Kennisbank
Reserveren bij goedkeuring of bij checkout: B2B-orders zijn anders
Een consumentenorder claimt voorraad bij het afrekenen, want na de betaling is hij rond. Een zakelijke order die nog op akkoord wacht claimt beter pas bij de goedkeuring, tenzij de vrije voorraad kleiner is dan wat er in de wachttijd wordt gevraagd: dan reserveer je tijdelijk, met een einddatum.
Bijgewerkt op
Het korte antwoord
Reserveren betekent dat een order een deel van de voorraad voor zich claimt, zodat niemand anders het kan kopen. Bij een consument valt het moment samen met het afrekenen. Bij een zakelijke order zit er tijd tussen bestellen en akkoord: de verkoper bevestigt een prijs, de klant zit boven zijn kredietlimiet, of de inkoopafdeling van de klant moet tekenen.
In die tijd zijn er drie keuzes:
| Moment | Voordeel | Risico |
|---|---|---|
| Bij checkout | de klant die eerst bestelt, krijgt zijn voorraad | voorraad staat vast voor orders die worden afgekeurd of gewijzigd |
| Bij goedkeuring | de webshop blijft verkopen tot het akkoord | bij het akkoord kan er te weinig zijn |
| Tijdelijk, met einddatum | claim zoals bij checkout, maar hij vervalt | een te korte einddatum geeft hetzelfde tekort als bij goedkeuring |
Welke keuze klopt, volgt uit vier getallen die je uit je eigen orders haalt. De uitwerking voor de koppeling zelf, met de signalen per systeem, staat op reserveren bij goedkeuring.
Welke getallen maken de keuze?
- Vrije voorraad van het artikel op het moment van de aanvraag.
- Open aanvragen: wat er op dat artikel aan orders op akkoord wacht.
- Wachttijd: hoe lang een goedkeuring gemiddeld duurt, en hoe lang de langzaamste 1 op 10.
- Verkoop tijdens de wachttijd: wat de webshop en andere kanalen in die tijd van het artikel verkopen.
De regel die eruit volgt: is de vrije voorraad groter dan de open aanvragen plus de verkoop tijdens de wachttijd, dan kost reserveren bij goedkeuring niets. Er is bij het akkoord altijd genoeg. Is hij kleiner, dan draagt iemand het tekort, en kies je wie.
Een vijfde getal weegt mee: hoeveel aanvragen worden afgekeurd of in aantal verlaagd. Bij 1 op 10 staat bij reserveren bij checkout een tiende van de geclaimde voorraad voor niets vast.
Rekenvoorbeeld: twee artikelen, één regel
Een groothandel krijgt 10 dealerorders per werkdag, die gemiddeld 2 werkdagen op akkoord wachten. Op elk moment staan er dus 20 aanvragen open.
Artikel 10482. Vrij: 900 stuks. De 20 open aanvragen vragen samen 800 stuks, gemiddeld 40 per aanvraag. De webshop verkoopt er 30 per dag, in 2 dagen 60. Open aanvragen plus verkoop is 800 + 60 = 860, en dat is minder dan 900. Reserveren bij goedkeuring geeft hier nooit een tekort. Reserveren bij checkout kost hier wel iets: de webshop toont 900 min 800 is 100 stuks in plaats van 900, en bij 1 op 10 afgekeurd zitten daar gemiddeld 2 aanvragen van 40 stuks bij, 80 stuks die twee dagen voor niets vaststaan.
Artikel 30210. Vrij: 120 stuks. Maandag om 09:00 vraagt één dealer er 100. De webshop verkoopt er 30 per dag. Open aanvraag plus verkoop is 100 + 60 = 160, meer dan 120.
- Bij checkout toont de webshop vanaf maandag 120 min 100 is 20 stuks. Die zijn dinsdag op. 60 gevraagd min 20 verkocht: 40 webverkopen gemist. De dealer krijgt woensdag zijn 100.
- Bij goedkeuring verkoopt de webshop alle 60. Woensdag om 09:00 is er 120 min 60 is 60 vrij voor een order van 100: 40 te weinig.
- Tijdelijk, 48 uur werkt als bij checkout, mits het akkoord binnen die 48 uur komt. Komt het woensdag om 11:00, dan was de claim om 09:00 al vervallen en loopt het als bij goedkeuring.
Het tekort is in beide gevallen 40. De regel bepaalt wie het merkt. Voor een artikel als 10482 is reserveren bij goedkeuring de goede standaard. Voor een artikel als 30210, schaars en snel, reserveer je bij checkout of tijdelijk, of zorg je dat het akkoord sneller komt. Dat kan per klantgroep, per orderbedrag of per artikel verschillen.
Wat doen de systemen uit zichzelf?
Elk platform heeft een standaardmoment. Een koppeling die dat moment niet kent, rekent met een ander getal dan de webshop toont. Nagelezen in de documentatie op 3 oktober 2026:
| Systeem | Waar de aanvraag wacht | Wanneer voorraad wordt geclaimd |
|---|---|---|
| Shopify | conceptorder, bij een bedrijfslocatie met checkoutToDraft |
bij de geplaatste order; op de conceptorder alleen met reserveInventoryUntil |
| Adobe Commerce B2B | purchase order, met goedkeuringsregels per bedrijf | pas als de purchase order na akkoord een order wordt |
| WooCommerce | status on-hold of pending |
on-hold direct; pending voor het aantal minuten van Hold stock |
| Exact Online | verkooporder met ApprovalStatus 0 |
de documentatie zegt het niet; de koppeling leest de status: 0 wacht, 2 goedgekeurd |
Adobe Commerce legt het moment het duidelijkst vast. Met B2B en purchase orders aan wordt elke bestelling van een bedrijfsaccount eerst een purchase order. Goedkeuringsregels bepalen wie moet tekenen, bijvoorbeeld een manager boven een bedrag. Pas na het laatste akkoord wordt het een echte order. Adobe vermeldt erbij dat een order niet geplaatst kan worden als een product op dat moment niet op voorraad is. Reserveren bij goedkeuring is daar dus de standaard, met het tekort zoals bij artikel 30210 als gevolg.
In Shopify claimt een conceptorder niets, tenzij er een einddatum op staat. Een koppeling die conceptorders van B2B-klanten als open aanvragen meetelt, moet dat zelf doen. Een webshop die de voorraad van het ERP toont, krijgt bovendien het getal van het ERP, en dat kent de conceptorder niet. Welke standen van voorraad er zijn en welke de webshop krijgt, staat bij welke voorraad toon je in je webshop.
Wat gaat er stil mis?
Een claim die verdwijnt bij de volgende ronde. De webshop trekt 100 af bij de aanvraag. Het ERP kent de aanvraag niet. De volgende voorraadronde schrijft weer 120. De claim is weg zonder dat iemand iets heeft gedaan.
Een afgekeurde aanvraag die voorraad blijft vasthouden. De verkoper keurt af in het ERP, maar de annulering komt niet terug in de webshop. De 100 stuks blijven daar afgeboekt tot iemand het ziet.
Een wijziging die de claim niet meeneemt. De klant verlaagt zijn aanvraag van 100 naar 60. Blijft de reservering op 100 staan, dan houdt hij 40 stuks vast die niemand gaat kopen.
Hoe je dezelfde race tussen twee kopers zonder goedkeuring oplost, staat in twee klanten, het laatste exemplaar.
Wat betekent dit voor je koppeling?
Het moment van reserveren is een regel per soort order, en die regel moet in één systeem liggen. Wij leggen hem vast in de koppeling: bij checkout, bij goedkeuring of tijdelijk, gekozen op klantgroep, bedrag of artikel. De koppeling trekt open aanvragen zelf af van het getal dat naar de webshop gaat, controleert de vrije voorraad opnieuw bij het akkoord en geeft voorraad vrij bij afkeuren of verlagen.
Voor livegang draait de regel droog over de aanvragen van de afgelopen weken, zodat je per artikel ziet waar een tekort was ontstaan. De uitwerking staat op voorraad reserveren bij goedkeuring, het overzicht van de orderstromen op orders, klanten en verzending. Vertel hoe een zakelijke order bij jou wordt goedgekeurd.
Veelgestelde vragen
Reserveert een conceptorder in Shopify voorraad?
Niet uit zichzelf. Shopify telt voorraad als committed bij een geplaatste order die nog niet is verzonden, en bij een conceptorder alleen als daarop voorraad is gereserveerd. Dat doe je met het veld reserveInventoryUntil, een tijdstip waarna de reservering vervalt. Een B2B-bedrijfslocatie met checkoutToDraft levert zulke conceptorders op.
Wat doet WooCommerce met een order die op betaling of akkoord wacht?
Een order met status on-hold verlaagt de voorraad direct. Een order met status pending houdt voorraad vast zo lang als de instelling Hold stock aangeeft, in minuten, en wordt daarna geannuleerd. Geen van beide past bij een dealerorder die twee dagen op akkoord wacht, dus het moment ligt dan in de koppeling.
Hoe lang moet een tijdelijke reservering duren?
Iets langer dan een goedkeuring bij jou werkelijk duurt. Duurt het akkoord gemiddeld 2 werkdagen en soms 3, dan vervalt een reservering van 48 uur bij een deel van de orders net te vroeg. Haal de doorlooptijd uit de orders van de afgelopen maanden, niet uit het gevoel van de verkoper.
Kan een klant zijn aanvraag nog wijzigen terwijl de voorraad gereserveerd is?
Dat hangt af van waar de aanvraag staat. In Adobe Commerce kunnen bedrijfsgebruikers met de juiste rechten hun eigen purchase orders wijzigen. De koppeling past een reservering dan aan op het nieuwe aantal, en geeft het verschil vrij als het aantal omlaag gaat.
Wat als bij het akkoord de voorraad niet meer toereikend is?
Dan geldt de regel die je vooraf kiest: leveren wat er is en de rest in backorder, of de hele order vasthouden. De verkoper moet het tekort zien voordat hij goedkeurt. Hoe een nalevering verder loopt staat bij backorders.
Vertel wat je nodig hebt
Vertel welke systemen je gebruikt en wat je wilt verbeteren. Je krijgt binnen één werkdag een persoonlijk antwoord. We helpen je de werkzaamheden helder te krijgen en spreken de prijs en planning af voordat je iets toezegt.
- Je weet de prijs en de doorlooptijd voordat je iets toezegt
- Wij zoeken uit welke koppeling het werk uit handen neemt
- Wij verzorgen de bouw, hosting, bewaking en het onderhoud
- Je team krijgt minder overtypwerk en minder uitzoekwerk