Koppelingen voor groothandel en distributie: je webshop draait mee in je bedrijfsproces

Herkenbaar?

Vijf dingen komen bij bijna elke groothandel terug.

• Duizenden artikelen. Een assortiment van 12.000 artikelen in 3 magazijnen is 36.000 voorraadregels. Een koppeling die die regels één voor één ophaalt, is na een volle ronde alweer achter.
• Prijsafspraken per klant. Een klant ziet een netto prijs die uit een prijslijst, een korting en een staffel komt. Een standaardkoppeling neemt vaak alleen de prijs per klantgroep mee, waardoor de afspraak met één debiteur niet in de webshop staat.
• Een ERP dat al jaren draait. Exact, AFAS, Business Central of een pakket voor de branche. Het ERP blijft de bron; de webshop moet zich daarnaar voegen.
• Andere eenheden dan per stuk. Kabel per haspel met een prijs per 1.000 meter, schroeven per doos van 250 met een prijs per 100 stuks.
• Klanten met een eigen inkoopsysteem. Grotere afnemers bestellen niet via je winkelmandje maar vanuit hun eigen systeem, met goedkeuring vooraf.

Elk van die punten is een datastroom met een eigen bron en een eigen limiet. Hieronder per stroom wat er over de lijn gaat en waar het vastloopt.

Wat groothandels het vaakst koppelen

Klantprijzen en staffels

In Exact Online staat een prijsafspraak in SalesItemPrices. Met een debiteur in het veld Account is het een afspraak voor die klant, het veld Quantity is de minimale afname waarvoor de prijs geldt en StartDate en EndDate begrenzen de looptijd. Een debiteur hangt aan één prijslijst tegelijk. In AFAS komt de prijs uit de GetConnector Profit_SalesPrice, te filteren op Debtor, Date en Volume, met de velden GrossPrice, Discount en Nettoprijs. De standaard API v2.0 van Business Central heeft geen resource voor prijslijsten; daar is een eigen API-pagina nodig. Hoe de lagen op elkaar stapelen staat op klantspecifieke prijzen.

Een rekenvoorbeeld met Exact Online. 250 debiteuren met gemiddeld 40 afspraken zijn 10.000 regels. Het gewone endpoint geeft 60 regels per verzoek: 10.000 / 60 = 166,7, dus 167 verzoeken, bij 60 verzoeken per minuut bijna 3 minuten en 3,3% van het dagbudget van 5.000. Het bulk-endpoint geeft 1.000 regels per verzoek: 10 verzoeken. Daarna haalt de koppeling via het sync-endpoint alleen de regels op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd.

Voorraad per magazijn en reserveren bij goedkeuring

Exact Online geeft voorraad per regel in sync/Inventory/StockPositions, met CurrentStock, ReservedStock, PlanningIn en Warehouse. De 36.000 regels uit het voorbeeld hierboven zijn bij 1.000 per verzoek 36 verzoeken voor de eerste ronde. Business Central geeft in de standaard API één getal per artikel (item.inventory); voorraad per locatie vraagt een eigen API-pagina. Welke magazijnen meetellen leg je per magazijn vast, zie meerdere magazijnen.

Een order van een dealer per pallet gaat vaak eerst langs een verkoper. De koppeling claimt de voorraad dan pas als de order is goedgekeurd, zodat een order die nog wordt besproken geen voorraad vasthoudt die een andere klant had kunnen kopen. Zie reserveren bij goedkeuring.

Orders op rekening

Een B2B-order gaat op rekening en komt in het ERP op het debiteurnummer, niet op een e-mailadres. Bij Exact Online is OrderedBy verplicht in SalesOrders, bij AFAS is het DbId in FbSales. Een debiteurcode in Exact is een tekst van 18 posities met voorloopspaties; een filter zonder die spaties vindt de klant niet. Kredietlimiet en betaaltermijn komen uit het ERP, zie bestellen op rekening.

Systemen in de groothandel

Daarnaast draaien groothandels op Exact Globe, Unit4, Kerridge en Prodin. Voor de webshop zijn dat dezelfde vragen: welke tabellen geeft het pakket vrij, via welke weg, en hoeveel verzoeken mag de koppeling doen. Het overzicht per ERP staat op ERP koppelen aan je webshop.

Aan de webshopkant gelden eigen grenzen. Shopify heeft B2B op Basic, Grow, Advanced en Plus, maar onder Plus zijn er 3 actieve catalogi. Op Plus zijn het er 10.000 per winkel en 25 per bedrijfslocatie. Een groothandel met een prijsafspraak per debiteur komt met 3 catalogi niet uit; de koppeling rekent dan de netto prijs uit en zet die per klant klaar.

Standaarden die een groothandel tegenkomt

In de technische groothandel komt de productdata vaak uit 2BA, de databank van de installatiebranche, die sinds 2004 artikelgegevens volgens ETIM uitwisselt. Een groothandel is daar afnemer en leverancier tegelijk: hij haalt de productgegevens van de fabrikant op en voegt zijn eigen handelsgegevens toe, zoals brutoprijs, verpakkingseenheid en GTIN. Meer over de bouw- en installatiekant staat op bouw en installatietechniek.

OCI staat bij AFAS op een lijst van 68 leveranciers die aan het inkoopsysteem van AFAS-gebruikers zijn gekoppeld; 12 daarvan staan als technische groothandel vermeld. In OCI heeft het veld UNIT 3 posities en PRICEUNIT 5. Een prijs per 100 stuks gaat dus als PRICE met PRICEUNIT 100, en niet als prijs per stuk met 4 decimalen.

Wat een groothandel anders maakt

Eenheden en verpakkingen

2BA beschrijft het probleem met een eenhedendriehoek: hoe je bestelt (minimum, stapgrootte, eenheid), wat de prijs is en hoeveel gebruikseenheden het artikel bevat. Twee voorbeelden uit die lijst, met een prijs als rekenvoorbeeld:

Een webshop kent per variant één prijs voor één verkoopeenheid. De koppeling rekent de prijs om naar de eenheid waarin je verkoopt en zet het minimum en de stapgrootte als bestelregel, zodat een klant geen 300 schroeven kan bestellen als je per 250 levert. Elke verkoopbare verpakking heeft volgens 2BA een eigen GTIN en artikelcode; een doos en een pallet van hetzelfde product zijn twee artikelen. Zie eenheden en verpakkingen.

Prijzen met een ingangsdatum

Leveranciers verhogen hun prijzen vaak per 1 januari. 2BA laat een leverancier per artikel prijzen met een toekomstige ingangsdatum klaarzetten, en afnemers willen die volgens 2BA drie maanden vooraf. Bij 8.000 artikelen met een nieuwe prijs zijn dat 8.000 wijzigingen die op één dag ingaan. De koppeling zet ze vooraf klaar en activeert ze op de ingangsdatum, met een dry run waarin je per artikel de oude en de nieuwe prijs ziet.

Wat dit voor je koppeling betekent

Wij bouwen de koppeling op jouw ERP, jouw productdata en jouw webshop, met jouw regels voor prijzen, magazijnen en eenheden. Per gegeven ligt vast welk systeem leidend is. Daarna hosten en bewaken we hem: elke run heeft een log en een diff, en een order die het ERP weigert blijft in de wachtrij tot hij is opgelost.

Het overzicht van alle stromen staat op koppelingen, de andere branches op branches. Vertel welk ERP en welke webshop je gebruikt, dan hoor je welke van deze stromen bij jou het meeste werk schelen.