Wat is dropshipping?

Dropshipping in twee zinnen

Dropshipping is een manier van verkopen waarbij de webshop de order aanneemt en de leverancier het pakket rechtstreeks naar de klant stuurt. De webshop heeft het product nooit in huis, en koopt het pas in nadat de klant betaald heeft.

Voor de klant is het een gewone bestelling. Voor de gegevens is het een driehoek: de leverancier is de bron van voorraad en levertijd, de webshop verkoopt, en de order gaat terug naar de leverancier met het adres van de klant. Vier gegevens moeten over en weer:

Bij eigen voorraad komen de eerste twee uit je eigen ERP of WMS. Bij dropshipping komen ze uit het systeem van een ander bedrijf, in het formaat dat dat bedrijf kiest. Daar zit het werk.

Welke voorraad verkoop je eigenlijk?

De voorraad van de leverancier, op het moment dat hij hem voor het laatst doorgaf. De leverancier verkoopt dezelfde stuks ook aan andere winkels en via zijn eigen kanalen. Jouw webshop ziet dat pas bij het volgende bestand.

Een rekenvoorbeeld. De leverancier zet om 06:00 een bestand klaar met 7 stuks van artikel 10482. De koppeling houdt een buffer van 2 aan en zet 5 in de webshop. Tussen 06:00 en 12:00 verkoopt de leverancier 4 stuks aan anderen. Er zijn er dan nog 3, terwijl jouw webshop er 5 toont: 2 orders die de leverancier niet kan leveren. Met een bestand per uur is het verschil hooguit één uur verkoop van de leverancier oud. Met één bestand per dag kan het een hele dag oud zijn.

De buffer vangt een deel op. Hoe groot hij moet zijn, hangt af van hoe snel het artikel bij de leverancier loopt, niet bij jou. Wat het verschil is tussen fysieke, gereserveerde en vrije voorraad, staat in welke voorraad toon je in je webshop.

Twee fouten komen bij dropshipping vaker voor dan bij eigen voorraad:

• Een artikel ontbreekt in het bestand. Betekent dat nul, of dat de export van vandaag onvolledig is? Als nul behandelen zet een verkoopbaar product offline. Als onbekend behandelen laat een verouderd aantal staan. De koppeling legt die regel per leverancier vast, en houdt het bestand tegen als ineens 30% van de artikelen ontbreekt.
• Het artikelnummer klopt net niet. De leverancier gebruikt zijn eigen code, jij je SKU, en de EAN ontbreekt bij een deel. Hoe je dan matcht, staat in koppelen op SKU of op EAN. Wat er in leveranciersbestanden verder misgaat, staat in CSV- en Excel-bestanden van leveranciers.

Marktplaatsen leggen eigen grenzen op. Bij bol is de voorraad die je via de Retailer API doorgeeft (amount) een getal van 0 tot en met 999. Met managedByRetailer: false trekt bol zelf alle open orders van dat getal af; met true alleen de orders die na je laatste update zijn geplaatst. Bij dropshipping is dat het verschil tussen dubbel en enkel aftrekken, als de koppeling de open orders zelf al heeft verrekend.

Waarom de leverdatum het belangrijkste veld is

Een dropshipping-artikel is nooit morgen in huis omdat het in jouw magazijn ligt. Het is in huis als de leverancier het verstuurt en de vervoerder het bezorgt. De leverdatum die de webshop toont, is dus een som van drie dingen: de afsluittijd van de leverancier, zijn verzenddagen en de looptijd van de vervoerder.

Een voorbeeld met een leverancier die orders tot 14:00 dezelfde werkdag verstuurt en een vervoerder die er één werkdag over doet:

Dezelfde leverancier, hetzelfde artikel, en de leverdatum loopt van 1 tot 4 dagen. Een vaste tekst als "1 tot 2 werkdagen" klopt voor de eerste rij en niet voor de derde. Dat verschil tussen een levertijd (een duur) en een leverdatum (een dag op de kalender) staat in levertijd of leverdatum.

Heeft de leverancier het artikel niet, maar wel een verwachte ontvangstdatum, dan is dat de waardevolste regel in zijn bestand. Een artikel dat over twee dagen binnenkomt kan verkocht blijven met een latere leverdatum; een artikel met een datum over zes weken niet. De meeste koppelingen nemen alleen het aantal over en gooien die datum weg.

Ook hier heeft bol een eigen vocabulaire. Voor een aanbod dat je zelf verstuurt (FBR) kies je een deliveryCode uit een vaste lijst: twaalf codes van 24uurs-23 tot en met 24uurs-12, daarnaast 1-2d, 2-3d, 3-5d, 4-8d en 1-8d, en MijnLeverbelofte en VVB. Een vrij veld voor een datum is er niet. De koppeling vertaalt de afsluittijd en levertijd van de leverancier per artikel naar de code die past, en past hem aan als de leverancier zijn afsluittijd wijzigt.

Hoe komt de order bij de leverancier?

Elke leverancier heeft een eigen route. De meest voorkomende, van eenvoudig naar volledig geautomatiseerd:

In Shopify heet een partij die orders voor jou verstuurt een fulfillment service. Shopify maakt voor elke fulfillment service automatisch een eigen locatie aan, en artikelen die die service beheert worden vanaf die locatie verstuurd. Een order wordt per locatie opgesplitst in fulfillment orders. Plaatst een klant een order met één artikel uit je eigen magazijn en één van de leverancier, dan zijn dat twee fulfillment orders, twee pakketten en twee trackcodes.

De koppeling krijgt het verzoek binnen via de webhook fulfillment_orders/fulfillment_request_submitted, zet het door naar de leverancier en accepteert of weigert het verzoek in Shopify. Weigert de leverancier, bijvoorbeeld omdat het laatste stuk net weg is, dan staat de order zichtbaar als geweigerd in plaats van stil te blijven liggen. Komt de trackcode binnen, dan maakt de koppeling de verzending aan met fulfillmentCreate en krijgt de klant de verzendmail van de webshop.

Btw bij dropshipping

Waar de goederen vandaan komen, bepaalt welke btw-regel geldt. Twee regels van de Belastingdienst raken dropshipping direct, nagelezen op 3 oktober 2026:

• Goederen van buiten de EU. Importeer je verkochte goederen eerst in de EU en lever je ze daarna aan particulieren, dan kun je de btw aangeven via de Invoerregeling van het éénloketsysteem. Die geldt tot € 150 per zending, met één melding per maand.
• Verkoop via een platform. Bij platformfictie neemt de Belastingdienst aan dat de leverancier aan het platform levert en het platform aan de klant, ook als het pakket rechtstreeks van de leverancier komt. Dat geldt onder meer voor goederen van buiten de EU met een waarde tot € 150 per zending.

Voor de koppeling betekent dat een btw-code per land van levering en per herkomst, en een zendingswaarde die per pakket wordt bijgehouden. De regels voor verkoop binnen de EU, met de drempel van € 10.000, staan in btw voor webshops.

Wat betekent dit voor je koppeling?

Bij dropshipping verkoop je gegevens van iemand anders. Wij bouwen de koppeling die het bestand of de API van elke leverancier leest, de artikelen matcht, een buffer en een regel voor ontbrekende artikelen toepast, en de leverdatum uitrekent uit afsluittijd, verzenddagen en looptijd. Orders gaan in het formaat dat de leverancier aanneemt, en trackcodes komen terug in de webshop. Een bestand dat ineens een derde van de artikelen mist, wordt tegengehouden in plaats van verwerkt.

Hoe een leveranciersbestand in de webshop komt, staat op leveranciersvoorraad koppelen; hoe de leverdatum mee gaat op levertijd synchroniseren. Het overzicht van alle voorraadstromen staat op voorraad en beschikbaarheid. Vertel met welke leveranciers je werkt, dan hoor je wat hun bestanden en orderroutes aankunnen.