Wat is een verzameldebiteur?

Een verzameldebiteur in twee zinnen

Een verzameldebiteur is een gewone debiteur met een naam als "Webshop particulieren", waarop de koppeling alle consumentenorders van één kanaal boekt. Wie de klant is, staat niet in de debiteurenlijst maar op de order: het webshopordernummer, de naam en het afleveradres.

Het alternatief is een debiteur per klant. Bij zakelijke klanten is dat nodig, want die hebben een btw-nummer, een betaalconditie en openstaande posten die je per klant wilt zien. Bij particulieren die één keer bestellen levert het vooral een lange lijst op. Een rekenvoorbeeld: een webshop met 60 particuliere orders per dag, 6 dagen per week, 52 weken. Dat zijn 60 × 6 × 52 = 18.720 orders per jaar. Komen 7 van de 10 orders van een nieuwe klant, dan maakt de koppeling 18.720 × 0,7 = 13.104 nieuwe debiteuren per jaar aan, die bijna allemaal één order en een saldo van nul hebben.

Hoe ziet een verzameldebiteur eruit in Exact Online?

In Exact Online is een verzameldebiteur een Account zoals elke andere. Een verkooporder heeft één verplicht klantveld, OrderedBy, en daar staat dan steeds dezelfde debiteur in. De gegevens van de klant gaan in de andere velden van de order:

{
  "OrderedBy": "c2f8a1e0-0000-4000-8000-000000009001",
  "DeliveryAddress": "7d41b9c3-5e12-4a6b-9f0e-2b8c4d1a6e55",
  "YourRef": "WEB-1047",
  "Description": "J. de Vries, webshoporder 1047",
  "SalesOrderLines": [
    { "Item": "a8e3c5d2-1f4b-4c9a-8e7d-6b2a9f0c3d11", "Quantity": 2, "UnitPrice": 24.75 }
  ]
}

YourRef is in Exact het veld voor de referentie van de klant. Daar komt het webshopordernummer in, met een voorvoegsel per kanaal. DeliveryAddress is geen tekstveld maar een verwijzing naar een adres dat al bij de debiteur hoort. De koppeling maakt het afleveradres dus eerst aan als adres van type 4 (Delivery) onder de verzameldebiteur. Exact controleert bij elke nieuwe aanmaak of hetzelfde adres al bestaat en geeft dan het bestaande terug, zodat een vaste klant geen tien kopieën van zijn adres krijgt. Na een jaar heeft verzameldebiteur 9001 wel duizenden afleveradressen.

Welke orders horen op een verzameldebiteur?

Niet elke order mag erop. De koppeling beslist per order aan de hand van velden die de webshop meestuurt.

De velden waarop de koppeling beslist, verschillen per webshop. WooCommerce stuurt bij een gastbestelling customer_id 0 mee. Shopify heeft het veld purchasingEntity, dat bij een B2B-order naar een bedrijfslocatie wijst. Een ingevuld btw-nummer of bedrijfsnaam is in elk platform een signaal, maar geen garantie: een particulier vult soms een bedrijfsnaam in. De regel ligt daarom vast in de koppeling, niet in een vinkje per order.

Wat je met een verzameldebiteur kwijtraakt

Een verzameldebiteur maakt de debiteurenlijst kort en kost op drie plekken overzicht.

Het saldo zegt niets meer over één klant. Staan er 40 onbetaalde orders op 9001, dan is het saldo de som van die 40. Wie moet betalen, lees je per post af aan YourRef. Voor webshoporders die bij het afrekenen zijn betaald is dat geen probleem; voor bestellen op rekening wel.

Het afletteren loopt op ordernummer in plaats van op debiteur. Een betaling van de betaalprovider of een uitbetaling van bol wordt gekoppeld aan de post met hetzelfde ordernummer of hetzelfde betalingskenmerk (PaymentReference in Exact). Ontbreekt dat nummer in de omschrijving van de bankregel, dan zijn er op een verzameldebiteur met duizenden posten tientallen kandidaten met hetzelfde bedrag.

De klanthistorie zit in de webshop, niet in het ERP. Wil je in Exact zien wat een vaste particuliere klant in drie jaar heeft gekocht, dan moet die klant een eigen debiteur hebben. Een koppeling kan dat per klant regelen: een eigen debiteur zodra iemand een account aanmaakt of voor de derde keer bestelt, verder de verzameldebiteur.

Minder API-verzoeken per order

Een verzameldebiteur scheelt ook verzoeken. Exact Online staat per app en per administratie 60 verzoeken per minuut en 5.000 per dag toe.

Bij 300 orders op een drukke dag zijn dat 1.200 verzoeken met een debiteur per klant, 24% van het dagbudget, tegen 600 met een verzameldebiteur, 12%. Op een dag als Black Friday met vijf keer zoveel orders, 1.500, is het verschil 6.000 verzoeken tegen 3.000: met een debiteur per klant loopt de koppeling dan tegen de daglimiet, nog voor voorraad en prijzen zijn bijgewerkt. Hoe die limiet werkt en wat er gebeurt als hij bereikt is, staat in Exact Online API limieten.

Wat betekent dit voor je koppeling?

Of een order op een verzameldebiteur of op een eigen debiteur komt, is een regel in de koppeling, en die regel moet vastliggen voordat de eerste order binnenkomt. Achteraf verhuizen kan in Exact niet: de besteller van een bestaande verkooporder is niet te wijzigen. Wij leggen de regel per kanaal vast, met de velden waarop hij beslist, en bouwen de matching voor zakelijke klanten erbij zodat die nooit op de verzameldebiteur belanden. Hoe dubbele debiteuren daarbij worden voorkomen, staat in dubbele klanten en debiteuren.

De koppeling draait daarna bij ons, met een log per order waarin staat op welke debiteur hij is geboekt en waarom. Hoe orders, klanten en betalingen verder lopen, staat op orders, klanten en verzending en voor Exact op de Exact Online koppeling. Vertel welke kanalen en welk boekhoudpakket je gebruikt, dan hoor je hoe de debiteuren daarin worden verdeeld.