Alternatieven
Webwinkelfacturen alternatief: wat een koppeling op maat anders doet
Webwinkelfacturen zet webshoporders door naar je boekhoudpakket, en noemt zichzelf nadrukkelijk een financiële koppeling. Een koppeling op maat neemt de boekhouding mee en voegt toe wat daar buiten valt: voorraad en status terug naar de webshop, meer dan één magazijn, gedeeltelijke retouren en je eigen ordervelden.
Wat Webwinkelfacturen goed doet
Webwinkelfacturen is een SaaS-dienst die orders uit een webshop, kassa of marktplaats doorzet naar een boekhoudpakket. De lijst aan beide kanten is lang: WooCommerce, Shopify, Lightspeed, Magento, bol en meer als bron, Exact Online, SnelStart, Twinfield, e-Boekhouden, Moneybird en meer als doel. Je kiest twee systemen, installeert de koppeling zelf en stelt hem in via een dashboard. Alles hieronder komt uit de handleiding voor WooCommerce en Exact Online en de prijspagina, nagelezen op 3 oktober 2026.
Die handleiding is gedetailleerd. Ze noemt de WooCommerce-velden bij naam en beschrijft de controles voordat een order naar Exact gaat:
| Onderdeel | Wat Webwinkelfacturen documenteert |
|---|---|
| Interval | Minimaal eens per uur, direct als webhooks aanstaan, en elke nacht een tweede ronde voor orders die nog niet door zijn |
| Controles | Ordertotaal gelijk aan de som van de regels plus verzendkosten; btw-code bestaat in Exact; order niet eerder doorgezet |
| Btw | Btw-percentages uit [taxes] met 4 decimalen; ICP alleen bij [total_tax] 0, levering in een ander EU-land, waarna het btw-nummer wordt gecontroleerd |
| Factuurnummer | Uit vier meta-velden in vaste volgorde, beginnend bij _wcpdf_formatted_invoice_number |
| Status in Exact | Altijd Concept, zodat een fout makkelijk te herstellen is |
| Omzet per categorie | Grootboekrekening per productcategorie, advies tot 40, technisch maximum 99 |
Betalingen kunnen er tegen meerprijs bij. De koppeling zoekt dan de boeking in Exact op, voegt de betaling toe en probeert die af te letteren. Wat niet lukt, staat op het tabblad Fouten in het dashboard. Voor een webshop die vooral overtikwerk in de boekhouding wil wegnemen, is dat een complete set.
Waar de handleiding een grens trekt
Bovenaan de handleiding staat het met zoveel woorden: dit is een financiële koppeling, geen logistieke. De koppeling is volgens Webwinkelfacturen niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Exact Online, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten en voorraad. Daarnaast noemt de handleiding deze grenzen:
| Onderwerp | Wat de handleiding schrijft |
|---|---|
| Magazijn | Er is maar 1 magazijn per koppeling mogelijk |
| Debiteuren | Matching op e-mailadres; debiteuren worden aangemaakt, nooit gewijzigd |
| Artikelen | Ontbrekende producten worden aangemaakt; bestaande producten worden nooit gewijzigd |
| Retouren | Alleen volledige refunds, 30 dagen terug, alleen van orders die de koppeling zelf doorzette |
| Eigen velden | Velden in note_attribute en custom-velden worden niet uitgelezen |
| Gewijzigde order | Een order die na het doorzetten in de webshop verandert, wordt in Exact niet aangepast |
| Volume | Onbeperkt abonnement: tot ongeveer 50.000 transacties per jaar, met fair use |
De reden voor de eigen velden geeft Webwinkelfacturen zelf: webshops gebruiken die velden verschillend, en de koppeling moet voor iedereen werken. Dat is de keuze van een dienst die met dezelfde code veel combinaties van webshop en boekhoudpakket bedient. Voor een webshop die een inkoopordernummer van de klant, een afleverdatum of een kostenplaats in een eigen veld bewaart, betekent het dat die waarde in Exact ontbreekt.
Een voorbeeld: één artikel retour
Een klant bestelt in WooCommerce drie stuks van artikel 10482 à 50,00 excl. btw. De order is 150,00 plus 31,50 btw, samen 181,50, betaald via Mollie. Na acht dagen stuurt de klant één stuk terug en krijgt 60,50 terug. In WooCommerce staat dat als refund op de order, met amount 60.50 en één regel in line_items.
Een koppeling die alleen volledige refunds doorzet, laat deze refund liggen. In Exact staat dan:
- omzet 150,00 in plaats van 150,00 - 50,00 = 100,00;
- btw 31,50 in plaats van 31,50 - 10,50 = 21,00, dus 10,50 te veel in de btw-aangifte;
- een terugbetaling van 60,50 op de Mollie-rekening zonder tegenboeking.
Een koppeling op maat leest de refund uit GET /orders/1047/refunds en maakt in Exact een verkoopfactuur met Type 8021, wat Exact een sales credit note noemt. Aantal min 1, zelfde artikel, zelfde btw-code, met het ordernummer in de omschrijving. De terugbetaling wordt daartegen afgeletterd. Hoe dat voor retouren in het algemeen werkt, staat op retouren en creditnota's, en wat afletteren is op wat is afletteren.
Wat een koppeling op maat anders doet
Dezelfde onderwerpen, vanuit een koppeling die voor één bedrijf wordt gebouwd:
| Onderwerp | Koppeling op maat |
|---|---|
| Richting | Orders naar de boekhouding of het ERP, voorraad, orderstatus en track en trace terug naar de webshop |
| Magazijnen | Voorraad per magazijn, met per magazijn de keuze of het voor de webshop telt |
| Debiteuren | Match op debiteurnummer, KvK-nummer, btw-nummer en dan e-mail; adreswijzigingen gaan mee |
| Retouren | Ook gedeeltelijk, als creditnota per regel, zonder termijn van 30 dagen |
| Eigen velden | Elk meta-veld dat je gebruikt, naar het veld in Exact waar het hoort, bijvoorbeeld YourRef |
| Gewijzigde order | Een wijziging na het doorzetten wordt een correctie of een melding, niet stil genegeerd |
De API van Exact Online blijft dezelfde: 60 calls per minuut en 5.000 per dag, per app en per administratie. Bij 50.000 orders per jaar is dat geen knelpunt. 50.000 ÷ 365 = 137 orders per dag. Met vier calls per order (debiteur, artikel, factuur, betaling) is dat 137 × 4 = 548 calls, 11 procent van het daglimiet. Op een piekdag met vijf keer zoveel orders zit je op 2.740. Wat er bij hogere aantallen gebeurt, staat in Exact Online API limieten.
Voor de koppeling live gaat, draait hij in een dry run met goedkeuring. Daarna zie je per run welke order met welke btw-code en grootboekrekening is doorgezet, en kun je artikelen of klanten uitsluiten. Wij hosten en bewaken de koppeling, en passen hem aan als Exact of WooCommerce de API wijzigt.
Overstappen van Webwinkelfacturen
De overstap gaat per stroom. Orders en refunds eerst, betalingen daarna. Kies een overgangspunt: een ordernummer of een datum waarvoor Webwinkelfacturen doorzet en waarna de nieuwe koppeling het overneemt. Omdat Webwinkelfacturen een order nooit twee keer doorzet en de nieuwe koppeling alleen orders na het overgangspunt leest, komt geen order dubbel in Exact.
Twee dingen komen bij die overstap boven. De debiteuren die Webwinkelfacturen op e-mailadres heeft aangemaakt, staan er nog, ook als een zakelijke klant met twee adressen twee debiteuren kreeg. En boekingen staan mogelijk nog als Concept. Een dry run op de orders van de laatste week laat zien welke debiteur de nieuwe koppeling zou kiezen. De aanpak voor dubbele debiteuren staat in dubbele klanten en debiteuren, de rest van de vervanging in een bestaande koppeling vervangen.
Wat we bouwen staat op maatwerk koppeling laten maken, en de koppeling tussen deze twee systemen op WooCommerce Exact Online koppeling. Vertel welke stromen je nu via Webwinkelfacturen laat lopen, dan hoor je wat daar in een koppeling op maat bij komt.
Veelgestelde vragen
Wat doet Webwinkelfacturen precies?
Webwinkelfacturen haalt orders, refunds en op verzoek betalingen uit je webshop of marktplaats en zet ze door naar je boekhoudpakket, als bestelling, factuur of verkoopboeking. Het is een SaaS-dienst met een dashboard per koppeling. Volgens de eigen handleiding is het een financiële koppeling en geen logistieke.
Kan Webwinkelfacturen voorraad synchroniseren?
Nee. De handleiding voor WooCommerce en Exact Online zegt dat de koppeling niet geschikt is voor het synchroniseren van producten of voorraad. Exact past zijn eigen voorraad aan als er een Exact-bestelling of directe verkoopfactuur wordt aangemaakt, maar er gaat geen voorraad terug naar de webshop. Hoe dat in een koppeling op maat werkt, staat op voorraad koppelen.
Zet Webwinkelfacturen gedeeltelijke retouren door?
Volgens de handleiding niet. De koppeling zet alleen volledige refunds door, kijkt 30 dagen terug en neemt alleen refunds mee van orders die hij zelf heeft doorgezet. Een retour van één artikel uit een order met drie moet je dan met de hand boeken.
Hoeveel orders kan Webwinkelfacturen aan?
Op de prijspagina staat dat Webwinkelfacturen klanten met een onbeperkt abonnement tot ongeveer 50.000 transacties per jaar goed kan bedienen, met een fair use policy. Daarboven vragen ze contact op te nemen. Voor Exact Online zelf geldt 60 calls per minuut en 5.000 per dag per app en per administratie.
Kan ik overstappen zonder dat orders dubbel in de boekhouding komen?
Ja. Kies een vaste overgangsdatum of een vast ordernummer en laat de nieuwe koppeling alleen orders daarna doorzetten. Voor de overstap draait de nieuwe koppeling in een dry run op de orders van de laatste dagen, zodat je ziet welke factuur, debiteur en btw-code hij zou gebruiken voordat er iets in je administratie komt.
Vertel wat je nodig hebt
Vertel welke systemen je gebruikt en wat je wilt verbeteren. Je krijgt binnen één werkdag een persoonlijk antwoord. We helpen je de werkzaamheden helder te krijgen en spreken de prijs en planning af voordat je iets toezegt.
- Je weet de prijs en de doorlooptijd voordat je iets toezegt
- Wij zoeken uit welke koppeling het werk uit handen neemt
- Wij verzorgen de bouw, hosting, bewaking en het onderhoud
- Je team krijgt minder overtypwerk en minder uitzoekwerk