Wat is e-facturatie?

Een e-factuur is geen pdf

Een e-factuur is een factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische verwerking mogelijk maakt. Zo staat het in de Aanbestedingswet 2012. Het verschil met een pdf zit in dat laatste: in een e-factuur heeft elk gegeven een vaste plek met een vaste naam, zodat het systeem van de ontvanger weet wat het factuurnummer is, welk bedrag de btw is en bij welke inkooporder de factuur hoort.

Dit is een ingekorte e-factuur van Bakker Installatie B.V. in UBL:

<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2">
  <cbc:ID>F2026-10482</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-10-02</cbc:IssueDate>
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
  <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
  <cac:OrderReference>
    <cbc:ID>PO-2026-0457</cbc:ID>
  </cac:OrderReference>
  <cac:LegalMonetaryTotal>
    <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">249.82</cbc:TaxExclusiveAmount>
    <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">302.28</cbc:TaxInclusiveAmount>
    <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">302.28</cbc:PayableAmount>
  </cac:LegalMonetaryTotal>
</Invoice>

De datum staat als 2026-10-02, het bedrag met een punt en twee decimalen, het documenttype als code (380 is een factuur, 381 een creditnota). Niemand hoeft te raden of 02-10 oktober of februari is en of 302,28 een komma of een punt heeft. De factuureisen van de Belastingdienst blijven gelden: namen en adressen, btw-identificatienummer, KVK-nummer, factuurdatum en factuurnummer, leverdatum, bedrag exclusief btw, tarief en btw-bedrag. De e-factuur legt vast waar elk van die gegevens staat.

Welke formaten bestaan er?

De namen rond e-facturatie (EN 16931, NLCIUS, UBL, SI-UBL, Peppol BIS) horen bij vier verschillende lagen.

De Europese norm EN 16931 beschrijft de inhoud: welke gegevens een factuur bevat, wat ze betekenen en hoe de bedragen moeten optellen. De norm schrijft zelf geen bestandsformaat voor, maar wijst twee syntaxen aan waarin de inhoud wordt uitgedrukt: UBL 2.1 en UN/CEFACT CII. Een land of netwerk mag de norm aanscherpen met eigen regels. Zo'n aanscherping heet een CIUS (core invoice usage specification).

NLCIUS staat op de lijst met verplichte standaarden ("pas toe of leg uit") van het Forum Standaardisatie voor facturen aan Nederlandse overheden en de (semi)publieke sector. Het beheer ligt bij NEN. De Nederlandse Peppolautoriteit verplicht access points in Nederland om zowel SI-UBL 2.0 als Peppol BIS Billing 3.0 te ondersteunen.

Welk regelwerk voor een bestand geldt, staat in het bestand zelf, in het veld CustomizationID:

Peppol BIS Billing 3.0   urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0
SI-UBL 2.0 (NLCIUS)      urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:nen.nl:nlcius:v1.0

Beide beginnen met urn:cen.eu:en16931:2017: ze voldoen aan dezelfde norm en verschillen in de details. Een oudere UBL-export zonder een van deze waarden, zoals SI-UBL 1.2, valt buiten wat access points in Nederland verplicht ondersteunen. Wat UBL zelf is, staat in wat is UBL; hoe het bestand reist in wat is Peppol.

Wat eist de norm van de inhoud?

Een e-factuur wordt gevalideerd tegen vaste regels, elk met een eigen nummer. De provider van de verzender doet dat voordat het bestand het netwerk op gaat en meldt bij afkeuring het nummer van de regel. Dit zijn de regels die een factuur uit een webshoporder raken:

De norm legt ook de rekenvolgorde vast. Regelbedragen worden op twee decimalen afgerond, het factuurtotaal exclusief btw is de som van de regels, en de btw wordt per tarief berekend over dat totaal (regel BR-CO-17). Een webshop die de btw per regel uitrekent en afrondt, komt op dezelfde order op een ander bedrag:

Volgens de norm is de btw 249,82 × 0,21 = 52,4622, afgerond 52,46. De e-factuur komt uit op 249,82 + 52,46 = 302,28. De webshop heeft 249,82 + 52,47 = 302,29 afgerekend. Eén cent verschil tussen factuur en betaling, genoeg om het automatisch afletteren te laten mislukken. Waar dit soort verschillen vandaan komt en welke kant leidend moet zijn, staat in bedragen en btw mappen. De adreseis sluit aan op adresvelden mappen: een webshop met één adresregel levert geen aparte straat.

Wie moet e-factureren, en vanaf wanneer?

De regels verschillen per land en per soort afnemer, en een deel is nog in voorbereiding. Alle punten hieronder zijn op 3 oktober 2026 nagelezen bij de bron.

Aan de Nederlandse overheid. Aanbestedende diensten (Rijk, provincies, gemeenten, waterschappen en andere) moeten sinds 18 april 2019 e-facturen kunnen ontvangen en verwerken die aan EN 16931 voldoen, voor opdrachten boven de Europese aanbestedingsdrempels. Dat volgt uit het besluit in Staatsblad 2018, 321, de Nederlandse uitwerking van richtlijn 2014/55/EU. Het besluit verplicht de ontvanger. Of de leverancier een e-factuur moet sturen, regelt de overheid in het contract. De Rijksoverheid doet dat: wie aan het Rijk levert, factureert elektronisch. In 2025 kwam 86% van de facturen aan het Rijk als e-factuur binnen.

Tussen bedrijven in Nederland. Er geldt geen verplichting. Het kabinet heeft op 11 september 2026 besloten dat het e-facturatie per 1 juli 2030 wil verplichten voor transacties tussen bedrijven, binnenlands en grensoverschrijdend, en digitale rapportage aan de Belastingdienst per 1 juli 2031. Ondernemers in de kleineondernemersregeling zijn in dat voornemen vrijgesteld. Het conceptwetsvoorstel gaat in het najaar van 2026 in internetconsultatie; indiening bij de Tweede Kamer is voorzien voor de zomer van 2027. Welk formaat en welk netwerk de wet gaat voorschrijven, staat nog niet vast.

In de Europese Unie. Het pakket Btw in het digitale tijdperk (ViDA, richtlijn (EU) 2025/516) is op 11 maart 2025 aangenomen en op 14 april 2025 in werking getreden. Volgens de Europese Commissie mogen lidstaten sinds die datum onder voorwaarden zelf een verplichte e-factuur invoeren, geldt de digitale rapportage op basis van e-facturen per 1 juli 2030 voor grensoverschrijdende leveringen tussen bedrijven, en moeten lidstaten met een eigen rapportagesysteem dat uiterlijk 1 januari 2035 op het Europese model hebben aangesloten.

In België. Sinds 1 januari 2026 gebruiken Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde e-facturen, via Peppol en in het formaat Peppol BIS, tenzij twee partijen samen een ander formaat afspreken dat aan EN 16931 voldoet. De Belgische overheid noemt als uitzondering onder meer niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting. Rapportage aan de Belgische fiscus staat in het regeerakkoord met 2028 als jaartal en is nog geen wet.

E-facturatie vanuit je webshop of ERP

De e-factuur ontstaat waar de factuur ontstaat: in het ERP of het boekhoudpakket. Dat pakket kan alleen in het bestand zetten wat het zelf weet. Voor een factuur uit een webshoporder zijn dat vier gegevens die de webshop moet aanleveren en die in een standaard checkout ontbreken of op de verkeerde plek staan:

• het inkoopordernummer of kenmerk van de klant, voor OrderReference of BuyerReference;
• het KVK-nummer van de klant, of zijn OIN bij een overheid;
• het Peppol-ID waaronder de klant ontvangt;
• het adres met straat, postcode en plaats als aparte velden.

Wat het oplevert, rekent de Nederlandse Peppolautoriteit voor met een groothandel die 2.000 facturen per maand verstuurt. Handmatig kost een factuur in dat voorbeeld 8 minuten, als e-factuur 3 minuten. Dat is 2.000 × 8 = 16.000 minuten tegen 2.000 × 3 = 6.000 minuten: 266 uur en 40 minuten tegen 100 uur per maand. De route van factuur tot aflevering, stap voor stap, staat in een Peppol-factuur versturen.

Wat betekent dit voor je koppeling?

De verplichting komt in stappen en de norm ligt vast. Wat per bedrijf verschilt, is waar de factuurgegevens vandaan komen: uit de webshop, uit een ERP, uit twee administraties. Een e-factuur is zo goed als de order waaruit hij is gemaakt.

Wij bouwen de koppeling die de order met inkoopordernummer, KVK-nummer en gesplitst adres in je ERP of boekhoudpakket zet, en die de bedragen zo doorgeeft dat het factuurtotaal aansluit op wat de klant heeft afgerekend. Daarna draaien en bewaken we hem; een afgekeurde factuur staat met de regel waarop hij is afgekeurd in het dashboard. Meer op Peppol koppeling en in het overzicht van koppelingen tussen je webshop en de systemen erachter. Vertel welke systemen je gebruikt, dan hoor je welke gegevens er nu ontbreken.