SnelStart koppeling met je webshop: orders, artikelen en voorraad in je administratie

Wat is SnelStart en welk pakket heb je?

SnelStart is een Nederlands boekhoudpakket uit Alkmaar voor het mkb, met SnelStart Web in de browser en SnelStart 12 als programma op Windows. Het wordt verkocht in pakketten die elk een stap verder gaan: inStap, inKaart, inBalans, inZicht en inControle, met inHandel als extra module voor orderpicking en verzending.

Voor een webshopkoppeling is het pakket de eerste vraag, want elk onderdeel dat de koppeling nodig heeft begint bij een ander pakket:

Een koppeling die wij voor je bouwen is een maatwerkkoppeling: hij is voor jouw administratie gemaakt en gaat via die tegel. Met inKaart of inBalans kun je wel boeken en factureren, maar geen eigen koppeling op de API aanzetten.

Wat je met SnelStart koppelt

In een koppeling met SnelStart is de webshop leidend voor orders en nieuwe klanten, en SnelStart voor artikelen, voorraad en prijsafspraken. Per stroom ligt vast welke kant de waarheid heeft; hoe je dat bepaalt staat op ERP koppeling met je webshop.

Of een webshoporder als verkooporder of als boeking landt, hangt af van hoe je werkt. Wie uit SnelStart pickt en levert, wil een order die nog door het magazijn gaat. Wie alleen de omzet wil boeken, wil een verkoopboeking die direct in de administratie staat. Welke velden per order meegaan staat op orders, klanten en verzending.

Hoe SnelStart data vrijgeeft

De B2B API en de koppelsleutel

SnelStart heeft een REST API, de B2B API, die alleen werkt met een online administratie. De toegang loopt via twee sleutels. De eerste hoort bij de ontwikkelaar: een abonnementssleutel die SnelStart afgeeft, eerst tijdelijk om te ontwikkelen en na certificering permanent. De tweede hoort bij jouw administratie: de koppelsleutel, die je in SnelStart Web genereert onder Koppelingen, bij de tegel Maatwerk.

Met die koppelsleutel vraagt de koppeling een token op bij de authenticatieserver van SnelStart:

POST /b2b/token HTTP/1.1
Host: auth.snelstart.nl
Content-Type: application/x-www-form-urlencoded

grant_type=clientkey&clientkey=<koppelsleutel van de administratie>

Elke aanroep naar b2bapi.snelstart.nl/v2/ stuurt daarna het token en de abonnementssleutel mee. Ontbreekt de abonnementssleutel, dan antwoordt de API met 401 en de melding dat de subscription key mist. De volledige API-referentie en de limieten staan op het ontwikkelaarsportaal van SnelStart, en zijn pas zichtbaar na aanmelding.

Sleutels die vervallen of wisselen

Twee situaties uit de documentatie van SnelStart houden een koppeling tegen:

Na de bouw volgt bij SnelStart een certificering van circa 12 dagen waarin SnelStart de koppeling volgt. Pas daarna geeft SnelStart een permanente maatwerksleutel af. Voor een productiekoppeling, één koppeling voor veel klanten, stelt SnelStart strengere eisen: verplicht OAuth, een webhook-URL en minstens 5 klanten bij de aanvraag.

Een lokale administratie

SnelStart 12 kan ook met een lokale administratie werken. Die draait op Microsoft SQL Server 2014 Express LocalDB, onder (localdb)\SnelStart, binnen de Windows-sessie van de gebruiker. SnelStart koppelt de database los als de administratie wordt gesloten. Een koppeling die op de database leest, werkt dus alleen terwijl die werkplek aanstaat. Voor een webshop is de online administratie met de B2B API de route.

Waar het bij SnelStart op vastloopt

Artikelcodes van maximaal 10 cijfers

Een nieuwe SnelStart-administratie accepteert artikelcodes van alleen cijfers, met een maximum van 10 tekens dat niet aan te passen is. Een webshop met SKU's als KB-2210 of EAN-codes van 13 cijfers past daar niet in. Er zijn twee oplossingen: de soort artikelcode omzetten naar cijfers en letters, voordat er artikelen of orders binnenkomen, of een vertaaltabel van SKU naar SnelStart-artikelcode in de koppeling. Welke code je als sleutel kiest staat uitgewerkt in SKU of EAN.

Daarnaast heeft elke factuurregel in SnelStart een artikel nodig, ook verzendkosten en een betaaltoeslag. De koppeling zet die regels op vaste artikelen, bijvoorbeeld 9001 voor verzending. Het artikel -1 dat in elke nieuwe administratie staat, is voor vrije tekst en bedragen zonder aantal; voor webshopregels gebruiken we het niet, omdat de omzet dan niet per soort uit te splitsen is.

Btw volgt uit de omzetgroep

De webshop stuurt per regel een btw-percentage, bijvoorbeeld 21%. SnelStart rekent anders: elk artikel hangt aan een artikelomzetgroep, die groep wijst een omzetrekening aan, en de functie van die rekening bepaalt het tarief.

Verkoop je naar het buitenland, dan bepaalt de omzetgroep ook de rekening voor landen binnen en buiten de EU. Een artikel dat in de verkeerde omzetgroep staat, boekt dus stil het verkeerde tarief, ook als de webshop het goed had. De koppeling controleert per regel of het tarief uit de webshop past bij de omzetgroep van het artikel, en zet een regel die niet klopt op de controlelijst. Meer over tarieven en codes in bedragen en btw mappen.

Afronding van regelkorting

SnelStart kan een regelkorting berekenen over het regelbedrag of over de stukprijs. Over het regelbedrag rekent SnelStart met 5 decimalen en rondt het bedrag daarna af op 2. Over de stukprijs wordt de stukprijs eerst op 2 decimalen afgerond. Bij 7 stuks van € 12,95 met 15% korting geeft dat:

• over het regelbedrag: 7 x 12,95 = 90,65, maal 0,85 = 77,0525, afgerond € 77,05
• over de stukprijs: 12,95 x 0,85 = 11,0075, afgerond 11,01, maal 7 = € 77,07

Rekent de webshop op de ene manier en SnelStart op de andere, dan wijkt de factuur 2 cent af van de betaling, en dan lukt het automatisch afletteren niet. De koppeling stelt de instelling Regelkorting in verkooporder gelijk aan de rekenwijze van de webshop.

Voorraad: vrij is technisch min gereserveerd

SnelStart toont op de artikelkaart de vrije voorraad: de technische voorraad min de gereserveerde voorraad. Dat getal gaat naar de webshop, alleen voor artikelen met het vinkje Voorraadcontrole. In inKaart tot en met inZicht wordt binnenkomende voorraad met de hand als voorraadmutatie geboekt; pas met inControle werkt de ontvangst van een inkooporder de voorraad bij. Een vergeten mutatie staat dus direct als verkeerd getal in de webshop. Welk getal je toont lees je in welke voorraad toon je in je webshop.

Platformen die we aan SnelStart koppelen

De koppeling wordt gebouwd op jouw administratie: je pakket, je omzetgroepen, je prijsafspraken. Per combinatie staat op een eigen pagina wat er specifiek speelt:

• WooCommerce SnelStart koppeling
• Magento SnelStart koppeling
• WooCommerce koppeling met je boekhoudpakket

De platformen zelf staan op WooCommerce koppeling, Shopify koppeling en Magento koppeling. Groeit je bedrijf uit SnelStart, dan staan de grotere pakketten op Exact Online koppeling en AFAS webshop koppeling. Het overzicht van alle stromen staat op koppelingen.

Wij bouwen de koppeling voor een vaste prijs, en hosten, draaien en bewaken hem daarna voor een vast bedrag per maand. Voor de livegang draait hij als dry run: je ziet per order welke relatie, welke artikelen en welke omzetgroep er in SnelStart zouden ontstaan, zonder dat er iets wordt geboekt. Vertel welk pakket en welke webshop je hebt, dan hoor je welke stromen er in jouw pakket kunnen.