Orders, klanten en verzending
Voorraad reserveren bij goedkeuring: B2B-orders claimen pas voorraad als de order rond is
Een zakelijke order die nog op akkoord wacht, houdt geen voorraad vast die je vandaag aan een andere klant kunt leveren. De koppeling legt per soort order vast op welk moment de voorraad wordt geclaimd: bij het afrekenen, bij de goedkeuring, of tijdelijk met een einddatum.
Een order die nog geen order is
Een consument rekent af en de order is rond. Een zakelijke order is dat vaak nog niet. De verkoper moet een prijs of een aantal bevestigen, de klant zit boven zijn kredietlimiet, of de inkoopafdeling van de klant moet de aanvraag nog goedkeuren. Tussen bestellen en akkoord zit tijd, en in die tijd ligt de voorraad in het magazijn.
De vraag is van wie die voorraad dan is. Claimt de order hem bij het afrekenen, dan staan er pallets vast voor orders die misschien niet doorgaan. Claimt hij hem pas bij het akkoord, dan kan dezelfde voorraad intussen aan een andere klant zijn verkocht.
Bij vijf dealerorders per week houdt de verkoper dat zelf bij. Bij vijftig per week, tien per werkdag, die elk gemiddeld twee werkdagen op akkoord wachten, staan er op elk moment twintig orders open die wel of geen voorraad vasthouden. Hoe de order zelf door de systemen loopt staat op orders, klanten en verzending. Deze pagina gaat over het moment van de claim.
Hoe werkt het?
De koppeling kent drie momenten waarop een order voorraad kan claimen, en legt per soort order vast welk moment geldt.
| Moment | Wat er gebeurt | Wat het kost |
|---|---|---|
| Bij het afrekenen | de vrije voorraad zakt direct | voorraad staat vast voor orders die nog afgekeurd kunnen worden |
| Bij de goedkeuring | de vrije voorraad blijft staan tot het akkoord | bij het akkoord kan er te weinig zijn |
| Tijdelijk, met een einddatum | de voorraad staat vast tot een tijdstip en komt daarna vrij | de einddatum moet langer zijn dan de goedkeuring duurt |
Een voorbeeld met 14 stuks
Van artikel 00482 zijn 14 stuks vrij. Maandag om 09:10 bestelt debiteur 10432 er 10, in order 10495. De order wacht op akkoord van de verkoper. Maandag om 14:20 wil een andere klant in de webshop 6 stuks. Woensdag om 11:00 keurt de verkoper order 10495 goed.
Reserveren bij het afrekenen. Vanaf maandag 09:10 toont de webshop 14 min 10 is 4 stuks. De klant van 14:20 kan er geen 6 bestellen. De 10 stuks staan 49 uur en 50 minuten vast. Keurt de verkoper de order woensdag af, dan is in die tijd een verkoop van 6 stuks gemist.
Reserveren bij de goedkeuring. De webshop blijft 14 tonen. De klant van 14:20 bestelt 6 stuks, er blijven er 8. Woensdag om 11:00 vraagt order 10495 er 10. Er is 2 te weinig.
Tijdelijk reserveren, 48 uur. De claim van maandag 09:10 vervalt woensdag om 09:10. Het akkoord komt om 11:00, 1 uur en 50 minuten te laat. De einddatum hoort dus bij de tijd die een goedkeuring bij jou werkelijk kost.
Het tekort is in het eerste en het tweede geval even groot: 16 stuks gevraagd, 14 aanwezig. De regel bepaalt welke klant het merkt, en op welk moment.
Waar de order wacht
De goedkeuring komt uit vier richtingen, en elke richting heeft een eigen signaal waar de koppeling op reageert.
| Wie keurt goed | Waar de order wacht | Signaal voor de koppeling |
|---|---|---|
| De verkoper, in het ERP | Exact Online: verkooporder met ApprovalStatus 0 |
de status wordt 2, met Approved en Approver gevuld |
| De verkoper, in de webshop | Shopify: conceptorder, doordat checkoutToDraft aanstaat voor die bedrijfslocatie |
de conceptorder wordt een order |
| De administratie | WooCommerce: order met status on-hold |
de status wordt processing |
| De inkoopafdeling van de klant | het inkoopsysteem van de klant, na een OCI-overdracht | de inkooporder komt binnen |
Een verkooporder in Exact Online die op goedkeuring wacht ziet er zo uit:
{
"OrderNumber": 20431,
"Description": "WEB-10495",
"YourRef": "PO-2291",
"Status": 12,
"ApprovalStatus": 0,
"Approved": null,
"Approver": null
}
Exact Online kent drie waarden voor ApprovalStatus: 0 wacht op goedkeuring, 1 automatisch goedgekeurd en 2 goedgekeurd. De koppeling leest de status bij elke ronde. Springt hij van 0 naar 2, dan volgt de claim op de voorraad en gaat het bericht naar de webshop. De vierde richting, de goedkeuring bij de klant zelf, hoort bij OCI en PunchOut.
De voorraad die de webshop toont
De webshop krijgt de vrije voorraad: fysiek, min wat voor orders is toegezegd, min de buffer. Bij reserveren bij goedkeuring vallen de orders die nog wachten buiten die som. De koppeling houdt ze apart bij, zodat de verkoper bij het goedkeuren ziet wat er aan de hand is: 14 stuks fysiek, 6 toegezegd, 8 vrij, 10 in aanvraag. Welke toestanden van voorraad er zijn staat in welke voorraad toon je in je webshop. De afweging tussen de twee momenten staat uitgewerkt in reserveren bij goedkeuring of bij checkout.
Wat er stil misgaat
De reservering die een kwartier duurt. De webshop boekt bij het afrekenen 10 stuks af en toont 4. Het ERP is leidend voor de voorraad en kent de order nog niet, of telt hem niet mee omdat hij op goedkeuring wacht. De volgende voorraadronde, een kwartier later, schrijft weer 14 naar de webshop. Niemand heeft iets gewijzigd en de claim is weg. De koppeling trekt daarom wachtende orders die bij het afrekenen reserveren zelf af van het getal dat hij naar de webshop stuurt.
Een status die al voorraad afboekt. WooCommerce boekt de voorraad af zodra een order on-hold krijgt. Een order die wacht op betaling, status pending, houdt voorraad vast voor het aantal minuten van de instelling "Hold stock" en wordt daarna geannuleerd. Wie in WooCommerce bij goedkeuring reserveert, kan dus geen van beide statussen ongewijzigd gebruiken voor een order die twee dagen wacht.
Een afgekeurde order die voorraad vasthoudt. De verkoper keurt de order af in het ERP. Komt die afkeuring niet terug in de webshop, dan blijven de 10 stuks daar afgeboekt. De koppeling zet de annulering door en geeft de voorraad vrij in dezelfde stap.
Twee systemen die allebei claimen. De webshop boekt 10 af bij het afrekenen en het ERP reserveert er 10 bij het akkoord. In de som staan nu 20 stuks vast voor één order. Per stroom reserveert één systeem, het andere krijgt het getal.
Wat je ermee regelt
- Het moment per soort order. Bij het afrekenen, bij de goedkeuring of tijdelijk, gekozen op klantgroep, orderbedrag, betaalmethode of aantal.
- Een einddatum op de claim. Na bijvoorbeeld 48 uur komt de voorraad vrij en blijft de order wachten.
- Controle bij het akkoord. De vrije voorraad wordt opnieuw gelezen. Bij een tekort volgt een deellevering of een backorder volgens jouw regel.
- Afkeuren geeft voorraad vrij. De annulering gaat terug naar de webshop, met de voorraad.
- Zicht voor de verkoper. Per artikel: vrij, toegezegd en in aanvraag.
Een order die op akkoord wacht omdat de klant boven zijn limiet zit, komt van bestellen op rekening. Een goedgekeurde order die niet in één keer geleverd kan worden gaat verder bij deelleveringen en track-and-trace en backorders.
Met welke systemen
| Systeem | Wanneer voorraad wordt geclaimd | Veld |
|---|---|---|
| Shopify | bij een geplaatste order die nog niet is verzonden; bij een conceptorder alleen als je reserveert | committed; reserveInventoryUntil op de conceptorder |
| WooCommerce | bij on-hold en processing; bij pending voor de duur van "Hold stock" |
stock_quantity |
| Exact Online | nog te leveren aantallen uit verkooporders | PlannedStockOut en ProjectedStock per artikel en magazijn |
| Adobe Commerce | een reservering bij het afrekenen, die vervalt bij verzending | de verkoopbare hoeveelheid per stock |
De velden zijn op 3 oktober 2026 nagelezen in de documentatie van Shopify, Exact Online en WooCommerce.
Shopify telt committed mee in on_hand en niet in available. Een conceptorder zonder reservering laat available ongemoeid: dat is reserveren bij goedkeuring zonder dat er iets voor gebouwd hoeft te worden. Met reserveInventoryUntil wordt het een tijdelijke claim.
In Exact Online staan PlannedStockOut en ProjectedStock in het endpoint ItemWarehouses. Dat endpoint is er alleen in de edities Plus, Professional en Premium van Handel en Productie. CurrentStock is daar de voorraad inclusief wat aan verkooporders is toegezegd. Een koppeling die CurrentStock als vrije voorraad naar de webshop stuurt, verkoopt de 10 stuks van order 10495 een tweede keer.
Wat een standaardkoppeling hier niet doet
Standaardkoppelingen en koppelplatformen zetten een order door op één vast moment, bij één status, meestal betaald of in behandeling. Wat die status niet heeft, bestaat voor de koppeling niet. Een conceptorder of een order die op akkoord wacht komt niet in het ERP, dus de verkoper kan hem daar niet goedkeuren en de voorraad kent hem niet. Het moment van reserveren is dan het moment waarop het platform of het ERP dat uit zichzelf doet, voor elke order hetzelfde.
Van de drie momenten in de eerste tabel blijft er zo één over. Een einddatum op een claim, een tweede controle bij het akkoord en een regel per klantgroep zijn geen instellingen.
In een koppeling die op jouw orders is gebouwd, is het moment een regel die je kunt nalezen en wijzigen. Voor livegang draait hij droog over de orders van de afgelopen 14 dagen en laat hij per order zien wanneer de claim zou zijn gevallen en waar een tekort was ontstaan. Dat staat bij dry run en goedkeuring. Vertel hoe een zakelijke order bij jou wordt goedgekeurd.
Veelgestelde vragen
Wat ziet de klant terwijl zijn order op goedkeuring wacht?
De order staat in zijn account met de status wacht op akkoord, en met de mededeling of de voorraad voor hem is vastgezet. Bij reserveren bij goedkeuring staat erbij dat de leverdatum volgt na het akkoord. Zo weet de inkoper dat de 10 stuks nog niet van hem zijn.
Wat gebeurt er als er bij de goedkeuring te weinig voorraad is?
De koppeling controleert de vrije voorraad opnieuw op het moment van het akkoord. Zijn er 8 stuks vrij en vraagt de order er 10, dan geldt de regel die je vooraf hebt gekozen: 8 leveren en 2 in backorder met een verwachte datum, of de hele order vasthouden tot alles er is. De verkoper ziet het tekort voordat hij goedkeurt.
Kan het moment van reserveren per klant verschillen?
Ja. De regel hangt aan gegevens die op de order staan: de klantgroep, het orderbedrag, de betaalmethode of het aantal stuks. Een consumentenorder met iDEAL reserveert bij het afrekenen. Een dealerorder boven een bedrag dat je zelf kiest, wacht op akkoord en reserveert daarna. Een vaste klant kan altijd direct reserveren.
Hoe lang blijft een tijdelijke reservering staan?
Zo lang als je instelt, bijvoorbeeld 48 uur. Daarna komt de voorraad vrij en blijft de order op akkoord wachten. Shopify heeft hiervoor op een conceptorder het veld reserveInventoryUntil. In systemen zonder zo'n veld houdt de koppeling de einddatum zelf bij en geeft de voorraad op dat moment vrij.
Geldt dit ook voor een winkelmand uit een OCI-sessie?
Ja, en daar ligt de goedkeuring bij je klant. De overgedragen winkelmand is een inkoopaanvraag in zijn systeem. Pas de inkooporder die na zijn interne goedkeuring binnenkomt is een order. Tot die tijd kan hij aantallen wijzigen of de aanvraag afkeuren, dus reserveren bij de overdracht is een keuze per klant.
Vertel wat je nodig hebt
Vertel welke systemen je gebruikt en wat je wilt verbeteren. Je krijgt binnen één werkdag een persoonlijk antwoord. We helpen je de werkzaamheden helder te krijgen en spreken de prijs en planning af voordat je iets toezegt.
- Je weet de prijs en de doorlooptijd voordat je iets toezegt
- Wij zoeken uit welke koppeling het werk uit handen neemt
- Wij verzorgen de bouw, hosting, bewaking en het onderhoud
- Je team krijgt minder overtypwerk en minder uitzoekwerk