AFAS EDI koppeling

Wat je tussen AFAS en je afnemers koppelt

AFAS Profit is het ERP waarin je debiteuren, artikelen, orders, pakbonnen en facturen staan. Je afnemer stuurt zijn orders als EANCOM-bericht naar je EDI-postbus. De koppeling zit daartussen:

Welke van deze berichten je afnemer vraagt, staat in zijn profiel. Een uitleg van de berichten zelf staat in EDIFACT-berichten en EDI koppeling.

Welk systeem is leidend, per gegeven

Het ordernummer van de afnemer past: RfCs in FbSales heeft 100 tekens, het ordernummer in BGM maximaal 35. De verkooprelatie zelf (DbId) is verplicht en heeft 16 tekens; die zoekt de koppeling op aan de hand van de GLN.

Wat AFAS en EANCOM anders bewaren

GLN heet barcode. AFAS herkent een relatie in EDI aan het veld Barcode, en noemt de GLN in de help "EAN-adrescode". Op de verkooprelatie is dat BaCo met type VaBc 3 (EAN13). Afleveradressen hebben een eigen barcode, en een EDI-profiel kan bepalen dat berichten naar een andere GLN gaan dan die van de relatie zelf, bijvoorbeeld het distributiecentrum van een keten in plaats van elk filiaal. Met het vinkje "Adressering EDI-pakbon conform EDI-factuur" (EDDn) gaat de pakbon naar het factuuradres in plaats van naar de leverdebiteur.

Twee barcodes per artikel. Heeft een artikel bij een verkooprelatie een eigen barcode in de Itemcode verkooprelatie, dan gebruikt AFAS die in de EDI-berichten in plaats van de barcode van het artikel. Via de UpdateConnector FbItemCodeCustomer leg je per verkooprelatie een eigen itemcode (ItCu), barcode, besteleenheid (BiUn) en bestelstaffel (QuUn) vast. Een afnemer die de GTIN van de omdoos bestelt, terwijl het artikel in AFAS de GTIN van het losse stuk heeft, vindt zo toch het juiste artikel.

Aantallen en bestelstaffels. In de EDI-functie van AFAS rondt Profit bij het aanmaken van de verkooporder een aantal dat niet past bij het minimum of de bestelstaffel normaal af, naar boven of naar beneden. Een rekenvoorbeeld: de afnemer bestelt 50 stuks, de staffel is 12. 50 / 12 = 4,17, afgerond 4 staffels, dus 4 × 12 = 48 stuks in de verkooporder. De ORDERS zei 50, de pakbon en de factuur zeggen 48. Zonder ORDRSP met de code voor gewijzigd (4) en het aantal 48, ziet de afnemer een tekort van 2 stuks bij ontvangst. De koppeling legt beide aantallen naast elkaar en meldt het verschil aan de afnemer voordat de wagen rijdt.

Eén artikel op meer regels. Een afnemer die hetzelfde artikel op twee regels bestelt, bijvoorbeeld voor twee leverdata, heeft in AFAS het vinkje "EDI-verwerking met extra regelspecificatie" op de verkooprelatie nodig.

Alleen platte regels. De EDI-functie neemt alleen platte orderregels over; serienummerregels en partijregels uit het bericht worden niet overgenomen.

De technische werkelijkheid van AFAS en EDI

AFAS heeft twee routes, en welke je hebt hangt van je licentie af:

Bij de EDI-functie gebruik je per omgeving een aparte postbus bij InterCommit/OMS, en communiceer je bij meerdere omgevingen via één communicatieomgeving. Berichten gaan stuk voor stuk; valt de verzending halverwege uit, dan wordt alleen het bericht teruggedraaid dat op dat moment bezig was. In het communicatielog zie je per bericht of het is aangeboden, verzonden of vastgelopen.

Via GetConnectoren en UpdateConnectoren gelden de grenzen van de AFAS-API. Een GetConnector geeft zonder skip en take alleen de eerste 100 regels. AFAS adviseert kolommen maal regels onder 150.000 per aanroep te houden, een aanroep mag maximaal 75 MB zijn, en de documentatie noemt 5 parallelle aanroepen (de helppagina noemt er 6). Een 503 komt met een retry_after. Een ronde die elke 15 minuten nieuwe pakbonnen ophaalt, is 96 aanroepen per dag, ruim binnen die grenzen. Bestaande AFAS-tokens van het klassieke type stoppen uiterlijk 31 augustus 2027; AFAS noemt als einddatum voor bestaande tokens zowel 15 februari als 1 mei 2027, en de koppeling gaat over op OAuth voor de vroegste van de twee. Meer over Get- en UpdateConnectoren in AFAS connectoren.

Wat de EDI-functie van AFAS zelf niet doet

AFAS documenteert deze grenzen zelf:

• Alleen met Bakkerijen. Een groothandel of fabrikant zonder die module heeft de EDI-functie niet en werkt via de GetConnectoren en UpdateConnectoren.
• Positief óf negatief. Een EDI-order met positieve én negatieve aantallen wordt bij import afgewezen. Een afnemer die een retour in dezelfde order meestuurt, levert dus een afgewezen order op.
• Eén keer versturen. Een EDI-bericht gaat één keer weg. Na verzending is de order, pakbon of factuur niet meer aan te passen; een herdruk kan alleen op papier.
• Uniek alleen binnen één bestand. Bij de barcode-instellingen controleert Profit met het vinkje Uniek alleen binnen het gekozen bestand, niet of dezelfde barcode in een ander bestand voorkomt. Wie de laatst gebruikte SSCC bij het inrichten verkeerd invult, laat Profit verder nummeren vanaf een reeks die al gebruikt is.

Wat de koppeling daaraan toevoegt: de order met beide soorten aantallen wordt gesplitst of vastgehouden in plaats van afgewezen, de afwijking tussen besteld en bevestigd aantal gaat als ORDRSP terug, en elk bericht wordt pas verstuurd als de gegevens kloppen, omdat herstellen na verzending niet meer kan.

Als het misgaat

Een bericht wordt nooit stil overgeslagen. In het dashboard staat per order welke berichten binnen zijn gekomen en verstuurd, met de reden van elke weigering. Hoe de GLN's en SSCC's in de berichten staan, lees je in wat is een GLN en het SSCC-label. Voor je webshop naast AFAS is er de AFAS webshop koppeling. Vertel welke afnemer om EDI vraagt en welke AFAS-licentie je hebt, dan hoor je welke route bij jou past.