Kennisbank
Van losse webshop naar gekoppeld landschap: welke koppeling wanneer?
Een webshop groeit stroom voor stroom: eerst een ERP of boekhouding, dan betalingen, voorraad uit een magazijn, een marktplaats, een vervoerder, retouren, een PIM en soms een winkel. Elke stap voegt een systeem toe dat een deel van de gegevens bezit, en elke koppeling moet weten welk systeem bij welk gegeven het laatste woord heeft.
Bijgewerkt op
Hoe groeit een webshop naar een gekoppeld landschap?
Een webshop begint als één systeem dat alles bevat: artikelen, prijzen, voorraad, klanten en orders. Elke groeistap verplaatst een deel daarvan naar een systeem dat het beter kan. Het ERP wordt eigenaar van prijzen en debiteuren, het magazijnsysteem van voorraad, het PIM van productteksten. De webshop houdt de orders en wordt voor de rest een afnemer.
Daarmee verandert de vraag. Het is niet meer "kan systeem A met systeem B praten", maar "welk systeem heeft bij dit gegeven het laatste woord". Ieder gegeven moet één eigenaar hebben. Zonder die afspraak schrijven twee stromen naar hetzelfde veld en wint de laatste die draait.
| Stap | Nieuw systeem | Eigenaar van | De grens die je als eerste raakt |
|---|---|---|---|
| Boekhouding of ERP | Exact Online, AFAS, Business Central | prijzen, debiteuren, facturen | 60 API-verzoeken per minuut bij Exact Online |
| B2B | prijslijsten in de webshop | klantprijzen | 3 actieve catalogi in Shopify onder Plus |
| Betalingen | Mollie, PayPal, Stripe | uitbetalingen en kosten | één bankregel voor tientallen orders |
| Magazijn | Picqer, Monta, GoedGepickt | voorraad, verzending | 10 locaties in Shopify Basic tot Advanced |
| Marktplaats | bol | aanbod per kanaal | voorraad per aanbod maximaal 999 |
| Vervoerder | Sendcloud, PostNL, DPD | labels, trackcodes | 35 tekens voor de naam bij DPD |
| Retouren | retourportaal of WMS | terugbetaling, voorraad terug | wel of niet terug in voorraad, per regel |
| Artikelbeheer | Akeneo of een ander PIM | teksten, attributen, beelden | 100 producten per pagina in de API |
| Winkel | kassasysteem | voorraad op de winkelvloer | het laatste stuk in twee kanalen tegelijk |
Hieronder per stap wat er verandert. De volgorde is die van de meeste webshops, maar elke stap kan eerder komen.
Wanneer koppel je een ERP of boekhouding?
Zodra orders met de hand worden overgetikt. Bij 40 orders per dag en 3 minuten per order is dat 2 uur per dag. Na de koppeling is het ERP eigenaar van prijzen, debiteuren en facturen, en schrijft de webshop alleen orders.
De eerste technische grens is de API van het ERP. Exact Online staat 60 verzoeken per minuut en 5.000 per dag per administratie toe. Een eerste volledige ronde van 15.000 artikelen kost, één per verzoek, 15.000 / 60 = 250 minuten: ruim 4 uur, en drie keer het dagbudget. Dat gaat dus in pagina's en via de sync-endpoints van Exact, niet artikel voor artikel. Hoe dat per ERP uitpakt, staat in webshop koppelen aan je ERP.
Wat verandert er als je ook zakelijk verkoopt?
Een zakelijke klant betaalt een eigen prijs, ziet soms een eigen assortiment en betaalt op rekening. Die prijzen staan in het ERP en moeten naar de webshop. In Shopify kan B2B tegenwoordig op Basic, Grow, Advanced en Plus. Onder Plus zijn er 3 actieve catalogi; op Plus 10.000 per winkel en 25 per bedrijfslocatie.
Drie prijslijsten zijn genoeg voor drie klantgroepen, niet voor 400 debiteuren met elk een eigen afspraak. Dan bepaalt de koppeling welke afspraken samen in één catalogus passen, en welke klanten een staffel of korting krijgen die de webshop zelf uitrekent. Hoe prijslagen uit het ERP in de webshop landen, staat op klantspecifieke prijzen.
Hoe komen betalingen in de boekhouding?
Een betaalprovider betaalt niet per order uit, maar per periode: één bedrag voor alle betalingen, met de kosten er al af. Bij Mollie is een uitbetaling bovendien per kalendermaand verdeeld, zodat een uitbetaling van 3 oktober betalingen van september kan bevatten.
Op de bank staat dan bijvoorbeeld € 198,83 voor drie orders van samen € 200,00. Dat bedrag hoort bij geen enkele factuur. De koppeling haalt de uitbetaling op bij de betaalprovider, splitst hem in betalingen en kosten en zet elke betaling bij zijn factuur. Hoe dat werkt en waar het misgaat, staat in wat is afletteren.
Waar staat de voorraad als er een magazijnsysteem bij komt?
In het WMS. Het magazijnsysteem weet wat er fysiek ligt, wat gereserveerd is voor open orders en wat vrij is. Picqer noemt dat laatste freestock en meldt een wijziging met de webhook products.free_stock_changed. Die vrije voorraad gaat naar de webshop; de orders gaan terug naar het WMS.
In Shopify telt elke plek met voorraad als locatie. Basic, Grow en Advanced hebben er 10, Plus 200; locaties van fulfilmentapps tellen niet mee. Een tweede magazijn, een winkel en een afhaalpunt zijn samen al 3. Welke locaties meetellen voor wat de klant ziet, staat in welke voorraad toon je in je webshop. De zes stromen tussen WMS, webshop en ERP staan in een WMS koppelen aan webshop en ERP.
Hoe koppel je een marktplaats?
Een marktplaats verkoopt dezelfde voorraad in een tweede kanaal. Bij bol geef je per aanbod een voorraad door van 0 tot en met 999, met een vlag managedByRetailer. Staat die op false, dan trekt bol zelf alle open orders af; op true alleen de orders na je laatste update.
Twee kanalen op één voorraad betekent dat het laatste stuk twee keer verkocht kan worden. Bij 4 stuks op voorraad en een buffer van 1 voor bol ziet de webshop er 4 en bol er 3. Bol-orders gaan naar hetzelfde WMS en verlagen de vrije voorraad, die daarna in beide kanalen bijgewerkt wordt.
Hoe komt de vervoerder erbij?
Via het WMS of rechtstreeks vanuit de webshop: de vervoerder krijgt een adres en geeft een label en een trackcode terug. Het werk zit in de adresvelden. Bij DPD heeft de naam 35 tekens en het huisnummer 8. Een bedrijfsnaam van 42 tekens wordt afgekapt, en een adres met huisnummer en toevoeging in één veld moet eerst worden gesplitst. Hoe dat gaat, staat in adresvelden mappen.
De trackcode gaat terug naar de webshop, zodat de klant zijn verzendmail krijgt, en bij een marktplaatsorder naar de marktplaats.
Wat gebeurt er met retouren?
Een retour raakt drie systemen: de webshop betaalt terug, het magazijn ontvangt het artikel, de boekhouding maakt een creditnota. Per regel moet vastliggen of het artikel terug in voorraad gaat. Shopify legt dat vast per terugbetaalde regel, met RETURN voor een geleverd artikel dat terugkomt, CANCEL voor een artikel dat nog niet geleverd was en NO_RESTOCK voor een artikel dat niet terug in voorraad gaat.
Een koppeling die elke terugbetaling als voorraad terugboekt, zet een kapot artikel weer te koop. Een koppeling die het nooit doet, laat een verkoopbaar artikel op nul staan.
Wanneer heb je een PIM nodig?
Als productdata uit meer bronnen komt dan één ERP: leveranciersbestanden, eigen teksten, beelden, vertalingen. Het PIM wordt eigenaar van titels, attributen en beelden; het ERP houdt artikelnummer en prijs. Bij Akeneo leest de API maximaal 100 producten per pagina. 20.000 producten zijn dan 200 verzoeken voor een volledige ronde, en de gewone paginering stopt na het 10.000e product, zodat een grote catalogus met search_after wordt gelezen. Wanneer een PIM het werk waard is, staat in wat is een PIM-systeem.
Hoe hoort een winkel erbij?
Een winkel is voor de koppeling een locatie met eigen voorraad en een eigen kassa. Het laatste exemplaar kan in de winkel en online tegelijk verkocht worden. De kassa en de webshop delen daarom de voorraad per locatie, en de koppeling bepaalt of de winkelvoorraad online verkocht mag worden en met welke buffer. Een winkel met 2 stuks en een buffer van 1 laat online 1 zien.
Wat betekent dit voor je koppeling?
Elke stap in dit landschap is een stroom met een eigenaar, een richting en een grens die je kent voordat je bouwt: een API-limiet, een veldlengte, een aantal locaties. Wij bouwen die stromen naar jouw systemen en jouw regels, met een wachtrij en bewaking per stroom, zodat een storing bij de marktplaats de orders naar het ERP niet stillegt. In het dashboard zie je per stroom wat er liep en wat er werd tegengehouden.
Het overzicht van alle stromen staat op koppelingen tussen je webshop en de systemen erachter, met orders, voorraad en productdata als aparte overzichten. Vertel welke systemen je nu gebruikt en welke erbij komen, dan hoor je welke stroom als eerste werk oplevert.
Veelgestelde vragen
Welke koppeling moet een webshop als eerste hebben?
Meestal die naar de boekhouding of het ERP, omdat daar elke order uiteindelijk terechtkomt en overtikken het eerst niet meer bij te houden is. Daarna bepaalt de grootste handmatige stroom de volgorde: voorraad bij een eigen magazijn, betalingen bij veel orders per dag, productdata bij een groot assortiment.
Is een landschap van acht systemen acht koppelingen?
Nee. Het zijn afspraken over wie welk gegeven bezit, en stromen die zich aan die afspraken houden. Voorraad die zowel uit het WMS als uit de kassa komt, moet een regel hebben voor welke locatie meetelt. Zonder die regel overschrijven twee stromen elkaar en weet niemand welk getal klopt.
Moet alles via één centrale koppeling lopen?
Niet noodzakelijk, maar elke stroom moet zijn eigen logging en bewaking hebben. Valt de API van de marktplaats uit, dan moeten de orders naar het ERP gewoon doorlopen. Een koppeling met een wachtrij per stroom houdt een storing bij één systeem weg van de rest.
Wanneer heb je een middleware of koppelplatform nodig?
Een tussenlaag wordt nuttig zodra meerdere systemen hetzelfde gegeven lezen, bijvoorbeeld voorraad die naar de webshop, bol en de kassa gaat. Dan rekent de tussenlaag het getal één keer uit en verdeelt het, in plaats van dat elk systeem het zelf bij de bron ophaalt. Het verschil tussen een koppelplatform en een gebouwde koppeling staat in koppeling of koppelplatform.
Vertel wat je nodig hebt
Vertel welke systemen je gebruikt en wat je wilt verbeteren. Je krijgt binnen één werkdag een persoonlijk antwoord. We helpen je de werkzaamheden helder te krijgen en spreken de prijs en planning af voordat je iets toezegt.
- Je weet de prijs en de doorlooptijd voordat je iets toezegt
- Wij zoeken uit welke koppeling het werk uit handen neemt
- Wij verzorgen de bouw, hosting, bewaking en het onderhoud
- Je team krijgt minder overtypwerk en minder uitzoekwerk