Retouren en creditnota's: een retour klopt in je voorraad, je boekhouding en bij je klant

Een retour is vier gebeurtenissen

Een order is één gebeurtenis. Een retour is er vier, en ze vallen op verschillende dagen in verschillende systemen: de klant meldt de retour aan in de webshop, het pakket komt binnen in het magazijn, iemand controleert het artikel en het geld gaat terug. Pas na de controle weet je of het artikel weer verkoopbaar is.

Een koppeling die alleen de terugbetaling ziet, boekt die als één bedrag en zet de voorraad terug op het moment van terugbetalen. Bij 20 retouren per week gaat dat meestal goed. Bij 200 retouren per week, in de weken na de feestdagen, staan er artikelen als verkoopbaar in de webshop die nog in een retourdoos zitten, of die beschadigd zijn teruggekomen.

Hoe een order van bestelknop tot administratie loopt staat op orders, klanten en verzending. Deze pagina gaat over de weg terug.

Hoe werkt het?

De klant van order 10482 stuurt een deel terug: 1 van de 2 stuks van artikel 00482 en 2 van de 4 stuks van artikel 02215.

Hier zit de eerste valkuil. 21% van € 12,50 is € 2,625. Per regel afgerond is dat twee keer € 2,63, samen € 5,26. Over het totaal van € 25,00 is de btw € 5,25. Rekent de webshop over het totaal en het ERP per regel, dan is de creditnota één cent hoger dan de terugbetaling en sluit de post bij het afletteren niet. De koppeling neemt de bedragen van de webshop over: € 25,00 plus € 5,25 is € 30,25. Meer hierover in bedragen en btw mappen.

Van aanmelding tot creditnota

1. Aanmelding. Shopify meldt RETURNS_REQUEST. De koppeling maakt in Picqer een retour aan met per artikel een aantal en een retourreden. De stuks staan daar op expected.
2. Ontvangst en controle. Picqer meldt returns.products_received. Per stuk staat de uitkomst vast: added_to_stock of unsalable. Voor added_to_stock is een magazijn verplicht. Zonder locatie boekt Picqer de voorraad op "No specific location".
3. Creditnota. In Exact Online wordt het een verkoopfactuur van type 8021 met negatieve bedragen, met het webshopnummer en het oorspronkelijke factuurnummer in de omschrijving.
4. Terugbetaling. In Shopify een refund per regel met restockType NO_RESTOCK, omdat de voorraad al via het magazijn terug is.

Het magazijn meldt de uitkomst zo:

{
  "idwarehouse": 1,
  "return_products": [
    {"idreturn_product": 21, "status": "added_to_stock", "idlocation": 6516},
    {"idreturn_product": 22, "status": "added_to_stock", "idlocation": 6516},
    {"idreturn_product": 23, "status": "unsalable"}
  ]
}

Wie de voorraad terugzet

Vier systemen kunnen de voorraad terugzetten, en het mag er maar één zijn. Shopify doet het met restockType RETURN en een locationId. WooCommerce doet het standaard: api_restock staat op true bij een refund via de API. Adobe Commerce doet het voor de regels in return_to_stock_items. En het magazijn doet het met added_to_stock. De koppeling zet het bij één systeem aan, meestal het magazijn waar het artikel fysiek ligt, en bij de andere uit.

Wat er stil misgaat

De retour telt dubbel in de voorraad. De webshop zet bij de refund 3 stuks terug en het magazijn na controle nog eens 2. De webshop toont 5 stuks meer dan er liggen, waarvan 1 beschadigd. De volgende voorraadronde herstelt het getal, maar tot dan verkoop je wat er niet is.

Een gedeeltelijke retour wordt een volledige creditnota. WooCommerce accepteert bij een refund een amount dat voorgaat op de regels, ook als de regels iets anders optellen. Een refund van € 30,25 zonder regels geeft het ERP geen artikelen en geen btw per tarief. De koppeling bouwt de creditnota daarom uit de regels en controleert of ze optellen tot het bedrag.

De verzendkosten. Stuurt een consument de hele order terug, dan betaal je volgens de ACM ook de bezorgkosten terug, tot het bedrag van de standaardbezorging. Bij een gedeeltelijke retour hoeft dat niet. Een creditnota met bijvoorbeeld € 6,95 verzendkosten bij een retour van 3 van de 7 stuks is te hoog. De regel staat vast in de koppeling: verzendkosten alleen mee als alle regels terug zijn.

De creditnota staat los van de factuur. Een creditnota van € -30,25 op debiteur 10432 zonder verwijzing naar de factuur blijft als open post staan. Voor zakelijke klanten met bestellen op rekening verlaagt hij dan het openstaande saldo op het verkeerde moment, of te laat.

Wat je ermee regelt

• Een retour per regel en per stuk. Deelretouren met de juiste aantallen en de juiste btw, afgerond zoals de webshop rekende.
• Voorraad terug na controle. Alleen wat added_to_stock is komt terug, op de locatie waar het is goedgekeurd. Zie voorraad.
• Een creditnota bij de factuur. Met het order- en factuurnummer, zodat de post in de administratie sluit.
• Terugbetalen op jouw moment. Bij aanmelding, bij ontvangst of na controle, per kanaal of per klantgroep.
• Ruilen. Een creditregel en een nieuwe orderregel, met het verschil als terugbetaling of bijbetaling.

Komt een order in twee zendingen, dan hoort een retour bij de zending waar het artikel in zat. Dat staat bij deelleveringen en track-and-trace.

Met welke systemen

De velden zijn op 3 oktober 2026 nagelezen in de documentatie van Shopify, Picqer en WooCommerce.

In Exact Online is een gewone creditnota alleen een financiële boeking. Een directe creditnota combineert de creditnota met een voorraadmutatie, en daarvoor is het veld Warehouse verplicht. Leidt het magazijn de voorraad, dan maakt de koppeling een gewone creditnota. Leidt Exact Online de voorraad, dan een directe, pas na de controle.

Shopify kent bij een retour ook een restockingFee per regel, als percentage. Bij een consument mag je volgens de ACM kosten rekenen als het product door onnodig gebruik minder waard is geworden. Bij zakelijke klanten is het een afspraak die per klantgroep in de koppeling staat.

Wat een standaardkoppeling hier niet doet

Standaardkoppelingen tussen webshop en boekhouding zien een retour als een terugbetaling. Sommige zetten alleen volledige terugbetalingen door. Andere slaan retouren over, of kennen in hun documentatie geen creditnota. De ontvangst en de controle in het magazijn zijn in die koppelingen geen gebeurtenis.

Voor de retour uit order 10482 betekent dat: de terugbetaling van € 30,25 komt als één bedrag in de boekhouding, of komt er niet in. De 3 stuks gaan terug in de voorraad op het moment dat het geld teruggaat, ook het beschadigde stuk.

Een koppeling op jouw systemen volgt de vier gebeurtenissen apart. In het dashboard staat per retour wat er is gebeurd: aangemeld, ontvangen, 2 stuks terug in de voorraad, creditnota aangemaakt, terugbetaald. Vertel welke webshop, welk magazijn en welke administratie je hebt.