Voorraad uit meerdere magazijnen in je webshop: per locatie bepalen wat verkoopbaar is

Eén magazijn is een getal, vijf locaties zijn vijf besluiten

Met één magazijn heeft een artikel één stand. Met een eigen magazijn, een fulfilmentpartner, een winkel, een retourlocatie en voorraad die bij bol ligt, heeft hetzelfde artikel vijf standen. Bij 6.500 artikelen zijn dat 32.500 getallen, en elk getal hoort bij een locatie met een eigen doel.

Wat er gebeurt als een koppeling die standen optelt, staat op de pagina voorraad en beschikbaarheid: 100 in het magazijn plus 10 in de winkel wordt 110 in de webshop. Deze pagina gaat over wat daarna komt. Welke locatie levert een weborder uit en in welke volgorde. Wat er gebeurt als geen enkele locatie de hele order kan leveren. En hoe de locaties uit je ERP of WMS passen op de locaties die de webshop kent.

Hoe werkt het?

Elke locatie krijgt drie regels: telt de voorraad mee voor de webshop, levert de locatie weborders uit, en op welke plek staat hij in de volgorde. De som wordt per locatie gemaakt, voordat er iets wordt opgeteld. Voor artikel 10482:

Fysiek ligt er 199 stuks. De webshop mag er 86 plus 50 is 136 verkopen. De 63 stuks verschil bestaan wel, en de webshop biedt ze niet aan.

Optellen, één op één of verdelen

De lijst met locaties in het ERP is zelden dezelfde als die in de webshop. Er zijn vier vormen:

Opgeteld is de enige vorm voor een platform met één getal per product, zoals WooCommerce met stock_quantity. Eén op één past bij Shopify, dat een stand per locatie bijhoudt. Eén op meer vraagt een verdeelsleutel. Bij 70% voor de webshop is dat 70% van 86 is 60,2, naar beneden afgerond 60. De overige 26 gaan naar het dealerportaal. De verdeling wordt bij elke wijziging opnieuw uitgerekend, zodat een verkoop in het portaal ook het getal in de webshop verlaagt.

Welke locatie de order uitlevert

Order 20431 is 120 stuks van artikel 10482. Zwolle heeft er 86 vrij, Venlo 50. Geen van beide kan de order alleen leveren.

Er zijn drie uitkomsten, en welke geldt ligt vooraf vast:

• Splitsen op prioriteit. 86 uit Zwolle en 34 uit Venlo, in twee zendingen. Venlo houdt 50 min 34 is 16 over, en dat is wat de webshop daarna toont.
• Eerst verplaatsen. 34 stuks gaan van Venlo naar Zwolle en de order gaat in één zending de deur uit, een dag later.
• Deels naleveren. De klant krijgt 86 stuks direct en 34 als nalevering uit Zwolle zodra de inkooporder binnen is. Hoe dat loopt staat bij backorders.

Eén systeem neemt dat besluit. Shopify wijst een order zelf aan een locatie toe volgens zijn routeringsregels, standaard "Minimize split fulfillments", "Stay within the destination market" en "Ship from the closest location", in die volgorde. Picqer heeft per magazijn een priority: het magazijn met het laagste getal krijgt de meeste orders. Beslissen beide systemen, dan staat de order in Shopify op Venlo omdat dat dichter bij de klant ligt, terwijl het WMS de voorraad in Zwolle heeft gereserveerd. De verzendmelding uit Zwolle past dan niet op de toewijzing in Shopify. De koppeling legt de keuze bij één systeem en zet de uitkomst in het andere.

Verplaatsing tussen magazijnen

Op maandag gaan er 30 stuks van Zwolle naar Venlo, op woensdag worden ze ontvangen. Twee dagen lang liggen ze op geen van beide locaties en is het totaal 30 lager. In Exact Online is dat een regel in WarehouseTransfers met Status 10 (open) tot de ontvangst en 50 (afgehandeld) daarna, en een PlannedReceiptDate voor de dag van aankomst. In Picqer kan alleen vrije voorraad naar een ander magazijn: wat voor een picklijst is gereserveerd, blijft staan.

Doorvoer

6.500 artikelen op twee uitleverlocaties zijn 13.000 standen. Exact Online geeft via sync/Inventory/StockPositions 1.000 regels per verzoek: 13 verzoeken voor alles. Picqer geeft 100 producten per verzoek met de stand per magazijn erbij: 65 verzoeken, bij een limiet van 500 per minuut. Schrijven naar Shopify gaat met 250 standen per aanroep: 13.000 gedeeld door 250 is 52 aanroepen. Een gewone ronde stuurt alleen wijzigingen: 400 gewijzigde standen zijn 2 aanroepen. De som voor je eigen aantallen maak je met doorvoer berekenen.

Wat er stil misgaat

De eerste rij is de duurste. Een retourlocatie, een quarantainevak of een locatie voor een beurs wordt aangemaakt door iemand in het magazijn, en niemand denkt op dat moment aan de webshop. Een koppeling die alle locaties optelt, verkoopt vanaf dat moment voorraad die niemand heeft gecontroleerd.

Wat je ermee regelt

• Een regel per locatie. Telt mee voor de webshop of niet, per verkoopkanaal apart in te stellen.
• Volgorde van uitleveren. Prioriteit per magazijn, met splitsen, verplaatsen of naleveren als uitkomst.
• Locaties op elkaar leggen. Opgeteld, één op één, meer op één of verdeeld met een sleutel.
• Verplaatsingen. Voorraad die onderweg is tussen twee magazijnen geeft geen valse melding.
• Nieuwe locaties. Een locatie zonder regel telt niet mee en wordt gemeld.

Buffers per locatie en per kanaal staan uitgewerkt bij veiligheidsvoorraad. In B2B kan voorraad pas worden geclaimd als de order is goedgekeurd: zie reserveren bij goedkeuring.

Met welke systemen

Picqer legt de twee belangrijkste regels dus zelf al vast: counts_for_general_stock zegt of een magazijn meetelt in de totale voorraad, accept_orders of er orders uit gepickt mogen worden. De koppeling leest die velden en raadt niet. In Exact Online bestaat dat onderscheid niet per magazijn, daar ligt de regel in de koppeling. De velden staan in de documentatie van Picqer en de limiet per abonnement in het helpcentrum van Shopify, beide nagelezen op 3 oktober 2026.

De opzet per systeem staat op de pagina's over Picqer, Exact Online en Monta.

Wat een standaardkoppeling hier niet doet

Standaardkoppelingen en koppelplatformen documenteren voor locaties een korte lijst mogelijkheden. De eerste is 1 magazijn per koppeling, vast ingesteld bij de installatie. De tweede bestaat uit twee losse uitbreidingen voor twee tegengestelde keuzes: alle weborders op één voorkeursmagazijn boeken en de opgetelde voorraad tonen, of de webshop aan één magazijn binden en alleen die stand tonen.

Waar een mapping bestaat, is hij één op één of meer op één. Eén op meer is geen gedocumenteerde optie. Een verdeelregel ook niet: geen prioriteit, geen dichtstbijzijnde magazijn, geen gesplitste zending, geen voorraad apart per kanaal. Het dichtst in de buurt komt een buffer als één vast aantal voor alle artikelen. En wie in Exact Online met opslaglocaties werkt, leest bij een standaardkoppeling met een WMS dat die uit moeten, omdat de synchronisatie er anders op vastloopt.

Van de vijf locaties uit het voorbeeld passen er in dat model twee: Zwolle en Venlo, opgeteld. De order van 120 stuks, de verplaatsing van 30 en de 25 stuks bij bol hebben er geen plek. In een koppeling die voor jouw locaties is gebouwd zijn het instellingen die je kunt teruglezen, en laat een dry run per locatie zien welk getal naar de webshop zou gaan voordat er iets is geschreven. Dat staat bij dry run en goedkeuring. Stuur de lijst van je locaties met erbij waar elke locatie voor dient.