Btw voor webshops: welk tarief reken je, en wanneer?

Welk tarief reken je, per klant en per land?

Een webshop kent vijf situaties. Ze staan hieronder met wat er op de order moet staan en waar de omzet terechtkomt. De regels zijn op 3 oktober 2026 nagelezen bij de Belastingdienst.

De eerste en de laatste rij zijn voor een koppeling eenvoudig: het land en het tarief bepalen de code. De drie middelste rijen hangen af van iets wat niet in de order staat. Voor rij twee en drie is dat de omzet van het hele jaar. Voor rij vier is dat de vraag of het btw-nummer van de klant echt bestaat.

Bij de goederen van buiten de EU komt er een zesde situatie bij: importeer je verkochte goederen en lever je ze meteen aan particulieren in de EU, dan geldt de Invoerregeling tot € 150 per zending, met een melding per maand. Dat speelt vooral bij dropshipping.

Wanneer ga je over de drempel van € 10.000?

De drempel geldt voor alle afstandsverkopen aan particulieren in andere EU-landen samen, per kalenderjaar en exclusief btw. Het is geen drempel per land. Volgens de Belastingdienst gelden drie regels:

• Was je omzet vorig jaar € 10.000 of lager, en verwacht je dat dit jaar ook, dan mag je Nederlandse btw rekenen.
• Gaat je omzet in de loop van het jaar over de € 10.000, dan reken je vanaf dat moment de btw van het land waar het pakket heen gaat.
• Pas na een volledig kalenderjaar met € 10.000 of minder mag je vanaf 1 januari daarna weer Nederlandse btw rekenen.

Een rekenvoorbeeld. Een webshop verkoopt elke maand voor € 1.150 exclusief btw aan particulieren in België en Duitsland. Na acht maanden is dat 8 × € 1.150 = € 9.200. In september is er nog € 800 ruimte. Een maand van 30 dagen met € 1.150 omzet is ongeveer € 38 per dag, dus de teller gaat rond 21 september over de drempel. De orders daarna krijgen het Belgische of Duitse tarief.

Het moment ligt dus midden in een maand, op een order die je vooraf niet kunt aanwijzen. De koppeling houdt daarom een teller bij van de omzet exclusief btw aan EU-particulieren, per kalenderjaar en over alle kanalen samen. Verkoop via een tweede webshop telt mee. Komt de teller boven € 10.000, dan wisselt de btw-code voor die orders en krijg je een melding, in plaats van dat je het bij de kwartaalcijfers ontdekt.

Een magazijn in een ander EU-land verandert hier niets aan. De drempel vervalt wel als je onderneming daar een vaste inrichting heeft, zoals een winkel of een werkplaats.

Hoe ziet de btw er per land uit?

Boven de drempel reken je het tarief van het land van de klant. Elk land stelt een algemeen tarief vast van minimaal 15% en één of twee verlaagde tarieven voor productgroepen die het zelf kiest. Een paar landen naast elkaar, volgens het overzicht van de Europese Commissie (laatst gecontroleerd door de Commissie op 13 juli 2026):

Dat het verlaagde tarief per land anders is, is het makkelijke deel. Lastiger is dat een product in het ene land onder het verlaagde tarief valt en in het andere onder het algemene. De koppeling werkt daarom met een tabel per productgroep en per land, niet met één tarief per product.

Het tweede besluit gaat over je prijs. Een shirt kost in je webshop € 60,50 inclusief 21% btw, dus € 50,00 plus € 10,50 btw. WooCommerce houdt standaard de prijs exclusief btw vast, zodat een Duitse klant € 50,00 plus 19% betaalt: € 59,50. Wil je dat iedereen € 60,50 betaalt, dan zet je met het filter woocommerce_adjust_non_base_location_prices de prijs inclusief btw vast. Dan verschuift de netto-omzet:

Beide keuzes zijn toegestaan. De boekhouding moet alleen weten welke de webshop maakt, anders klopt de omzet per land niet met het betaalde bedrag. Hoe bedragen, afronding en btw-codes tussen webshop en boekhouding worden gemapt, staat in bedragen en btw mappen.

Zakelijke klanten in de EU: 0% en het btw-nummer

Verkoop je aan een ondernemer in een ander EU-land en gaan de goederen daarheen, dan is dat een intracommunautaire levering. Je factuur heeft 0% btw en vermeldt het btw-identificatienummer van de klant. De levering gaat in je btw-aangifte en in de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP). De klant rekent de btw van zijn eigen land.

Het risico zit in het nummer. Blijkt bij een controle dat de klant geen ondernemer is, dan legt de Belastingdienst een naheffingsaanslag op voor de btw die je niet hebt gerekend. Het nummer controleer je in VIES, de controledienst van de Europese Commissie. Een raadpleging met je eigen btw-nummer als aanvrager geeft een raadplegingsnummer terug, dat je als bewijs bewaart.

In de webshop staat dat nummer vaak niet op een vaste plek. WooCommerce heeft in de order geen veld voor een btw-nummer; een plugin zet het in meta_data. De koppeling leest het daar en beslist op drie gegevens:

{
  "billing":  { "company": "Bakker Installatie BV", "country": "BE" },
  "shipping": { "country": "BE" },
  "total_tax": "0.00",
  "meta_data": [ { "key": "vat_number", "value": "BE0000000097" } ]
}

Alleen als het leveringsland een ander EU-land is, de order zonder btw is afgerekend en het nummer in VIES geldig is, gaat de order met de ICP-code naar de boekhouding. Klopt een van de drie niet, dan komt de order op een controlelijst met de reden erbij. Een order van € 1.240 met 0% en een ongeldig nummer is € 260,40 btw die je anders zelf betaalt.

Wat moet de boekhouding per kwartaal kunnen?

Wie de Unieregeling gebruikt, meldt één keer per kwartaal, ook in een kwartaal zonder verkopen. De melding over juli, augustus en september moet uiterlijk 31 oktober binnen zijn, en mag niet eerder dan na het kwartaal. Bedragen in een andere valuta reken je om met de koers die de Europese Centrale Bank op de laatste dag van het kwartaal publiceert. Een ingediende melding kun je niet opnieuw indienen; een correctie gaat mee in een volgende melding, tot 3 jaar later. De regels staan op de pagina over het éénloketsysteem van de Belastingdienst.

Voor de koppeling betekent dat:

• Een btw-code per land en tarief. In Exact Online heeft een btw-code daarvoor het veld OssCountry, beschikbaar als de functies voor het éénloketsysteem aan staan. 21% België en 21% Nederland zijn hetzelfde percentage en twee verschillende codes.
• Btw per land, per kwartaal. De Belastingdienst stuurt de melding en de betaling door naar elk land waar je hebt geleverd. De bedragen per land moeten uit de boekhouding komen zonder dat iemand orders met de hand telt.
• Gegevens 10 jaar bewaren. Voor de Unieregeling geldt een bewaartermijn van 10 jaar na afloop van het jaar, tegen 7 jaar normaal. De logs van de koppeling met de order, het land en de gekozen code horen daarbij.

Betalingen die bij die orders horen, moeten daarna nog worden verwerkt tegen de openstaande posten. Hoe dat gaat staat in wat is afletteren.

Wat betekent dit voor je koppeling?

De webshop rekent een tarief uit. De koppeling zorgt dat de boekhouding de juiste code krijgt: per land, per productgroep, per klanttype, met een teller voor de drempel van € 10.000 en een VIES-controle op elk btw-nummer van een zakelijke EU-klant. Orders die niet in de tabel passen, komen op een controlelijst in het dashboard in plaats van op een standaardcode.

Hoe orders, klanten en betalingen van de webshop naar de boekhouding gaan, staat op orders, klanten en verzending. Voor Exact Online staat de inrichting op Exact Online koppeling. Vertel naar welke landen je verkoopt, dan hoor je welke codes en controles je koppeling nodig heeft.