Wat is een ERP-systeem?

Een ERP-systeem in twee zinnen

ERP staat voor enterprise resource planning. Het is één administratie voor wat een handelsbedrijf of producent dagelijks doet: inkopen, op voorraad leggen, verkopen, leveren, factureren en boeken.

Het verschil met losse programma's zit in die ene administratie. Artikel 10482 bestaat één keer, met één artikelnummer, en de inkoopmodule, de voorraadmodule, de verkoopmodule en het grootboek kijken naar hetzelfde record. Een ontvangst van de leverancier verhoogt de voorraad en maakt een inkoopfactuur verwachtbaar. Een levering aan een klant verlaagt de voorraad en levert een verkoopfactuur op. In Nederland zie je naast een webshop vooral Exact Online, AFAS Profit, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP Business One, Odoo en NetSuite.

Wat zit er in een ERP?

Een ERP bestaat uit modules die dezelfde stamgegevens delen. Welke modules je hebt, hangt af van pakket en abonnement. Deze komen in een handelsbedrijf bijna altijd voor:

Producenten hebben er een productiemodule bij met stuklijsten en werkorders. Daar wordt voorraad niet alleen gekocht en verkocht maar ook verbruikt: een stuklijst van 3 onderdelen trekt bij elke werkorder drie andere artikelen af.

De modules zijn de reden dat een ERP voor de meeste gegevens leidend is. De prijs van een artikel, de kredietlimiet van een debiteur en de vrije voorraad ontstaan in het ERP. De webshop toont ze. Bij de order is het omgekeerd: die ontstaat in de webshop en gaat het ERP in.

Wat doet een ERP met één webshoporder?

Bakker Installatie B.V. bestelt in de webshop 12 stuks van artikel 10482 à € 12,50 exclusief btw. De kostprijs in het ERP is € 7,80. Er zijn 40 stuks vrij. Zo loopt order 20418 door de modules:

1. Verkoop. De koppeling maakt een verkooporder aan op debiteur Bakker Installatie, met één regel van 12 stuks. Het ERP vult zelf de betaalconditie en de btw-code van de debiteur in.
2. Voorraad. De 12 stuks staan als gepland uit op het artikel. De fysieke stand blijft 40, de vrije voorraad wordt 40 min 12 is 28. In Exact Online geeft read/logistics/StockPosition dan InStock 40 en telt de order mee in PlanningOut, het aantal dat gepland staat om uit te gaan.
3. Magazijn. Het magazijn pakt en levert. Pas nu zakt de fysieke stand naar 28.
4. Financieel. De factuur is 12 x € 12,50 is € 150,00 omzet, plus 21% btw is € 31,50, samen € 181,50. De levering boekt de kostprijs: 12 x € 7,80 is € 93,60. De brutomarge op deze order is € 150,00 min € 93,60 is € 56,40.

De journaalposten die daarbij ontstaan, met voorbeeldrekeningnummers:

Verkoopfactuur 26100318, Bakker Installatie B.V.
1300  Debiteuren               181,50  debet
8000  Omzet                    150,00  credit
1520  Af te dragen btw hoog     31,50  credit

Levering order 20418, 12 x artikel 10482
7000  Kostprijs verkopen        93,60  debet
3000  Voorraad                  93,60  credit

Niemand typt hier iets over, en dat is het punt van een ERP. Het is ook waarom de order er goed in moet komen. Stuurt de webshop een prijs inclusief btw en rekent het ERP exclusief, dan wordt € 15,13 per stuk ineens de nettoprijs en klopt de factuur niet meer. Rondt de webshop per regel af en het ERP per order, dan verschillen de totalen een cent en loopt het afletteren van de betaling vast. Beide staan uitgewerkt in bedragen en btw mappen.

Wat is het verschil met een boekhoudpakket, WMS of PIM?

Vier soorten pakketten worden door elkaar ERP genoemd. Ze verschillen in wat ze bijhouden, en dus in wat een koppeling eruit kan halen.

Het verschil is concreet. De API van Moneybird kent geen voorraad. e-Boekhouden kan een artikel markeren voor voorraadbeheer, maar heeft geen endpoint dat aantallen teruggeeft. Wie met zo'n pakket werkt en voorraad in de webshop wil, haalt die uit een ander systeem, vaak een WMS. Hoe een WMS naast ERP en webshop past staat in WMS koppelen aan je webshop en ERP. Waar een PIM begint en het ERP ophoudt staat in wat is een PIM-systeem.

Hoe geeft een ERP zijn gegevens vrij?

Elk ERP heeft een eigen manier om gegevens naar buiten te geven, met eigen grenzen. Die grenzen bepalen hoe een koppeling wordt gebouwd. Nagelezen in de documentatie van de leveranciers op 3 oktober 2026:

Twee gevolgen zie je in elke koppeling terug. Ten eerste: de limiet bepaalt het tempo. 15.000 artikelen een voor een opvragen bij 60 verzoeken per minuut kost 250 minuten, ruim 4 uur. Exact Online geeft op zijn sync-endpoints 1.000 regels per verzoek, en dan zijn het er 15. Hoe je dat voor je eigen aantallen uitrekent staat in doorvoer berekenen. Ten tweede: wat de API niet geeft, heeft de koppeling niet. Een staffelkorting die alleen in een prijslijst-export staat, of voorraad per locatie in Business Central, vraagt een eigen route.

Wat betekent dit voor je koppeling?

Een ERP is voor de meeste gegevens de bron, en de webshop volgt. De koppeling ertussen moet weten welk systeem per gegeven leidend is, welke velden het ERP verplicht stelt en welke het via zijn API niet geeft, en hoeveel verzoeken er per minuut en per dag mogen. Dat verschilt per pakket en per abonnement, en daarom bouwen we de koppeling op het ERP dat je hebt, met de limieten die daarbij horen.

Hoe we de stromen tussen je webshop en je ERP opzetten, staat op ERP koppeling met je webshop. De praktische aanpak per pakket staat in je webshop koppelen aan je ERP. Vertel welk ERP je gebruikt, met het abonnement erbij, dan hoor je welke gegevens eruit komen en welke niet.