Wat is afletteren?

Afletteren in twee zinnen

Afletteren is in de boekhouding vastleggen welke betaling bij welke factuur hoort. Tot dat gebeurt staat de factuur als openstaande post bij de debiteur, ook als het geld al lang op je rekening staat.

In Exact Online staan die posten in de lijst met openstaande debiteuren. Via de API is dat ReceivablesList, met per post onder meer AccountCode (de debiteur), InvoiceNumber, YourRef (de referentie van de klant), Amount en DueDate. Een betaling komt binnen als regel op een bankboeking (BankEntryLines). Die regel heeft een veld OurRef: het factuurnummer waar de betaling bij hoort.

Bij een factuur die per bank wordt betaald is het werk klein. De klant maakt € 248,00 over met "factuur 26000482" in de omschrijving, het bedrag en het nummer kloppen, en de post is weg. Een webshop krijgt bijna nooit zulke betalingen. De klant betaalt bij een betaalprovider, en die betaalt jou later één bedrag uit voor alle orders van een periode, met de kosten er al af.

Waar komen de betalingen vandaan?

Een koppeling heeft drie bronnen, en voor een webshop zijn ze allemaal nodig:

CAMT.053 is het afschrift volgens ISO 20022. Waar MT940 de omschrijving als één blok tekst geeft, heeft CAMT.053 een eigen veld voor elk gegeven. Zo ziet de uitbetaling van een betaalprovider eruit op het afschrift:

<Ntry>
  <Amt Ccy="EUR">198.83</Amt>
  <CdtDbtInd>CRDT</CdtDbtInd>
  <BookgDt><Dt>2026-10-02</Dt></BookgDt>
  <NtryDtls><TxDtls>
    <RmtInf><Ustrd>07049691.2610.01</Ustrd></RmtInf>
  </TxDtls></NtryDtls>
</Ntry>

Op de bank staat alleen het totaal en een referentie. Bij Mollie is dat de reference van een settlement, die volgens de documentatie van Mollie zowel in het Mollie-account als op het bankafschrift staat. Met die referentie haalt de koppeling de settlement op. Die is per kalendermaand verdeeld in periods, met per betaalmethode de revenue en de ingehouden costs, elk als amountNet, amountVat en amountGross. De losse betalingen komen uit /settlements/{id}/payments.

Eén uitzondering staat er in Mollie's eigen documentatie: betaalmethoden die met een capture werken, zoals Klarna, staan niet in die lijst met betalingen. Die haalt de koppeling op via de captures van de settlement. Een koppeling die alleen de betalingen leest, mist die orders en laat ze open staan.

Hoe matcht een koppeling een betaling?

In een vaste volgorde, van zeker naar minder zeker. De eerste regel die precies één openstaande post oplevert, wint. Levert een regel er twee op, dan stopt het zoeken en gaat de betaling op de controlelijst.

Daarbij hoort een marge voor centen. Rondt de webshop per order af en de boekhouding per regel, dan verschillen bedragen soms € 0,01. Hoe dat ontstaat, staat in bedragen en btw mappen. Een vaste marge, bijvoorbeeld € 0,05, laat de koppeling zo'n verschil naar de grootboekrekening voor afrondingsverschillen boeken. Een groter verschil is een deelbetaling of een fout, en gaat naar de controlelijst.

Stap 3 werkt alleen als de debiteur één keer bestaat. Staat dezelfde klant er twee keer in, dan staat de factuur bij de ene en de betaling bij de andere. Hoe dat ontstaat, staat in dubbele klanten en debiteuren.

Rekenvoorbeeld: één uitbetaling, drie facturen

Een betaalprovider betaalt op 2 oktober € 198,83 uit. In de settlement staan drie betalingen en de ingehouden kosten:

• 49,95 + 120,00 + 30,05 = 200,00 aan betalingen
• 200,00 min 1,17 kosten = 198,83 op de bank

De koppeling boekt dit in vier delen. De bankregel van 198,83 gaat naar een tussenrekening voor de betaalprovider. Elke betaling wordt van die tussenrekening afgeboekt op zijn eigen factuur, met het factuurnummer in OurRef. De kosten van 1,17 gaan naar de grootboekrekening voor transactiekosten. Factuur 26000483 staat op 30,06 en is 30,05 betaald; de cent valt binnen de marge en gaat naar afrondingsverschillen.

Na afloop staat de tussenrekening op 198,83 + 1,17 min 200,00 = 0. Dat is de controle. Staat er na een uitbetaling iets op de tussenrekening, dan is er een betaling niet afgeletterd, en die staat op de controlelijst.

Bij 400 orders per week en een uitbetaling per werkdag zijn dat 5 bankregels die elk gemiddeld 80 orders bevatten. Met de hand is dat 400 regels per week overtikken. Met een uitbetaling die op nul sluit, zijn het er 0, plus de paar die op de lijst staan.

Waar het matchen misgaat

De meeste uitbetalingen sluiten in één keer. De rest valt in een vast rijtje gevallen:

Het laatste geval is een detail dat vaak pas bij de accountant opvalt. Een uitbetaling van 3 oktober kan betalingen van 28 september bevatten. De kosten daarvan horen in september, en de btw op die kosten ook.

Wat betekent dit voor je koppeling?

Afletteren is het laatste stuk van de orderstroom: order, factuur, betaling, uitbetaling. Wij bouwen de koppeling die de uitbetalingen van je betaalprovider ophaalt, ze splitst in betalingen, terugbetalingen en kosten, en ze in een vaste volgorde matcht tegen de openstaande posten in je boekhouding. Wat niet in één keer sluit, staat met de reden op een controlelijst in het dashboard, en de tussenrekening laat per uitbetaling zien of alles op nul staat.

De orderstroom van webshop naar boekhouding staat op orders, klanten en verzending; de inrichting voor Exact Online op Exact Online koppeling. Hoeveel API-verzoeken het afletteren kost naast de orders zelf, staat in Exact Online API limieten. Vertel welke betaalproviders je gebruikt, dan hoor je wat er per uitbetaling gesplitst moet worden.