EDI koppeling: orders van je grote afnemers landen rechtstreeks in je ERP

Wat is een EDI koppeling?

EDI staat voor Electronic Data Interchange: orders, pakbonnen en facturen gaan als gestructureerd bestand tussen het systeem van je afnemer en dat van jou. In de Nederlandse handel is het formaat meestal EANCOM 2002, de GS1-invulling van EDIFACT. De afnemer en zijn sector bepalen het profiel: welke berichten, welke velden, welke codes. De leverancier levert in dat profiel.

Een EDI koppeling is het stuk tussen dat bericht en je ERP. Ze haalt de order op uit je postbus, zet de GLN van de afnemer om naar een debiteur en de GTIN naar een artikel, maakt de verkooporder aan, en bouwt op de terugweg de pakbon en de factuur op uit wat er in het ERP gebeurt. GS1 Nederland noemt dat mapping, en schrijft erbij dat zowel de verzender als de ontvanger moet mappen. De basis staat in wat is EDI.

Welke berichten gaan er heen en weer

Rond één order lopen tot vijf berichten. Welke het zijn, bepaalt de afnemer.

Bij een afspraak met ORDERS, APERAK, DESADV en INVOIC komt er per order één bericht binnen en gaan er drie uit. Een afnemer die 200 orders per maand plaatst, levert 200 inkomende en 200 × 3 = 600 uitgaande berichten op. Elke deellevering voegt een DESADV en een INVOIC toe: bij 20 naleveringen zijn het er 600 + 20 × 2 = 640.

Het moment telt mee. De pakbon gaat volgens de GS1-handleiding voor levensmiddelen en drogisterij weg nadat de deuren van de vrachtwagen dicht zijn, en moet verwerkt zijn voordat de wagen aankomt. Hoe de pakbon is opgebouwd staat in wat is een DESADV.

Van order tot factuur in zes stappen

1. De afnemer stuurt een ORDERS. Hij komt in je postbus bij de broker, of over een eigen AS2-verbinding.
2. De koppeling haalt het bestand op, controleert de envelop (UNB tot UNZ) en de tellers, en weigert een bestand dat ze al heeft verwerkt.
3. De GLN's worden debiteur en afleveradres, de GTIN's worden artikelen in de bestelde verpakkingseenheid. De verkooporder staat in het ERP en de APERAK gaat terug.
4. Als de afnemer erom vraagt, gaat er een ORDRSP uit met de aantallen en de leverdatum die je bevestigt.
5. Na het laden bouwt de koppeling de DESADV op uit de uitlevering: per pallet een SSCC en het geladen aantal.
6. De INVOIC volgt met het ordernummer van de afnemer en het pakbonnummer, en met de aantallen uit de pakbon.

Een EDI-postbus is geen webhook: de koppeling kijkt op vaste momenten of er iets klaarstaat. Bij een ophaalronde van elke 15 minuten staat een order die om 09:04 binnenkomt om 09:15 in het ERP, 11 minuten later. Sluit je orderpicking voor levering morgen om 10:00, dan haalt een order van 09:46 die grens precies: hij staat om 10:00 in het ERP. Met een ronde van 5 minuten staat hij er om 09:50. Het interval stem je af op de besteltijden van je afnemers.

Wie het van je vraagt

EDI wordt gevraagd door de afnemer, niet door de wet. GS1 Nederland heeft EDI-handleidingen per sector, en dat zijn de sectoren waar het verzoek het vaakst komt:

Binnen een sector verschilt het per afnemer. De handleiding voor de levensmiddelen schrijft voor een levering aan een distributiecentrum een pakbon met een SSCC per pallet voor, en voor een filiaallevering een pakbon zonder SSCC. Dezelfde leverancier maakt dus twee soorten pakbon voor één afnemer.

Afnemers die geen EDI eisen maar wel elektronisch willen factureren, vragen Peppol; afnemers met een inkoopsysteem dat in je webshop bestelt, vragen OCI of PunchOut. Die drie kunnen bij één afnemer naast elkaar bestaan: OCI om te bestellen, EDI voor order en pakbon, Peppol voor de factuur. Zie Peppol koppeling en OCI en PunchOut.

Wat er aan de kant van je ERP gebeurt

De meeste werk zit niet in het bericht maar in de gegevens die het ERP moet leveren of herkennen.

Een ERP met eigen EDI-functie heeft eigen regels. AFAS Profit documenteert EDI voor het ontvangen van orders met APERAK en het versturen van DESADV en INVOIC, via het communicatieprofiel van InterCommit/OMS en alleen als Bakkerijen in de licentie zit. Volgens dezelfde helppagina moeten aan alle gegevens op de order barcodes gekoppeld zijn, ook aan verpakkingen, en weigert Profit bij import een EDI-order met positieve én negatieve aantallen. Zie AFAS EDI koppeling.

Dubbel inlezen is de stilste fout. Volgens EANCOM is een interchange uniek door afzender, ontvanger en referentie in UNB. Een koppeling die bij een herhaalde levering van dezelfde postbus alleen op bestandsnaam controleert, maakt de order twee keer aan. De koppeling controleert daarom op die drie waarden.

Broker, netwerk en koppeling: wie doet wat

GS1 Nederland adviseert één elektronische postbus per organisatie, zodat ontvangstbevestiging, pakbon en factuur naar hetzelfde adres gaan. Stuurt een logistiek dienstverlener de pakbon namens jou, dan staat zijn GLN alleen in de envelop en blijft jij in het bericht de leverancier.

Een afnemer die zich aan het GS1-profiel van zijn sector houdt, is het standaardgeval. Een buitenlandse afnemer met een eigen profiel, of een X12-afnemer in de Verenigde Staten, vraagt een eigen mapping per bericht; de 856 is een andere opbouw dan de DESADV. Wij bouwen die mapping op jouw systemen en jouw afnemers, hosten de koppeling, bewaken elk bericht tot de bevestiging binnen is en passen hem aan als een afnemer zijn profiel wijzigt. Het overzicht van alle stromen staat op koppelingen. Vertel welke afnemer om EDI vraagt, dan hoor je welke berichten en velden dat betekent.