Veiligheidsvoorraad instellen: hoeveel marge is verstandig?

Het korte antwoord

Wie "veiligheidsvoorraad instellen" zegt, bedoelt een van twee getallen.

Ze lijken op elkaar en ze bijten elkaar. Een veiligheidsvoorraad van 18 voor inkoop die als buffer naar de webshop gaat, haalt een artikel uit de verkoop zodra er 18 of minder liggen, terwijl die 18 juist bedoeld zijn om te verkopen. Hieronder eerst de som voor inkoop, dan die voor de kanalen.

Veiligheidsvoorraad voor inkoop: drie sommen

Artikel 20714, een koppelstuk van 22 mm. Over de laatste 13 weken verkoop je er gemiddeld 6 per werkdag, op de drukste dag 10. De leverancier levert gemiddeld in 5 werkdagen, de langste levering duurde 8. Werkdagen, geen kalenderdagen: het verschil staat in levertijd of leverdatum. Het verbruik tijdens een gemiddelde levertijd is 6 maal 5 is 30 stuks. Daar komt de veiligheidsvoorraad bij, en die kun je op drie manieren uitrekenen.

Max-min:               (10 x 8) - (6 x 5)                      = 80 - 30      = 50
Verkoop en levertijd:  1,65 x wortel(5 x 2,5² + 6² x 1,5²)     = 1,65 x 10,6  = 17,5 -> 18
Alleen verkoop:        1,65 x 2,5 x wortel(5)                  = 1,65 x 5,6   = 9,2  -> 10

De tweede en derde som gebruiken de standaardafwijking: 2,5 stuks per dag in de verkoop en 1,5 werkdag in de levertijd. De factor 1,65 hoort bij 95%: in 95 van de 100 bestelrondes is er geen tekort voordat de levering binnen is.

Drie dingen vallen op. De max-min-som rekent met de slechtste verkoopdag en de traagste levering tegelijk, en komt daardoor op 50: ruim acht werkdagen verkoop extra op de plank. De derde som vergeet dat de leverancier ook wel eens drie dagen later levert, en komt op 10. De tweede neemt beide schommelingen mee, en daarin weegt de levertijd het zwaarst: 6² maal 1,5² is 81, tegen 5 maal 2,5² is 31,25 voor de verkoop. Wie de veiligheidsvoorraad wil verlagen, haalt meer uit een betrouwbaardere leverancier dan uit een betere verkoopprognose.

In Exact Online staan beide getallen per artikel en per magazijn op ItemWarehouses: SafetyStock, door Exact omschreven als de minimale hoeveelheid die je op voorraad moet hebben, en ReorderPoint, het bestelpunt. Voor artikel 20714 met de tweede som is dat 18 en 48.

De buffer per verkoopkanaal in drie stappen

De buffer op een kanaal dekt iets anders: de verkoop die het kanaal niet ziet omdat zijn voorraadstand achterloopt. Hij gaat af van de vrije voorraad, niet van wat er fysiek ligt; welk getal dat is staat in welke voorraad toon je in je webshop. Wat er gebeurt als het toch misgaat, staat in twee klanten, het laatste exemplaar.

1. Hoe oud is de stand op elk kanaal? De eigen webshop die per wijziging een melding krijgt, loopt seconden achter. Een marktplaats die elke 15 minuten een nieuwe stand krijgt, loopt tot 15 minuten achter, plus de verwerkingstijd aan de kant van de marktplaats.
2. Hoeveel wordt er in die tijd verkocht? Op de drukste dag van het jaar, per artikelgroep, op alle andere kanalen samen.
3. Rond af naar boven en tel één stuk voor telverschillen bij artikelen die vaak worden geteld of geretourneerd.

Voor een marktplaats met een ronde van 15 minuten en drie artikelgroepen:

Daarna reken je uit wat de buffer kost: hoeveel artikelen er op het kanaal op nul staan terwijl er nog iets ligt. In dit voorbeeld hebben 45 A-artikelen 2 stuks of minder vrij en 120 B-artikelen 1 stuk of minder. Met de buffers uit de tabel staan er 45 plus 120 is 165 artikelen op nul: 4,1% van 4.000. Met één buffer van 2 voor het hele assortiment zijn het er 715, omdat ook 260 B-artikelen en 410 C-artikelen met 1 of 2 stuks verdwijnen: 17,9%. Dat verschil, 550 artikelen, is omzet die je met een regel per groep houdt.

De gevolgen per kanaal verschillen ook. Op bol telt een annulering mee in de servicenorm; een klant in je eigen B2B-portaal bel je op als het laatste stuk toch weg is. Hoe de regels per kanaal en per groep in een koppeling worden vastgelegd, staat bij veiligheidsvoorraad en buffers per kanaal.

Waar stel je het in?

Elk systeem heeft een eigen plek, met een eigen bereik. Nagelezen op 3 oktober 2026 in de documentatie van de leverancier.

Twee gevolgen. De toestanden in Shopify gelden per locatie: stuks die als veiligheidsvoorraad apart staan, tellen mee als aanwezig en niet als beschikbaar, voor de webshop en elke marktplaats die uit dezelfde locatie verkoopt. En de drempel in WooCommerce geldt voor elk product even hard. Een buffer per kanaal en per artikelgroep staat daarom in de koppeling, die het getal per kanaal uitrekent en het één keer aftrekt.

Staat er al ergens een buffer, bijvoorbeeld in het WMS of als drempel in het platform, dan hoort die bij de eerste run op nul of de koppeling trekt niets meer af. Anders gaat hij er twee keer af en is de werkelijke buffer het dubbele van wat je hebt ingesteld.

Wanneer stel je hem bij?

Een veiligheidsvoorraad klopt zolang de verkoop en de levertijd waarop hij berekend is, kloppen. Drie momenten vragen een nieuwe som:

• Seizoen en acties. Een artikel dat in december drie keer zo hard loopt, heeft voor de kanaalbuffer drie keer zo veel nodig. Een tijdelijke regel met een einddatum zet hem daarna vanzelf terug.
• Een tragere leverancier. Gaat de spreiding in de levertijd van 1,5 naar 3 werkdagen, dan wordt in de tweede som 6² maal 3² is 324 in plaats van 81, en de veiligheidsvoorraad 1,65 maal de wortel uit 355,25 is 31, in plaats van 18.
• Een snellere voorraadronde. Gaat de marktplaats van een ronde van 15 minuten naar een stand per wijziging, dan zakt de buffer van de A-groep van 2 naar 1, alleen voor telverschillen. Welke stroom per wijziging loopt en welke in rondes, staat in realtime of batch.

Wat betekent dit voor je koppeling?

De veiligheidsvoorraad voor inkoop staat in je ERP en blijft daar. De buffer per kanaal hoort in de koppeling, omdat alleen de koppeling ziet welk kanaal welke stand krijgt en hoe oud die is. Wij bouwen de koppeling met jouw regels per kanaal en per artikelgroep, met tijdelijke uitzonderingen, en zorgen dat de buffer op één plek wordt afgetrokken. Daarna draaien en bewaken we hem.

Na elke run zie je in het dashboard hoeveel artikelen door de buffer op nul staan, zodat je het getal bijstuurt op wat het kost. De uitwerking per kanaal staat op veiligheidsvoorraad en buffers, de hele voorraadstroom op voorraad en beschikbaarheid. Vertel op welke kanalen je verkoopt en waar je voorraad staat.