Peppol koppeling: facturen uit je webshop en ERP rechtstreeks bij je zakelijke klant
Een Peppol koppeling zorgt dat een zakelijke order uit je webshop met inkoopordernummer, KVK-nummer en Peppol-ID in je ERP of boekhoudpakket landt, zodat de factuur die daar ontstaat zonder afkeuring over Peppol vertrekt. Inkomende Peppol-orders en -facturen komen op de juiste plek binnen. Wij bouwen, draaien en bewaken die koppeling.
Bijgewerkt op
Wat een Peppol koppeling doet
Peppol is het netwerk waarover organisaties facturen, orders en pakbonnen als gestructureerd bestand uitwisselen. Je sluit aan via een access point, en bij de meeste boekhoudpakketten en ERP's zit dat ingebouwd: van de 47 pakketten op de lijst van de Nederlandse Peppolautoriteit kunnen er 45 facturen versturen en 41 ze ontvangen. Het pakket maakt het bestand en verstuurt het.
Wat het pakket niet doet, is de gegevens verzamelen die het bestand nodig heeft. Een zakelijke order uit een webshop draagt het inkoopordernummer, het btw- en KVK-nummer en het adres van de klant op plekken waar het ERP ze niet ziet. De factuur ontstaat in een administratie die de order alleen kent zoals de koppeling hem heeft aangeleverd. Een Peppol koppeling is dat stuk: van webshop naar ERP of boekhoudpakket, zo dat de factuur compleet vertrekt, en terug voor wat er via Peppol binnenkomt. Hoe het netwerk werkt staat in wat is Peppol.
Van webshoporder tot Peppol-factuur
- Een zakelijke klant bestelt in de webshop en vult zijn inkoopordernummer in. In Shopify B2B is dat
Order.poNumber. - De koppeling zoekt de debiteur op of maakt hem aan, met btw-nummer, KVK-nummer en het Peppol-ID waaronder de klant ontvangt.
- De order komt als verkooporder in het ERP, met het inkoopordernummer in het referentieveld en het factuuradres in losse velden.
- Na levering maakt het ERP de factuur, met bedragen die aansluiten op wat de klant heeft afgerekend.
- Het access point van je pakket valideert de factuur tegen Peppol BIS Billing 3.0 en stuurt hem naar het access point van de klant.
- Keurt de validatie hem af, dan komt de reden terug met het nummer van de regel. Waar het pakket die status via zijn API teruggeeft, neemt de koppeling hem over in het dashboard.
Vier gegevens, vier plekken in de webshop. Het inkoopordernummer staat op de order, het btw-nummer op de company location (taxSettings.taxRegistrationId), het KVK-nummer heeft in Shopify geen eigen veld en komt in een metaveld, en het adres staat in billingAddress. Het Peppol-ID staat nergens in de webshop: het hoort op de debiteur in het ERP. Bij 300 zakelijke klanten is dat 300 keer een ID opzoeken en vastleggen, met de juiste schemacode, voordat de eerste factuur zonder fout vertrekt.
Wat er over de lijn gaat
Peppol is meer dan de factuur. OpenPeppol heeft vastgelegde berichten voor de hele inkoopstroom:
| Document | Richting | Peppol-specificatie | In je systemen |
|---|---|---|---|
| Factuur en creditnota | uit | BIS Billing 3.0, typecode 380 en 381 | Verkoopfactuur in het ERP |
| Order | in | BIS Ordering, transactie T01 | Verkooporder, voorraad naar de webshop |
| Orderbevestiging | uit | BIS Ordering, transactie T76 | Bevestigde regels en leverdatum |
| Pakbon | uit | BIS Despatch Advice, transactie T16 | Uitlevering, met SSCC per regel waar gevraagd |
| Inkoopfactuur | in | BIS Billing 3.0 | Inkoopadministratie, gematcht op de inkooporder |
| Factuurreactie | in en uit | BIS Invoice Response, transactie T111 | Status: geaccepteerd, afgewezen, betaald |
Welke documenten een afnemer over Peppol stuurt of wil ontvangen, staat in zijn registratie: de SMP vermeldt per documenttype welk access point het bericht aanneemt. Een afnemer die alleen voor facturen is geregistreerd, krijgt orderbevestigingen en pakbonnen op een andere manier.
Inkomende facturen lopen de andere kant op. Een leverancier die levert op een inkooporder uit je ERP, stuurt de factuur met jouw ordernummer in OrderReference. Staat dat nummer erin, dan matcht het ERP factuur en inkooporder automatisch; staat er een ander kenmerk in, dan gaat de factuur naar handmatige verwerking. Bij een dropshipleverancier die per webshoporder factureert, is dat het verschil tussen een inkoopfactuur per order en een stapel om af te vinken.
Waar het misgaat in de koppeling
De validatieregels zelf staan in een Peppol-factuur versturen. Dit zijn de oorzaken die in de koppeling tussen webshop en administratie zitten:
| Wat je ziet | Oorzaak in de koppeling |
|---|---|
| Factuur gaat als pdf in plaats van via Peppol | Debiteur zonder Peppol-ID, of pakket zonder automatische keuze voor Peppol |
| Klant niet gevonden op het netwerk | Peppol-ID met het verkeerde schema: KVK-nummer vastgelegd, klant ontvangt op btw-nummer |
| Afgekeurd op het inkoopordernummer | Nummer staat in een opmerkingenveld van de order, niet in het referentieveld |
| Afgekeurd op het KVK-nummer | Alle webshopklanten op één verzameldebiteur |
| Factuur met de verkeerde verkoper | Order in de administratie van de verkeerde BV gezet |
| Creditnota afgekeurd | Retour uit de webshop als losse creditnota, zonder verwijzing naar de factuur |
| Eén cent verschil met de betaling | Btw per regel afgerond in de webshop, per tarief op de factuur |
De laatste is een rekenregel van de norm: de btw wordt per tarief over het totaal berekend. Een webshop die per regel rekent, komt soms een cent anders uit, en dat cent verschil laat het afletteren mislukken. Uitgewerkt in bedragen en btw mappen.
Peppol naast OCI en EDI
Eén zakelijke afnemer kan drie standaarden tegelijk gebruiken, elk voor een ander deel van de inkoop:
| Standaard | Waarvoor | Wie het vraagt |
|---|---|---|
| OCI of PunchOut | Bestellen in jouw webshop vanuit het inkoopsysteem van de afnemer; de winkelmand gaat terug | Inkoopafdelingen die vanuit hun eigen inkoopsysteem bestellen |
| EDI (EANCOM) | Order, orderbevestiging, pakbon met SSCC, factuur | Retail en groothandel, volgens het GS1-profiel van de sector |
| Peppol | Factuur, en ook order en pakbon | Overheid, Belgische bedrijven, en per 2030 volgens het kabinetsplan alle Nederlandse bedrijven |
Een afnemer kan dus via OCI in je webshop bestellen, de order als EDI-bericht bevestigd willen zien en de factuur via Peppol ontvangen. Alle drie komen uit dezelfde order, en die moet in het ERP één keer bestaan. Zie OCI en PunchOut, EDI koppeling en het verschil tussen de laatste twee in Peppol of EDI.
Met welke systemen
| Pakket | Peppol volgens de NPa-lijst | Waar de koppeling op let |
|---|---|---|
| Exact Online | Versturen, ontvangen, kiest zelf Peppol als de klant erop staat | KVK-nummer en referentie op de verkooporder |
| AFAS Profit | Versturen en ontvangen | Verzendwijze per debiteur, want Profit kiest Peppol niet zelf |
| Business Central | Via de app E-Document Core en een extern access point | Documentformaat PEPPOL BIS 3 en de debiteurgegevens |
Wij bouwen de koppeling tussen je webshop en je pakket op jouw systemen en regels, hosten hem en bewaken elke order tot de factuur weg is. Overzicht van alle stromen: koppelingen. Per pakket: Exact Online koppeling, AFAS koppeling en Business Central koppeling. Vertel welke systemen je gebruikt, dan hoor je welke gegevens er voor Peppol nu ontbreken.
Veelgestelde vragen
Mijn boekhoudpakket ondersteunt Peppol. Waar is een koppeling dan voor?
Je pakket verstuurt de factuur die het zelf maakt, met de gegevens die op de order en de debiteur staan. Bij een webshoporder komen die gegevens uit de webshop: het inkoopordernummer, het KVK- en btw-nummer van de klant, het adres. De koppeling brengt ze naar de juiste velden, zodat de factuur door de validatie komt en bij de afnemer automatisch te matchen is.
Hoe kom ik aan het Peppol-ID van mijn zakelijke klanten?
Door het te vragen of op te zoeken in het register van het netwerk, en het dan vast te leggen op de debiteur, met de schemacode. Een klant die onder zijn btw-nummer (9944) staat, is onder zijn KVK-nummer (0106) niet te vinden. Hoe dat register werkt staat in wat is Peppol.
Ik heb twee BV's en één webshop. Hoe gaat dat met Peppol?
Elke BV factureert onder haar eigen KVK-nummer en heeft haar eigen Peppol-ID als ontvanger. De koppeling moet de order daarom in de administratie zetten van de BV die factureert, bijvoorbeeld op land of op klantgroep. Een factuur uit de verkeerde administratie draagt het verkeerde elektronisch adres van de verkoper.
Kunnen Peppol-orders van de overheid in mijn webshop of ERP komen?
In je ERP, als je pakket Peppol-orders kan ontvangen en als verkooporder kan inboeken; dat verschilt per pakket. De Rijksoverheid verstuurde in 2025 ruim 216.000 elektronische bestellingen, waarvan 22% via Peppol. Komt de order binnen, dan geeft de koppeling de gereserveerde voorraad door aan je webshop, net als bij elke andere verkooporder.
Geldt dit ook voor mijn Belgische klanten?
Belgische btw-plichtige bedrijven moeten sinds 1 januari 2026 Peppol-facturen kunnen ontvangen. Heb je een vestiging in België, dan moet je ze ook via Peppol sturen. Het Peppol-ID van een Belgische onderneming bevat minstens haar ondernemingsnummer, schemacode 0208. Per situatie: is Peppol verplicht?
Wat gebeurt er als een factuur wordt afgekeurd?
De provider van de verzender keurt hem af voordat hij het netwerk op gaat, met het nummer van de regel waarop hij strandt. Ligt de oorzaak in de ordergegevens, zoals een ontbrekend inkoopordernummer, dan los je het op in de bron en niet op de factuur, anders komt dezelfde fout bij de volgende order terug. Welke regels het vaakst afkeuren staat in een Peppol-factuur versturen.
Vertel wat je nodig hebt
Vertel welke systemen je gebruikt en wat je wilt verbeteren. Je krijgt binnen één werkdag een persoonlijk antwoord. We helpen je de werkzaamheden helder te krijgen en spreken de prijs en planning af voordat je iets toezegt.
- Je weet de prijs en de doorlooptijd voordat je iets toezegt
- Wij zoeken uit welke koppeling het werk uit handen neemt
- Wij verzorgen de bouw, hosting, bewaking en het onderhoud
- Je team krijgt minder overtypwerk en minder uitzoekwerk