepaalt een lijst met orderstatussen welke orders worden opgehaald. Een eigen status zoals "Backorder" hoort daar wel of niet bij, en dat beslist of het ERP de order ooit ziet.
Van de vier vragen bovenaan deze pagina beantwoordt dat er geen. De datum blijft in het ERP, de klant ziet "niet op voorraad" of een bestelknop zonder datum, en een verzette inkooporder bereikt niemand.
In een koppeling die voor jouw inkoop is gebouwd, zijn de datum, de grens en de volgorde van verdelen instellingen die je kunt teruglezen. Een dry run laat per artikel zien welke datum de webshop zou krijgen voordat er iets wordt geschreven: zie dry run en goedkeuring. Vertel waar je inkooporders staan, dan hoor je welke datum eruit te halen is.
Veelgestelde vragen
Mag een klant bestellen als iets in backorder staat?
Ja, als je dat per artikel of artikelgroep toestaat. De klant ziet vóór het bestellen de datum waarop het artikel leverbaar is, en die datum staat op de orderbevestiging. Het aantal dat bestelbaar is heeft een grens: wat er op de open inkooporder staat, min wat al aan eerdere orders is toegezegd. In het voorbeeld is dat 240 min 130 is 110 stuks.
Wat als de leverancier de datum opschuift?
Dan schuift de webshop in de eerstvolgende ronde mee en krijgen de klanten met een open nalevering bericht met de nieuwe datum. Je stelt een grens in voor wat zonder tussenkomst doorgaat: een verschuiving tot bijvoorbeeld 7 dagen gaat automatisch, een grotere komt eerst bij jou langs, zodat je de klant kunt bellen of een alternatief kunt aanbieden.
Hoe ziet de klant een deellevering?
Als twee zendingen op één order: de regels die op voorraad waren met een track-and-trace, en de nalevering met een verwachte datum. Komt er minder binnen dan besteld, dan krijgt de order het deel dat hem volgens de volgorde toekomt, of hij wacht tot alles compleet is. Dat stel je per klant of per order in. De zendingen zelf staan bij deelleveringen en track-and-trace.
Wat toont de webshop als er geen datum bekend is?
Een vaste tekst per leverancier of artikelgroep, bijvoorbeeld "levertijd op aanvraag", en geen verzonnen datum. Hetzelfde gebeurt als een datum verstrijkt zonder dat de ontvangst is geboekt: de webshop toont geen datum in het verleden. Het artikel komt in beide gevallen op de controlelijst, zodat inkoop de leverancier om een datum kan vragen.
Moet een backorder binnen dertig dagen geleverd zijn?
Bij een verkoop aan een consument levert de verkoper binnen dertig dagen na het sluiten van de overeenkomst, tenzij een andere termijn is afgesproken. Dat staat in artikel 7:9 lid 4 van het Burgerlijk Wetboek, nagelezen op wetten.overheid.nl op 3 oktober 2026. De datum op de orderbevestiging is die afspraak. Daarom hoort hij te kloppen en mee te schuiven als de leverancier verzet.
Vertel wat je nodig hebt
Vertel welke systemen je gebruikt en wat je wilt verbeteren. Je krijgt binnen één werkdag een persoonlijk antwoord. We helpen je de werkzaamheden helder te krijgen en spreken de prijs en planning af voordat je iets toezegt.
- Je weet de prijs en de doorlooptijd voordat je iets toezegt
- Wij zoeken uit welke koppeling het werk uit handen neemt
- Wij verzorgen de bouw, hosting, bewaking en het onderhoud
- Je team krijgt minder overtypwerk en minder uitzoekwerk