Een Peppol-factuur versturen: wat heb je nodig?

Wat je nodig hebt

Een Peppol-factuur versturen vraagt drie dingen: een aansluiting, een adres en een geldig bestand.

De Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) onderscheidt drie manieren om aan te sluiten: via het pakket waarin je factureert, via een serviceprovider die aan dat pakket wordt gekoppeld, en via een factuurportaal waarin je de factuur met de hand invoert. Het portaal past bij een handvol facturen per jaar. Vanaf enkele tientallen per maand wil je dat de factuur zonder tussenstap uit de administratie vertrekt.

Een eigen Peppol-ID heb je voor het versturen niet nodig in het register. Verzenden vraagt geen publicatie in de SML en de SMP; alleen ontvangers staan daar. Op de factuur zelf staat je elektronisch adres wel, als verplicht veld. Hoe het netwerk en de registers werken staat in wat is Peppol.

De route van factuur tot aflevering

Tussen de knop "versturen" in je pakket en de inkoopadministratie van je klant liggen zes stappen.

1. Je maakt de factuur definitief in het ERP of boekhoudpakket.
2. Het pakket zet de factuur om naar UBL en geeft het bestand af bij het access point.
3. Het access point valideert het bestand tegen de regels van Peppol BIS Billing 3.0. Een verzendende provider is verplicht alleen geldige documenten het netwerk op te sturen.
4. Het access point zoekt het Peppol-ID van de ontvanger op: eerst in de SML, dan in de SMP van de provider van de ontvanger.
5. De factuur gaat ondertekend en versleuteld over AS4 naar het access point van de ontvanger.
6. Dat access point levert de factuur af in het systeem van de afnemer.

Stap 3 is de plek waar de meeste facturen blijven hangen. De validatie kent regels met de status fataal: één overtreding en het bestand gaat niet weg. De afkeuring komt terug met het nummer van de regel, bijvoorbeeld PEPPOL-EN16931-R003.

Na stap 6 houdt de zekerheid op. Volgens de NPa bestaat de techniek voor een terugmelding, maar wordt die nog niet in de hele keten ondersteund. Dat de factuur is afgeleverd, betekent ook niet dat hij is goedgekeurd: de afnemer kan hem in zijn eigen systeem alsnog afwijzen omdat het ordernummer niet bestaat of het bedrag afwijkt van de order.

Wat er op de factuur moet staan

Een Peppol-factuur bevat alles wat een gewone factuur bevat, plus een aantal gegevens die op een pdf vaak ontbreken zonder dat iemand het merkt. Dit is het blok van de afnemer in een factuur aan De Wit Techniek B.V.:

<cac:AccountingCustomerParty>
  <cac:Party>
    <cbc:EndpointID schemeID="0106">87654321</cbc:EndpointID>
    <cac:PostalAddress>
      <cbc:StreetName>Industrieweg 14</cbc:StreetName>
      <cbc:CityName>Zwolle</cbc:CityName>
      <cbc:PostalZone>8011 AB</cbc:PostalZone>
      <cac:Country><cbc:IdentificationCode>NL</cbc:IdentificationCode></cac:Country>
    </cac:PostalAddress>
    <cac:PartyLegalEntity>
      <cbc:RegistrationName>De Wit Techniek B.V.</cbc:RegistrationName>
      <cbc:CompanyID schemeID="0106">87654321</cbc:CompanyID>
    </cac:PartyLegalEntity>
  </cac:Party>
</cac:AccountingCustomerParty>

Per veld: waar het in je systemen vandaan moet komen en welke regel afkeurt als het ontbreekt.

Het inkoopordernummer verdient aparte aandacht. De regel eist dat er een van de twee velden is gevuld, niet dat de inhoud klopt. Een pakket dat BuyerReference standaard vult met "n.v.t." komt door de validatie, en de factuur strandt daarna bij de afnemer: zijn systeem koppelt de factuur aan de inkooporder op dat nummer, en zonder geldig nummer gaat de factuur naar handmatige verwerking. Bij de Rijksoverheid staat het ordernummer in de opdrachtbrief.

Ook de regel met de prijs heeft een vaste rekensom. Het regelbedrag moet gelijk zijn aan het aantal maal de prijs gedeeld door de prijsbasis (regel PEPPOL-EN16931-R120, met een marge van 2 cent). Voor een artikel met een prijs per 100 stuks:

<cbc:InvoicedQuantity unitCode="C62">250</cbc:InvoicedQuantity>
<cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">31.25</cbc:LineExtensionAmount>
<cac:Price>
  <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">12.50</cbc:PriceAmount>
  <cbc:BaseQuantity unitCode="C62">100</cbc:BaseQuantity>
</cac:Price>

250 × (12,50 / 100) = 31,25: de regel klopt. Laat het pakket de prijsbasis weg, dan rekent de validatie 250 × 12,50 = 3.125,00 en keurt de factuur af op een verschil van 3.093,75. De eenheid van de prijsbasis moet bovendien dezelfde zijn als die van het gefactureerde aantal (R130). Meer over eenheden staat in eenheden en verpakkingen.

Vanuit je boekhoudpakket, je ERP of je webshop

De NPa houdt bij welke pakketten Peppol ondersteunen en hoe. Een uitsnede van die lijst, stand 3 oktober 2026:

"Peppol first" betekent dat het pakket uit zichzelf Peppol kiest wanneer de klant in het register staat. Zonder die functie kies je de verzendwijze per debiteur, en een klant die later op Peppol aansluit blijft pdf's krijgen tot iemand de instelling omzet.

In Business Central loopt het via de app E-Document Core: je kiest PEPPOL BIS 3 als documentformaat en een access point bij Service Integration. Microsoft documenteert Pagero, Avalara, Logiq, SignUp en B2BRouter, elk met een eigen contract. In Exact Online en de meeste boekhoudpakketten zit de provider in het pakket en is er één contractpartner.

De webshop zelf verstuurt geen Peppol-facturen. Hij levert de order, het pakket maakt de factuur. Daar zit het gat: een order van een zakelijke klant komt de administratie binnen zonder inkoopordernummer, met het adres in één regel en op een verzameldebiteur zonder KVK-nummer. Het pakket kan Peppol, en de factuur gaat toch niet weg.

Waar het misgaat

De eerste vijf zie je direct. De laatste twee kosten tijd: de factuur lijkt verstuurd, de betaling blijft uit en de oorzaak komt pas boven water bij de aanmaning. Het adres en de bedragen zijn dezelfde problemen als bij elke orderstroom, uitgewerkt in adresvelden mappen en bedragen en btw mappen. De formaten en de verplichting staan in wat is e-facturatie.

Wat betekent dit voor je koppeling?

De aansluiting op Peppol regelt je pakket of je provider. Wat geen van beide regelt, is dat de order uit de webshop de gegevens bij zich heeft die de factuur nodig heeft. Dat is werk aan de koppeling tussen webshop en administratie: een veld voor het inkoopordernummer dat doorloopt tot op de factuur, het KVK-nummer en het Peppol-ID op de juiste debiteur, het adres gesplitst, de bedragen zo doorgegeven dat regels en totaal op elkaar aansluiten.

Wij bouwen die koppeling op jouw systemen en regels, draaien hem en bewaken hem. Een factuur die op een regel is afgekeurd staat met dat regelnummer in het dashboard, zodat hij dezelfde dag opnieuw kan. Wat er verder over de lijn gaat staat op Peppol koppeling en in het overzicht van koppelingen tussen je webshop en de systemen erachter. Vertel welke systemen je gebruikt, dan hoor je welke velden er nu ontbreken.