WooCommerce Exact Online koppeling

Wat je tussen WooCommerce en Exact Online koppelt

Bij deze combinatie bepaalt je Exact-pakket wat een WooCommerce-order in Exact wordt. Met Exact Online Boekhouden is dat een verkoopboeking of een verkoopfactuur. Met Handel of Productie kan het ook een verkooporder zijn, en dan gaan voorraad en leveringen terug naar de shop.

Het verschil tussen de drie orderroutes zit in de regels. Een verkoopboeking heeft per regel een grootboekrekening (GLAccount) en een bedrag exclusief btw (AmountFC), en geen artikel. Een verkoopfactuur en een verkooporder vragen per regel een artikel als GUID (Item). Wie van boeking naar factuur overstapt, moet dus eerst elk WooCommerce-product als artikel in Exact hebben. De keuze per pakket staat uitgewerkt op Exact Online koppeling.

Welk systeem is leidend, per gegeven

Wat WooCommerce en Exact Online anders bewaren

Een btw-percentage tegenover een btw-code

WooCommerce rekent met tarieven en geeft bedragen standaard in 2 decimalen. Exact Online vraagt per regel een btw-code uit vat/VATCodes, en elke code heeft daar zijn eigen percentage en vlaggen. Charged markeert verlegde btw en transacties binnen de EU, EUSalesListing met L zegt dat de omzet op de ICP-opgave komt. Een webshop die naar België levert heeft daarom al snel vier codes nodig: hoog tarief, laag tarief, nultarief en intracommunautaire levering met btw-nummer.

De koppeling haalt orders op met dp=4. Bij 2 decimalen wordt de btw over € 82,64 afgerond op € 17,35, en dat is terugrekenend 20,99%. Met 4 decimalen staat er € 17,3544, precies 21,00%. De code komt uit het tarief van de WooCommerce-regel en het leverland, via een tabel die bij de bouw uit jouw VATCodes wordt gevuld. Meer in bedragen en btw mappen.

Verzendkosten als regel, artikel of toeslag

WooCommerce zet verzendkosten in shipping_lines, los van de productregels. In Exact hangt de plek af van de route. Bij een verkoopboeking is het een regel op een eigen omzetrekening. Bij een verkoopfactuur of verkooporder in Handel of Productie kan het naar SalesInvoiceOrderChargeLines of SalesOrderOrderChargeLines. Die resources bestaan niet in Boekhouden, dus daar worden verzendkosten een factuurregel met een apart artikel "verzendkosten". Hetzelfde geldt voor toeslagen uit fee_lines, zoals een betaaltoeslag.

Adressen: drie vrije regels

Exact Online bewaart een adres in crm/Addresses met AddressLine1 tot en met AddressLine3 en Type 3 voor factuur of 4 voor aflevering. Er is geen apart huisnummerveld, dus address_1 en address_2 uit WooCommerce gaan ongesplitst over. Exact controleert bij een POST zelf of het adres al bestaat en geeft dan het bestaande ID terug. Een afleveradres dat gelijk is aan het factuuradres maakt de koppeling niet apart aan.

Gastbestellingen en debiteuren

Een gastbestelling heeft in WooCommerce customer_id 0. Exact heeft voor elke boeking een Customer nodig. De koppeling zoekt op Email en, bij een zakelijke order, op VATNumber, en maakt alleen een nieuwe debiteur aan als beide niets opleveren. Het enige verplichte veld voor een nieuwe debiteur is Name. Een particulier die drie keer als gast bestelt blijft zo één debiteur. Wil je particulieren niet als debiteur, dan gaan ze op een verzameldebiteur en zakelijke klanten op een eigen debiteur.

Datums en het btw-kwartaal

WooCommerce bewaart date_created in de tijdzone van de site en date_created_gmt in GMT. Een order van 00:30 op 1 oktober Nederlandse tijd staat in GMT op 30 september, 22:30. Wie het GMT-veld zonder omrekenen als EntryDate gebruikt, boekt die order in het derde kwartaal in plaats van het vierde, en daarmee in de verkeerde btw-aangifte. De koppeling rekent om naar Nederlandse tijd voordat hij boekt. Zie datums en tijdzones.

De technische werkelijkheid van deze combinatie

De getallen komen uit de documentatie van Exact Online en de WooCommerce REST API, nagelezen op 3 oktober 2026.

Het dagbudget, doorgerekend voor een shop op Boekhouden. Neem 250 orders per dag, waarvan 100 van nieuwe klanten. Per order kost het zoeken van de debiteur 1 verzoek en de verkoopboeking 1. Een nieuwe klant kost 1 extra voor de debiteur. Dat is 250 + 250 + 100 = 600 verzoeken. Op Handel met een voorraadronde elke 10 minuten via de sync-endpoints komen er 6 x 24 = 144 bij, plus 1 verzoek per order om de levering op te halen: 600 + 144 + 250 = 994. Dat is een vijfde van de 5.000. De grens zit eerder bij de minuutlimiet: na een storing van een uur staan er misschien 80 orders klaar, en die gaan in een tempo van hooguit 60 verzoeken per minuut.

Voorraad naar WooCommerce. Exact geeft CurrentStock, ReservedStock, PlanningOut en FreeStock als decimaal getal. WooCommerce schrijft alleen een geheel getal in stock_quantity, en alleen als manage_stock aanstaat. De koppeling rondt naar beneden af, schrijft alleen gewijzigde artikelen en doet dat in batches van 100: 340 gewijzigde artikelen zijn 4 verzoeken aan de WooCommerce-kant.

Fouten tellen mee. Exact staat per endpoint 10 fouten per uur toe en blokkeert de sleutel daarboven. Een order met een btw-code die in de administratie niet bestaat, die elke ronde opnieuw wordt verstuurd, legt na tien pogingen ook de goede orders stil. De koppeling valideert daarom vooraf: bestaat de btw-code, is er een dagboek, heeft elke SKU een artikel als de route dat vraagt. Meer over het budget staat in Exact Online API limieten.

Wat een standaardkoppeling hier niet doet

Standaardkoppelingen en koppelplatformen voor WooCommerce en Exact Online documenteren hun eigen grenzen. Deze komen het vaakst voor:

• Geen voorraad terug naar de shop, of alleen in de duurste variant. De boekhoudkoppelingen zetten orders door en lezen niets terug.
• Eén magazijn per koppeling, vast ingesteld bij de installatie.
• Debiteur alleen op e-mailadres, en een bestaande debiteur wordt nooit bijgewerkt. Een nieuw factuuradres of btw-nummer komt niet in Exact.
• Alleen volledige terugbetalingen, binnen 30 dagen, en alleen voor orders die de koppeling zelf heeft doorgezet.
• Velden van plugins blijven liggen. Vrije velden en meta_data van de order worden niet gelezen, omdat elke shop ze anders gebruikt.
• Prijslijsten alleen per artikel, niet op basis van een artikelgroep, en in één richting.

Een gebouwde koppeling leest de plugins die in jouw shop zitten, gebruikt de btw-codes en dagboeken van jouw administratie en zet ook gedeeltelijke terugbetalingen door. Voor het btw-nummer bij de checkout leggen we per plugin vast onder welke sleutel in meta_data het staat.

Als het misgaat

Een order die blijft falen bewaart de koppeling met de oorspronkelijke inhoud, en hij biedt hem opnieuw aan zodra de oorzaak is opgelost. Voor livegang draait hij als dry run: je ziet per order welke boeking, welke btw-code en welke debiteur er in Exact zou komen, zonder dat er iets geboekt wordt.

Wij hosten en bewaken de koppeling en passen hem aan als Exact of WooCommerce iets wijzigt. De systeemkant staat op Exact Online koppeling, de platformkant op WooCommerce koppeling, en alle stromen op koppelingen. Gebruik je een ander pakket, kijk dan op WooCommerce koppelen aan je boekhoudpakket. Verwante combinaties: Magento Exact Online koppeling en Shopify Exact Online koppeling. Vertel welk Exact-pakket en welke plugins je shop gebruikt.