Shopify Exact Online koppeling

Wat je tussen Shopify en Exact Online koppelt

Bij Shopify gaat een groot deel van het geld via Shopify zelf: Shopify Payments int de betaling, houdt kosten in en betaalt het restant in één bedrag uit. Een Shopify Exact Online koppeling zet daarom niet alleen orders door, maar ook de uitbetalingen, zodat de bank in Exact aansluit op de facturen.

Welke orderroute je kiest, hangt van je Exact-pakket af: met Boekhouden een verkoopboeking of verkoopfactuur, met Handel of Productie ook een verkooporder met voorraad en leveringen terug. Dat staat uitgewerkt op Exact Online koppeling. Deze pagina gaat over wat Shopify anders maakt.

Welk systeem is leidend, per gegeven

Wat Shopify en Exact Online anders bewaren

Een uitbetaling tegenover losse facturen

Op je bankafschrift staat van Shopify Payments één bedrag per uitbetaling. In Exact staan daar tientallen facturen tegenover. Een uitbetaling (ShopifyPaymentsPayout) bestaat uit balance transactions, elk met een type, een amount, een fee en een net, en via associatedOrder en sourceOrderTransactionId de order waar hij bij hoort. Shopify kent meer dan 100 transactietypen; de meeste uitbetalingen bestaan uit CHARGE en REFUND, met af en toe ADJUSTMENT of een chargeback.

De koppeling zet elke uitbetaling als bankboeking in een eigen dagboek voor Shopify Payments, dat werkt als tussenrekening:

14 x CHARGE, afletteren op de facturen     +1.240,00
fee, kosten betaalverkeer                     -23,56
1 x REFUND, afletteren op de creditnota       -49,95
overboeking naar de bank                    -1.166,49
saldo tussenrekening                             0,00

De overboeking van 1.166,49 komt op de echte bank binnen en wordt daar tegen de tussenrekening afgeletterd. Het saldo van het Shopify-dagboek blijft nul zolang alles klopt. Blijft er iets staan, dan zit er een transactie in de uitbetaling die de koppeling niet kon plaatsen, en die staat op de controlelijst. Voor deze stroom vraagt de app de toegang read_shopify_payments of read_shopify_payments_accounts. Meer in wat is afletteren.

Cadeaukaarten

In Shopify is een verkochte cadeaukaart een gewone orderregel met isGiftCard op true. Wie de order zonder onderscheid doorzet, boekt de kaart als omzet met btw, en boekt bij gebruik de korting nog een keer. De koppeling zet de verkoop van een kaart op een balansrekening die je boekhouder aanwijst, met een btw-code zonder btw. Wordt de kaart gebruikt, dan is dat in Shopify een transactie op de nieuwe order. Die boekt de koppeling als betaling tegen die balansrekening, niet als korting op de omzet.

Twee bedragen voor elk bedrag

Verkoop je in meer dan één valuta, dan geeft Shopify elk bedrag als MoneyBag: shopMoney in de valuta van de winkel en presentmentMoney in de valuta van de klant. Een order in Zwitserse frank:

{
  "presentmentCurrencyCode": "CHF",
  "currentTotalPriceSet": {
    "shopMoney":        { "amount": "100.00", "currencyCode": "EUR" },
    "presentmentMoney": { "amount": "93.60",  "currencyCode": "CHF" }
  }
}

Exact heeft op een verkoopboeking Currency en Rate, en per regel AmountFC in de valuta van de boeking en AmountDC in euro's, met AmountDC = AmountFC x RateFC. Boekt de koppeling CHF 93,60 met de koers van Exact, bijvoorbeeld 1,0700, dan staat er 100,15 aan omzet terwijl Shopify met 100,00 rekende en uitbetaalt. De koppeling boekt daarom standaard shopMoney, de euro's die Shopify zelf berekende. Wil je de vreemde valuta in Exact zien, dan gaat de koers van Shopify mee als Rate. Zie bedragen en btw mappen.

Bedrijven tegenover debiteuren

Een B2B-klant is in Shopify een Company met één of meer CompanyLocation, elk met een eigen factuuradres, betalingstermijn en catalogus. In Exact is dat een debiteur in crm/Accounts, met een Code van 18 posities met voorloopspaties. Meestal wordt elke company location een eigen debiteur, omdat de factuur naar die vestiging gaat. Hoe prijzen en catalogi tussen de twee lopen staat op klantspecifieke prijzen.

Varianten en één afbeelding

Een Shopify-product heeft tot 3 opties en 2.048 varianten. Exact Online heeft geen varianten: elke maat en kleur is een eigen artikel met één afbeelding en een omschrijving van 60 tekens. Productteksten en afbeeldingen blijven daarom in Shopify, en de koppeling koppelt alleen de SKU van elke variant aan de artikelcode in Exact.

De technische werkelijkheid van deze combinatie

Nagelezen op 3 oktober 2026 in de documentatie van Shopify en Exact Online.

Het dagbudget van Exact. Neem 400 orders per dag, waarvan 150 van nieuwe klanten, op Boekhouden:

debiteur zoeken           400
verkoopboeking            400
nieuwe debiteur           150
uitbetaling               1 bankboeking per dag
totaal                    951 van de 5.000

De Shopify-kant is zelden de grens: een order ophalen kost een paar punten, en grote reeksen zoals een historische import lopen via een bulk operation, waar geen puntenlimiet op zit. De smalle kant is de minuutlimiet van Exact na een storing: 200 achterstallige orders met gemiddeld 2,4 verzoeken per order is 480 verzoeken, en dat zijn bij 60 per minuut 8 minuten.

Een webhook die verdwijnt. Shopify verwijdert een webhook-abonnement na 8 mislukte pogingen in 4 uur. Zonder controle valt de orderstroom dan stil zonder foutmelding. De koppeling vraagt daarom elk uur op welke orders sinds de vorige ronde zijn bijgewerkt, en zet een verwijderd abonnement opnieuw.

Btw-code nooit leeg. Laat je VATCode op een regel van een verkoopboeking leeg, dan neemt Exact de standaardcode van de grootboekrekening. Een regel met 9% op een omzetrekening voor 21% wordt dan stil 21%. De koppeling stuurt de code altijd mee, uit de taxLines van de Shopify-regel en het leverland. Meer over het budget staat in Exact Online API limieten.

Wat een standaardkoppeling hier niet doet

Standaardkoppelingen voor Shopify en Exact Online documenteren hun eigen grenzen:

• Geen klanten op het goedkoopste niveau. Alle verkoopboekingen gaan dan op één verzameldebiteur, ook die van zakelijke klanten met een btw-nummer.
• B2B alleen met Shopify Plus, terwijl Shopify bedrijven en company locations ook op Basic, Grow en Advanced aanbiedt.
• Vreemde valuta en meerdere magazijnen als losse uitbreiding.
• Afletteren als aparte module, per betaalprovider.
• Terugwerkend tot 60 dagen. Oudere orders gaan niet mee.

Een gebouwde koppeling zet klanten en bedrijven op eigen debiteuren, boekt de uitbetalingen in dezelfde stroom als de orders en leest ook orders van voor de start.

Als het misgaat

Een order of uitbetaling die blijft falen bewaart de koppeling met de oorspronkelijke inhoud, en hij biedt hem opnieuw aan zodra de oorzaak is opgelost. Voor livegang draait hij als dry run: je ziet per order welke boeking, btw-code en debiteur er in Exact zou komen, en per uitbetaling welke regels, zonder dat er iets geboekt wordt.

Wij hosten en bewaken de koppeling en passen hem aan als Shopify een nieuwe API-versie uitbrengt of Exact iets wijzigt. De systeemkant staat op Exact Online koppeling, de platformkant op Shopify koppeling, en alle stromen op koppelingen. Verwante combinaties: WooCommerce Exact Online koppeling, Magento Exact Online koppeling en Shopify AFAS koppeling. Vertel welk Exact-pakket en welke betaalproviders je gebruikt.