Koppelingen
Exact Online EDI koppeling
Een Exact Online EDI koppeling zet de EANCOM-orders van je afnemers als verkooporder in Exact Online en bouwt pakbon en factuur op uit de leveringen en facturen in Exact. Exact leest en schrijft zelf geen EDI-berichten; de koppeling vertaalt tussen je EDI-postbus en de REST API van Exact, binnen 60 verzoeken per minuut en 5.000 per dag.
Wat je tussen Exact Online en je afnemers koppelt
Exact Online is de administratie met je debiteuren, artikelen, verkooporders, leveringen en facturen. Je afnemer stuurt zijn orders als EANCOM-bericht naar je EDI-postbus, en verwacht bevestiging, pakbon en factuur in hetzelfde formaat terug. Exact zelf kent geen EDI-berichten: in de 435 resources van de REST API staat er geen. De koppeling vertaalt in beide richtingen:
| Stroom | Bericht | Richting | In Exact Online |
|---|---|---|---|
| Order | ORDERS |
afnemer naar Exact | SalesOrders met regels |
| Ontvangstbevestiging | APERAK |
Exact naar afnemer | Uit het antwoord op de POST |
| Orderbevestiging | ORDRSP |
Exact naar afnemer | Bevestigde regels en leverdatum |
| Pakbon | DESADV |
Exact naar afnemer | GoodsDeliveries en GoodsDeliveryLines |
| Factuur | INVOIC |
Exact naar afnemer | SalesInvoices, of Peppol vanuit Exact |
Welke berichten je afnemer vraagt, staat in zijn profiel. De berichten zelf staan uitgelegd in EDIFACT-berichten.
Welk systeem is leidend, per gegeven
| Gegeven | Leidend | Richting | Hoe het loopt |
|---|---|---|---|
| GLN van koper en winkels | Afnemer | afnemer naar Exact | GlnNumber op het account, GLN-tabel voor afleveradressen |
| Artikel en GTIN | Exact | Exact naar afnemer | Barcode op het artikel, extra GTIN's in de koppeling |
| Order en leverdatum | Afnemer | afnemer naar Exact | Per order; ordernummer in YourRef |
| Geleverd aantal | Exact of magazijnsysteem | Exact naar afnemer | QuantityDelivered per leverregel |
| SSCC per pallet | Magazijnsysteem of koppeling | naar de afnemer | Exact heeft er geen veld voor |
| Factuur | Exact | Exact naar afnemer | SalesInvoices, aantallen uit de levering |
Wat Exact Online en EANCOM anders bewaren
Het ordernummer van de afnemer. OrderNumber in Exact is een Int32, met als hoogste waarde 2.147.483.647. Het ordernummer 4500012345 van de afnemer is groter en past er niet in; in BGM mag het bovendien letters bevatten. Het gaat daarom naar YourRef, "the reference number of the customer", en Exact geeft de order een eigen nummer. Op de pakbon en de factuur zet de koppeling het nummer uit YourRef terug in RFF+ON, want daarop matcht de afnemer.
GLN's zonder adresveld. Het account heeft een veld GlnNumber; de resource Addresses heeft er geen. Een order voor een winkel moet een DeliveryAddress krijgen, en dat adres is in Exact niet op GLN te vinden. De koppeling houdt een tabel bij van GLN naar adres-ID, of zet de GLN in een vrij tekstveld van het adres. Het alternatief, een eigen account per winkel als DeliverTo, maakt van 40 winkels 40 extra debiteuren.
Eén barcode per artikel. Barcode op een artikel is één numerieke tekst. Een afnemer die de omdoos bestelt met de GTIN van de omdoos, terwijl het artikel in Exact de GTIN van het losse stuk heeft, vindt geen artikel. De extra GTIN's per verpakking staan dan in de koppeling.
Aantallen in de standaardeenheid. Quantity op een orderregel is het aantal in de standaardeenheid van het artikel. 40 omdozen van 12 stuks worden 40 × 12 = 480 stuks. Op de terugweg rekent de koppeling QuantityDelivered weer om naar omdozen, want de pakbon moet in de bestelde eenheid. Hoe dat werkt staat in eenheden en verpakkingen.
Negatief is inruil. Een negatief aantal op een verkooporderregel is in Exact een inruilregel, geen retour. Een retourregel in een EDI-order hoort daarom niet als negatieve regel in de verkooporder.
Geen SSCC. Een levering in Exact heeft een TrackingNumber en per regel batch- en serienummers, maar geen veld voor een SSCC. De SSCC's komen uit het magazijnsysteem of uit een reeks die de koppeling beheert met jouw GS1-bedrijfsnummer; zie het SSCC-label.
De technische werkelijkheid van Exact Online en EDI
Verkooporders en leveringen bestaan in de API alleen met Handel (Wholesale & Distribution) of Productie (Manufacturing). Bij het aanmaken van een order is OrderedBy verplicht, met de regels in dezelfde aanroep.
Per app en per administratie staat Exact 60 verzoeken per minuut en 5.000 per dag toe; daarboven volgt HTTP 429. Een rekenvoorbeeld met 150 EDI-orders per dag van 3 regels:
| Per order | 150 orders | Deel van 5.000 | |
|---|---|---|---|
| Order aanmaken, levering ophalen, regels ophalen, factuur ophalen | 4 | 600 | 12% |
| Plus elke keer account, adres en 3 artikelen opzoeken | 4 + 5 = 9 | 1.350 | 27% |
Het verschil van 750 verzoeken zit in stamgegevens die niet veranderen tussen twee orders. De koppeling houdt GLN's, adressen en GTIN's daarom zelf bij en ververst ze in een nachtelijke ronde. Exact heeft webhooks voor onder meer SalesOrders en GoodsDeliveries; zo'n melding bevat alleen een verwijzing, dus de levering zelf kost alsnog een verzoek. De volledige rekensom per abonnement staat in Exact Online API limieten.
Twee regels van de API raken wijzigingen. Een afgeronde verkooporder is via de API niet meer te wijzigen, en DeliverTo van een bestaande order nooit. Een ORDCHG die het afleveradres verandert, kan dus niet op de bestaande order worden doorgevoerd.
Wat Exact Online zelf niet doet
Exact Online leest en schrijft geen EANCOM. De App Store van Exact heeft een categorie EDI met zes partners, waarvan vier als EDI-software zijn aangemerkt (stand 3 oktober 2026). Zo'n app legt vast welke berichten en velden hij ondersteunt. Een afnemer met een eigen profiel, een omdoos-GTIN die niet in Barcode staat of een GLN per winkel valt dan buiten wat de app instelbaar heeft gemaakt.
Wat Exact wel zelf doet, is Peppol. Exact Online staat bij de Nederlandse Peppolautoriteit als pakket dat Peppol-facturen verstuurt en ontvangt, met Peppol first. Een afnemer die EANCOM voor order en pakbon vraagt maar een Peppol-factuur accepteert, kan zijn factuur rechtstreeks uit Exact krijgen. De status daarvan staat op de factuur in InvoiceStatusInformation. Dan blijven alleen ORDERS, APERAK en DESADV voor de koppeling.
Als het misgaat
| Wat er gebeurt | Wat de koppeling doet | Wat je ziet |
|---|---|---|
| GLN onbekend | Order blijft in de wachtrij, geen akkoord naar de afnemer | De GLN en het afleveradres dat ontbreekt |
| HTTP 429 | Wacht tot X-RateLimit-Reset en gaat in volgorde verder |
Orders met status wachtend |
| GTIN niet gevonden | Order vastgehouden, APERAK met de foutieve regel als de afnemer dat vraagt |
De regel en de GTIN |
ORDCHG op een afgeronde order |
Bericht vastgehouden | Het verschil tussen order en wijziging |
| Webhook voor een levering komt niet aan | Controleronde vindt de levering alsnog | Pakbon met het moment van versturen |
Exact telt ook fouten mee: per API-sleutel, gebruiker, administratie en endpoint zijn 10 fouten per uur toegestaan, daarna volgt een blokkade die bij herhaling langer wordt. Een koppeling die een afgewezen order blijft herhalen, sluit zichzelf daarmee buiten. Daarom gaat een order met een inhoudelijke fout niet opnieuw naar Exact, maar naar het dashboard. Meer over de koppeling met je webshop op Exact Online koppeling en over EDI op EDI koppeling. Vertel welke afnemer om EDI vraagt en welk Exact-pakket je hebt, dan hoor je welke berichten en velden dat betekent.
Veelgestelde vragen
Heeft Exact Online zelf EDI?
Nee. De REST API van Exact Online heeft 435 resources en geen daarvan leest of schrijft een EDI-bericht. In de App Store van Exact staat een categorie EDI met zes partners (stand 3 oktober 2026). Een EDI koppeling zet de berichten om naar verkooporders, leveringen en facturen via dezelfde API.
Welk Exact-pakket heb ik nodig voor EDI-orders?
Een pakket met verkooporders: Handel (Wholesale & Distribution) of Productie (Manufacturing). Met alleen Boekhouden bestaat de resource SalesOrders niet voor je administratie, en kan een EDI-order alleen als factuur landen. Voor voorraad per magazijn is een van de hogere edities nodig. Zie Exact Online: boekhouden of handel.
Waar zet ik de GLN van mijn afnemer in Exact Online?
Op het account, in het veld GlnNumber. Afleveradressen hebben in Exact geen GLN-veld. De koppeling houdt daarom een tabel bij van GLN naar adres, of gebruikt een vrij tekstveld op het adres (FreeTextField_01 tot _05). Wat een GLN is staat in wat is een GLN.
Kan Exact Online de factuur via Peppol sturen in plaats van als INVOIC?
Ja, als je afnemer dat accepteert. Exact Online staat op de lijst van de Nederlandse Peppolautoriteit als pakket dat Peppol-facturen verstuurt en ontvangt, met Peppol first. Order en pakbon blijven dan EANCOM, de factuur gaat over Peppol. Zie Peppol of EDI.
Wat gebeurt er als mijn afnemer een order wijzigt die al is uitgeleverd?
Exact Online staat niet toe dat een afgeronde verkooporder via de API wordt gewijzigd, en de afleverklant (DeliverTo) van een bestaande order is nooit te wijzigen. Een ORDCHG op zo'n order kan dus niet worden doorgevoerd. De koppeling houdt het bericht vast en toont het in het dashboard, zodat iemand met de afnemer afspreekt of het een nieuwe order wordt.
Vertel wat je nodig hebt
Vertel welke systemen je gebruikt en wat je wilt verbeteren. Je krijgt binnen één werkdag een persoonlijk antwoord. We helpen je de werkzaamheden helder te krijgen en spreken de prijs en planning af voordat je iets toezegt.
- Je weet de prijs en de doorlooptijd voordat je iets toezegt
- Wij zoeken uit welke koppeling het werk uit handen neemt
- Wij verzorgen de bouw, hosting, bewaking en het onderhoud
- Je team krijgt minder overtypwerk en minder uitzoekwerk