Is Peppol verplicht?

Het antwoord per situatie

Peppol is een netwerk, en de Nederlandse wet schrijft geen netwerk voor. Wat de wet wel regelt of gaat regelen, is de e-factuur: een factuur die volgens de Europese norm EN 16931 automatisch te verwerken is. Peppol is een van de routes waarover zo'n factuur kan gaan. In België ligt dat anders: daar is Peppol voor facturen tussen bedrijven de route die de wet noemt.

Voor een Nederlandse leverancier, stand 3 oktober 2026:

Facturen aan de Nederlandse overheid

Sinds 18 april 2019 moeten aanbestedende diensten in Nederland e-facturen volgens EN 16931 kunnen ontvangen en verwerken, voor opdrachten boven de Europese aanbestedingsdrempels. Dat staat in het besluit in Staatsblad 2018, 321. Het besluit legt de plicht bij de ontvanger. De leverancier moet een e-factuur sturen als het contract dat zegt.

De Rijksoverheid zegt het wel: volgens Logius is e-factureren verplicht voor iedereen die goederen of diensten aan de Rijksoverheid levert. Peppol is daar niet de enige weg. Logius noemt drie routes:

Op elke e-factuur aan het Rijk staat het organisatie-identificatienummer (OIN) van het rijksonderdeel, een nummer van 20 cijfers dat je bij je opdrachtgever opvraagt of in de Peppol Directory opzoekt. Een pdf per e-mail telt volgens Logius niet als e-factuur.

Tussen bedrijven in Nederland: het plan voor 2030

Op 11 september 2026 heeft het kabinet besloten dat het e-facturatie en digitale rapportage voor bedrijven wil invoeren. Volgens het bericht van de Rijksoverheid:

• e-facturatie wordt verplicht per 1 juli 2030, voor binnenlandse en internationale transacties tussen bedrijven;
• digitale rapportage aan de Belastingdienst volgt per 1 juli 2031;
• ondernemers in de kleineondernemersregeling, met een omzet tot € 20.000 per kalenderjaar, zijn vrijgesteld;
• het conceptwetsvoorstel gaat in het najaar van 2026 in internetconsultatie, en het kabinet wil het wetsvoorstel voor de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer indienen;
• hoe de gegevensuitwisseling wordt ingericht, wordt nog onderzocht.

Het is een voornemen, geen wet. Welk netwerk en welk formaat de wet gaat voorschrijven, staat er niet in.

De aanleiding is het Europese pakket Btw in het digitale tijdperk (ViDA). Volgens de Europese Commissie mogen lidstaten sinds 14 april 2025 onder voorwaarden een verplichte e-factuur invoeren, en geldt de digitale rapportage voor grensoverschrijdende leveringen tussen bedrijven per 1 juli 2030. Volgens het kabinet maken ook onder meer Frankrijk, Duitsland, België, Polen en Italië gebruik van de mogelijkheid om e-facturatie voor binnenlandse transacties te verplichten. De formaten waaruit een e-factuur bestaat staan in wat is e-facturatie.

In België: sinds 1 januari 2026

Sinds 1 januari 2026 gebruiken Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde e-facturen, via Peppol en in het formaat Peppol BIS, tenzij beide partijen een ander formaat afspreken dat aan EN 16931 voldoet. Een pdf per e-mail of via een platform volstaat niet meer. De plicht geldt ook voor kleine ondernemingen in de vrijstellingsregeling, met een omzet tot € 25.000 per jaar.

Volgens de Belgische overheid zijn er een paar uitzonderingen:

Voor een Nederlandse leverancier betekent de eerste regel: zonder vestiging in België hoef je je Belgische klanten geen Peppol-factuur te sturen. Je klanten moeten Peppol-facturen wel kunnen ontvangen, dus het kan wel. Voor facturen aan de Belgische overheid geldt een eigen regel: elektronisch verplicht voor opdrachten gepubliceerd na 1 maart 2024, in de regel vanaf € 3.000 exclusief btw, en bij federale aanbestedende overheden ook daaronder.

Wat het betekent in aantallen

Neem een leverancier in Zwolle zonder vestiging in België, met 400 facturen per maand: 30 aan onderdelen van de Rijksoverheid, 250 aan Nederlandse bedrijven en 120 aan Belgische bedrijven.

Vandaag zijn 30 van de 400 facturen verplicht een e-factuur: 30 / 400 = 7,5%. Gaat het voornemen ongewijzigd door, dan geldt de plicht per 1 juli 2030 voor alle facturen tussen bedrijven, binnenlands en internationaal: 30 + 250 + 120 = 400, 100%. Wat er tussen nu en dan verschuift, is niet het pakket maar de gegevens: bij 370 extra e-facturen per maand moet elke debiteur een elektronisch adres hebben, en elke factuur een kenmerk van de klant en een adres in losse velden.

Wat "verplicht" niet zegt

Een verplichting gaat over de factuur, niet over de route. Drie punten die daardoor vaak door elkaar lopen:

• Formaat. EN 16931 schrijft de inhoud voor. Volgens de Europese Commissie ondersteunt de norm twee syntaxen: UBL 2.1 en UN/CEFACT CII. Peppol BIS Billing 3.0 is een invulling in UBL.
• Netwerk. In België is dat Peppol. In Nederland is het voor de overheid een keuze uit Peppol, het Leveranciersportaal en Digipoort, en voor 2030 nog niet bepaald.
• Order en pakbon. Geen van deze regels gaat over orders of pakbonnen. Een afnemer die EDI-berichten eist, doet dat op grond van zijn contract. Het verschil staat in Peppol of EDI.

Wat betekent dit voor je koppeling?

De verplichting raakt elke factuur die uit een webshoporder ontstaat. Het pakket maakt de e-factuur, maar alleen uit de gegevens die het heeft: het Peppol-ID en KVK-nummer van de klant, zijn inkoopordernummer, een adres met straat, postcode en plaats apart. Bij een order uit een webshop staan die gegevens vaak in het klantaccount of een opmerkingenveld, niet op de debiteur. Wat er op een Peppol-factuur moet staan, staat in een Peppol-factuur versturen.

Wij bouwen de koppeling die die gegevens van de webshop naar je ERP of boekhoudpakket brengt, zodat de factuur door de validatie komt, en draaien en bewaken hem. Meer op Peppol koppeling. Vertel welke systemen je gebruikt, dan hoor je wat er voor 2030 aan je orderstroom moet veranderen.