Deelleveringen en track-and-trace: je klant ziet per zending wat onderweg is

Eén order, twee pakketten

De webshop heeft per order één status. Het magazijn werkt per zending. Zolang elke order in één doos vertrekt, valt dat verschil niet op. Het valt op bij de order waarvan één regel niet compleet op voorraad ligt: het magazijn stuurt wat er is, de rest volgt later.

Dan zijn er drie uitkomsten mogelijk. De webshop meldt de hele order als verzonden en de klant mist een deel van zijn bestelling. De webshop meldt niets tot alles weg is en de klant krijgt een pakket zonder bericht. Of de klant krijgt per zending een bericht met de regels die erin zitten. Alleen de derde klopt met wat er in het magazijn is gebeurd.

Bij 50 orders per dag waarvan 1 op de 10 in delen vertrekt, zijn het 5 orders per dag en 25 per werkweek met een tweede zending. Elk daarvan is een vraag aan de klantenservice als het bericht niet klopt. Het verloop van een order van bestelknop tot administratie staat op orders, klanten en verzending. Deze pagina gaat over de terugweg: van het magazijn naar het ERP, de webshop en de klant.

Hoe werkt het?

Order 10482 heeft drie regels en 7 stuks. Van artikel 02215 ligt er 1 van de 4 op voorraad. Het magazijn verstuurt op 2 oktober wat er is en op 9 oktober de rest.

Zending 1 is 25,00 plus 48,00 plus 6,25 is € 79,25. Zending 2 is 3 keer 6,25 is € 18,75. Samen € 98,00, en met btw 95,89 plus 22,69 is € 118,58: het bedrag dat de klant heeft betaald.

Van zending naar bericht

Het magazijn meldt elke zending op het moment dat het label is gemaakt. Picqer doet dat met de webhook picklists.shipments.created, die per picklijst nul, één of meerdere keren kan komen. De zending zelf ziet er zo uit:

{
  "idshipment": 48217,
  "idorder": 2918,
  "carrier_key": "postnl",
  "cancelled": false,
  "parcels": [
    {
      "tracking_code": "3SBKRA0048217",
      "tracking_url": "https://tracking.example/3SBKRA0048217"
    }
  ]
}

De koppeling doet daarna drie dingen, in deze volgorde:

1. Aantallen per regel ophalen. Uit de picklijst komt per artikel amount en amount_picked: van artikel 02215 is 1 van de 4 gepickt.
2. De levering boeken in het ERP. In Exact Online is dat een GoodsDeliveries met per regel SalesOrderLineID en QuantityDelivered, en de code in TrackingNumber. De verkooporder krijgt status 20, gedeeltelijk geleverd.
3. De zending melden in de webshop. Met de regels, de aantallen, de vervoerder, de code en de link. De webshop verstuurt de verzendbevestiging.

Vervoerder, code en link

Track-and-trace is drie gegevens: de naam van de vervoerder, de code en de link. Welke van de drie de klant ziet, hangt af van wat de webshop krijgt. Shopify maakt een code klikbaar in deze volgorde: eerst de link die is meegegeven, dan een link die Shopify zelf bouwt uit de naam van de vervoerder, en als laatste een gok op basis van het formaat van de code.

Die gok is de zwakke plek. Volgens de documentatie van Shopify gebruiken meerdere vervoerders codes met hetzelfde formaat, en kan de link dan naar de verkeerde vervoerder wijzen. De koppeling stuurt daarom altijd alle drie mee.

De naam moet precies kloppen met de lijst van Shopify: PostNL, niet postnl en niet Post NL. Het magazijn gebruikt een eigen sleutel. De koppeling houdt daar een vertaaltabel voor bij, met één regel per vervoerder en per dienst waarmee je verstuurt.

Meerdere pakketten in één zending

Een zending in Picqer bestaat uit een of meer pakketten, elk met een eigen tracking_code. Zes dozen op één order zijn één zending met zes codes. Shopify neemt die aan in numbers en urls, twee lijsten waarin de code en de link op dezelfde positie bij elkaar horen. Een koppeling die alleen de eerste code doorzet, laat vijf pakketten zonder bericht onderweg zijn.

Wat er stil misgaat

De hele order wordt als verzonden gemeld. Shopify meldt alle regels van een fulfillment order als verzonden wanneer de koppeling geen regels meegeeft. De klant van order 10482 krijgt het bericht dat zijn bestelling onderweg is en vindt 4 van de 7 stuks in de doos.

Dezelfde zending komt twee keer binnen. Picqer biedt een webhook opnieuw aan als hij binnen 10 seconden geen antwoord krijgt, tot 15 keer in ongeveer 17 uur. Verwerkt de koppeling de melding twee keer, dan staat de levering dubbel in het ERP en is de voorraad 4 stuks te laag. De koppeling bewaart daarom idshipment en slaat een zending die hij al kent over. Meer hierover in wat is een webhook.

Een geannuleerd label. In Picqer kan een zending tot 5 minuten na het aanmaken worden geannuleerd. De code staat dan al in de verzendbevestiging. De koppeling verwerkt de webhook picklists.shipments.cancelled en vervangt de code zodra de nieuwe zending er is.

De deelfacturen tellen niet op. Wordt de btw per zending opnieuw berekend en afgerond, dan kan de som één cent afwijken van wat de klant heeft betaald. In het voorbeeld klopt het: 16,64 plus 3,94 is 20,58. De koppeling controleert dat bij de laatste zending en boekt een verschil op de laatste factuur. Hoe afronding werkt staat in bedragen en btw mappen.

Wat je ermee regelt

• Een bericht per zending. Met de regels en aantallen van dat pakket, en wat er nog komt.
• Vervoerder, code en link. Alle drie, met de naam van de vervoerder zoals de webshop hem kent.
• De levering in het ERP. Per zending een levering met de geleverde aantallen per orderregel en de code erbij.
• Wat nog open staat. De resterende regels blijven zichtbaar, met een verwachte datum als die bekend is. Zie backorders.
• Annuleringen en herdrukken. Een vervallen code wordt vervangen in webshop en ERP.

Komt een zending terug, dan loopt dat via retouren en creditnota's. Of een order in delen mag vertrekken hangt soms af van een akkoord: zie reserveren bij goedkeuring.

Met welke systemen

De velden zijn op 3 oktober 2026 nagelezen in de documentatie van Shopify, Picqer en Exact Online.

WooCommerce bepaalt het meeste werk. De order blijft processing tot de laatste zending weg is, en de koppeling schrijft per zending de code en de regels weg: in de extensie als die er is, anders in een notitie bij de order en een eigen veld. De verzendbevestiging per zending is in WooCommerce geen standaardbericht. Die komt uit de extensie of uit de koppeling.

Exact Online stuurt zelf een webhook bij een nieuwe levering, op het onderwerp GoodsDeliveries. Boekt het magazijn de levering rechtstreeks in Exact Online, dan is dat het startpunt en loopt de melding van daaruit naar de webshop. Het endpoint is er in Handel en Productie.

Verstuur je via Sendcloud of ligt je voorraad bij Monta, dan komt de zending uit dat systeem. Het principe is hetzelfde: één melding per zending, met de regels, de vervoerder en de code. Bij meer dan één magazijn kan een order ook splitsen voordat er iets gepickt is. Dat staat bij voorraad uit meerdere magazijnen.

Wat een standaardkoppeling hier niet doet

Standaardkoppelingen tussen webshop en ERP of boekhouding zetten de order over en later één status terug. De zending is daarin geen eigen object. Er is één status per order en hooguit één code, en de vervoerder hoort niet bij de vaste set velden.

Voor order 10482 betekent dat: de status springt op 9 oktober naar afgerond, als de laatste 3 stuks weg zijn. Over de 4 stuks van 2 oktober heeft de klant een week lang niets gehoord, behalve van de vervoerder. Of de status springt op 2 oktober, en dan gelden de 3 stuks die nog komen als geleverd.

In een koppeling die op jouw magazijn is gebouwd, is de zending het uitgangspunt. De vijf onderdelen hierboven zijn regels die je kunt nalezen, en bij elke zending staat in het dashboard wat er is doorgezet: welke regels, welke code, naar welk systeem. Vertel welk magazijnsysteem en welke webshop je hebt.