Orders, klanten en verzending
Bestellen op rekening in je B2B-webshop: kredietlimiet en betaaltermijn uit je ERP
Je zakelijke klant rekent af op rekening, met de betaaltermijn die je met hem hebt afgesproken. De checkout kent zijn kredietlimiet en zijn openstaande facturen uit het ERP, zodat een order boven de limiet wordt tegengehouden voordat hij is bevestigd.
Op rekening is een afspraak per debiteur
In de webshop is op rekening een betaalmethode: één keuze naast iDEAL en creditcard. In het ERP is het een afspraak per debiteur, die uit drie gegevens bestaat: een betaalconditie, een kredietlimiet en de stand van de openstaande facturen. De webshop kent het eerste begrip, de administratie de andere drie.
Zonder die drie gegevens accepteert de webshop elke order op rekening. Debiteur 10432 heeft een limiet van € 5.000 en er staat € 4.600 open. Hij bestelt voor € 600. De webshop bevestigt de order, het ERP houdt hem tegen, en de administratie belt een klant die zijn orderbevestiging al heeft.
Bij vijftig zakelijke klanten kent de administratie de trage betalers uit het hoofd. Bij vijfhonderd klanten zijn het 500 limieten en 500 saldi, en elk saldo verschuift bij iedere factuur, betaling en creditnota. Deze pagina gaat over die controle. De rest van de orderstroom staat op orders, klanten en verzending.
Hoe werkt het?
De koppeling brengt drie gegevens van het ERP naar de checkout: de betaalconditie, de limiet en het openstaande saldo. In Exact Online staan de eerste twee op de debiteur, samen met de blokkade:
{
"Code": "10432",
"Name": "Bakker Installatie B.V.",
"CreditLineSales": 5000,
"PaymentConditionSales": "30",
"Blocked": false
}
Het saldo komt uit ReceivablesList, de lijst met openstaande posten. Die geeft per factuur onder meer InvoiceNumber, Amount, DueDate en YourRef. De lijst is alleen te lezen.
De rekensom bij de checkout
kredietlimiet (CreditLineSales) 5.000,00
openstaande facturen (ReceivablesList) 3.900,00
orders in het ERP, nog niet gefactureerd 700,00
ruimte voor een order op rekening 400,00
Order 10482 van € 118,58 past: 400,00 min 118,58 is 281,42. Een order van € 600 komt op 5.200 en dus 200 boven de limiet. Drie dingen bepalen of de som klopt.
Bedragen inclusief btw. Openstaande posten staan inclusief btw in de administratie. Order 10482 is € 98,00 exclusief btw en telt mee voor € 118,58.
Orders die nog geen factuur zijn. De € 700 staat niet in de lijst met openstaande posten. Het zijn verkooporders met status 12 (open) of 20 (gedeeltelijk geleverd). De koppeling telt ze erbij op.
Orders die nog onderweg zijn. Twee inkopers van hetzelfde bedrijf bestellen binnen één minuut elk voor € 300. Beiden zien € 400 ruimte, samen bestellen ze € 600. De koppeling houdt daarom per debiteur bij wat er in de wachtrij staat. De tweede inkoper ziet € 100 ruimte.
De controle kost bij Exact Online twee verzoeken: de debiteur en zijn openstaande posten. Bij 200 zakelijke checkouts per dag zijn dat 400 verzoeken, 8% van het dagbudget van 5.000 verzoeken. Meer over dat budget staat in Exact Online API-limieten.
Betaalmethode, betaalconditie en betaaltermijn
Drie woorden die door elkaar worden gebruikt en in de systemen drie verschillende velden zijn. De vervaldatum is het vierde.
| Begrip | Wat het is | Veld |
|---|---|---|
| Betaalmethode | hoe de klant in de webshop afrekent | payment_method op de order in WooCommerce |
| Betaalconditie | de afspraak met de debiteur, als code in het ERP | PaymentConditionSales op de debiteur in Exact Online |
| Betaaltermijn | het aantal dagen in die conditie | PaymentDays op de betaalconditie |
| Vervaldatum | de uiterste betaaldatum van één factuur | DueDate op de factuur |
Elke betaalmethode van de webshop krijgt één betaalconditie in het ERP. Exact Online legt per conditie de manier van betalen vast: B op rekening, I incasso, K contant en Q incasso via een betaalprovider. Krijgt een order die met iDEAL is betaald de standaardconditie van de debiteur, 30 dagen op rekening, dan komt er een factuur met een vervaldatum en een betaalverzoek voor geld dat al binnen is. De betaling van de betaalprovider wordt later tegen die factuur weggeboekt. Hoe dat gaat staat in wat is afletteren.
De vervaldatum volgt uit de conditie: factuurdatum 3 oktober plus 30 dagen is 2 november. De webshop kent niet altijd dezelfde termijnen. Shopify biedt voor zakelijke klanten 7, 15, 30, 45, 60 en 90 dagen netto. Een conditie van 14 dagen bestaat daar niet. De dichtstbijzijnde is 15 dagen, en dan toont de webshop 18 oktober waar de factuur 17 oktober zegt. De koppeling neemt de vervaldatum van de factuur uit het ERP over en toont die in het account van de klant.
Achterstand is een tweede regel
De limiet zegt hoeveel er open mag staan. Achterstand zegt hoe lang. De € 3.900 van debiteur 10432 bestaat uit drie facturen:
| Factuur | Bedrag | Vervaldatum | Stand op 3 oktober |
|---|---|---|---|
| 26700318 | € 810,00 | 24 september | 9 dagen te laat |
| 26700352 | € 1.850,00 | 12 oktober | open |
| 26700391 | € 1.240,00 | 28 oktober | open |
Een regel kan bijvoorbeeld zijn: geen nieuwe order op rekening bij een factuur die meer dan 14 dagen te laat is. Op 3 oktober mag deze klant nog op rekening bestellen. Vanaf 9 oktober, dag 15, verdwijnt de betaalmethode uit zijn checkout tot factuur 26700318 is betaald. Staat Blocked op de debiteur aan, dan geldt dat direct en voor elke order.
Wat je ermee regelt
- Kredietlimiet bij de checkout. De ruimte is de limiet min openstaande facturen, min orders die nog niet gefactureerd zijn, min orders in de wachtrij.
- Blokkade bij achterstand. Op rekening verdwijnt als betaalmethode volgens jouw regel in dagen. Betalen met iDEAL blijft mogelijk.
- Betaalconditie per klant. De termijn op de orderbevestiging is die van de debiteur: 14, 30 of 60 dagen, met of zonder betalingskorting.
- Openstaande facturen in het account. De inkoper ziet factuurnummer, bedrag, vervaldatum en zijn eigen referentie uit
YourRef. - Een order boven de limiet. Per klantgroep: alleen directe betaling aanbieden, of de order door laten gaan als order ter beoordeling. Dat laatste staat bij reserveren bij goedkeuring.
Wie op rekening bestelt, bestelt bijna altijd tegen een eigen prijs. Die komt uit dezelfde debiteur. Zie klantspecifieke prijzen.
Met welke systemen
| Systeem | Waar limiet en termijn staan | Bijzonderheid |
|---|---|---|
| Exact Online | CreditLineSales, PaymentConditionSales en Blocked op de debiteur; openstaande posten in ReceivablesList |
een lege CreditLineSales betekent geen limiet, niet een limiet van nul |
| Business Central | creditLimit, balanceDue en blocked op de klant; overdueAmount in customerFinancialDetail |
blocked heeft vier waarden: leeg, Ship, Invoice en All |
| Shopify | een betaaltermijn per bedrijfslocatie; checkoutToDraft maakt van een bestelling een conceptorder ter beoordeling |
de documentatie over betaaltermijnen noemt geen kredietlimiet; een aanbetaling vragen kan alleen op Plus |
| Adobe Commerce B2B | een eigen bedrijfskrediet met credit_limit, balance, available_limit en exceed_limit |
het krediet in de webshop is een tweede saldo naast dat in het ERP |
| WooCommerce | payment_method op de order; de klant heeft 16 velden, zonder limiet of termijn |
een order met een betaling die nog bevestigd moet worden krijgt on-hold, en de voorraad is dan al afgeboekt |
De velden zijn op 3 oktober 2026 nagelezen in de documentatie van Exact Online, Shopify en Business Central.
Twee regels uit de tabel bepalen de bouw. Bij Adobe Commerce B2B houdt de webshop zelf een saldo bij via /V1/companyCredits. Een betaling die in het ERP binnenkomt, verandert dat saldo niet vanzelf. De koppeling werkt het bij na elke betaling en elke creditnota, of zet credit_limit op de ruimte die het ERP uitrekent. Bij WooCommerce en Shopify bestaat de limiet in de webshop niet. De koppeling bewaart de ruimte dan bij de klant en bepaalt daarmee welke betaalmethoden de checkout toont.
Bij Business Central zegt blocked meer dan aan of uit. Ship houdt leveringen tegen, Invoice facturen en All alles. De koppeling vertaalt elke waarde naar wat de klant in de webshop nog kan: bestellen met directe betaling, of helemaal niet.
Wat een standaardkoppeling hier niet doet
Standaardkoppelingen en koppelplatformen zetten orders in één richting over. De order gaat naar het ERP en bij de eerste order wordt een debiteur aangemaakt. De drie gegevens van deze pagina, limiet, saldo en blokkade, horen niet bij de vaste set velden die teruggaat naar de webshop. De betaalmethode krijgt één vaste betaalconditie, voor alle klanten dezelfde.
De controle gebeurt dan in het ERP, nadat de klant zijn bevestiging heeft gekregen. De order van € 600 uit het voorbeeld staat daar geblokkeerd, de klant wacht op een levering en de eerste die het merkt is de medewerker die de orderlijst naloopt.
In een koppeling die op jouw afspraken is gebouwd, zijn limiet, achterstand en betaalconditie regels die je kunt nalezen. Voor livegang draait de controle droog over de orders van de afgelopen 14 dagen: per debiteur zie je welke orders de checkout zou hebben doorgelaten en welke niet. Dat staat bij dry run en goedkeuring. Vertel welk ERP en welke webshop je hebt.
Veelgestelde vragen
Kan een klant met een betalingsachterstand nog bestellen?
Ja, alleen niet op rekening. De regel leg je zelf vast, bijvoorbeeld: geen nieuwe order op rekening zolang er een factuur meer dan 14 dagen over de vervaldatum is. De betaalmethode op rekening verdwijnt dan uit de checkout en iDEAL of creditcard blijft staan. Zodra de betaling in het ERP is verwerkt, komt de methode bij de volgende controle terug.
Hoe actueel is het saldo waar de checkout mee rekent?
De koppeling haalt de limiet en de openstaande posten op het moment van afrekenen op. Bij Exact Online kost dat twee verzoeken. Is het ERP op dat moment niet bereikbaar, dan rekent de checkout met de laatst opgehaalde stand en geldt de regel die je daarvoor hebt gekozen: accepteren tot die ruimte, of de order laten wachten op beoordeling.
Wat gebeurt er met een order boven de kredietlimiet?
Dat is een keuze per klantgroep. De checkout biedt alleen betaalmethoden aan waarbij direct wordt betaald, of de order gaat door als order ter beoordeling. In Exact Online krijgt hij dan goedkeuringsstatus 0, wacht op goedkeuring. In Shopify komt hij binnen als conceptorder. In beide gevallen ziet de klant dat de order op akkoord wacht.
Tellen orders die nog niet gefactureerd zijn mee in de limiet?
Ja. De lijst met openstaande posten bevat alleen facturen. Orders die in het ERP staan en nog niet gefactureerd zijn, en orders die nog in de wachtrij van de koppeling staan, telt de koppeling erbij op. Zonder die twee kan een klant op één dag drie orders plaatsen die elk binnen de limiet vallen en samen niet.
Welke betaaltermijn geldt als de webshop en het ERP een andere termijn tonen?
Die van het ERP. De vervaldatum op de factuur is de datum waar de administratie op aanmaant, dus die datum komt ook in het account van de klant. Kent het webshopplatform de termijn niet, zoals 14 dagen bij Shopify, dan krijgt de order de dichtstbijzijnde termijn en toont de koppeling de vervaldatum van de factuur.
Vertel wat je nodig hebt
Vertel welke systemen je gebruikt en wat je wilt verbeteren. Je krijgt binnen één werkdag een persoonlijk antwoord. We helpen je de werkzaamheden helder te krijgen en spreken de prijs en planning af voordat je iets toezegt.
- Je weet de prijs en de doorlooptijd voordat je iets toezegt
- Wij zoeken uit welke koppeling het werk uit handen neemt
- Wij verzorgen de bouw, hosting, bewaking en het onderhoud
- Je team krijgt minder overtypwerk en minder uitzoekwerk