Moneybird WooCommerce koppeling

Wat je tussen Moneybird en WooCommerce koppelt

Moneybird is een boekhoud- en factuurpakket zonder voorraad. Bij deze combinatie gaat het dus om geld: de order wordt een factuur, de betaling wordt een betaling op die factuur, en een terugbetaling wordt een creditfactuur. Aan de Moneybird-kant loopt dat over de REST API op /api/v2/<administratie-id>/, aan de WooCommerce-kant over de REST API v3.

De eerste keuze is de route. Een verkoopfactuur maakt Moneybird zelf: nummer, huisstijl, versturen en herinneringen. Een externe verkoopfactuur is een factuur die al ergens anders is gemaakt, bijvoorbeeld door een factuurplugin in WooCommerce, en die Moneybird alleen boekt. De rest van deze pagina gaat uit van de verkoopfactuur, omdat de meeste Moneybird-gebruikers daar hun facturen al mee maken. Hoe een order in andere pakketten landt staat op WooCommerce koppelen aan je boekhoudpakket.

Welk systeem is leidend, per gegeven

Wat Moneybird en WooCommerce anders bewaren

Een concept heeft geen nummer en geen datum

Een verkoopfactuur in Moneybird begint als draft. In die staat is invoice_id, het factuurnummer, null. Laat je invoice_date leeg, dan vult Moneybird de datum pas in bij het versturen. Een factuur die als concept blijft staan, heeft dus geen nummer, en de omzet staat niet in de periode waarin de order betaald is.

Dat speelt rond een kwartaalgrens. Een order die op 30 september om 23:50 betaald wordt en als concept binnenkomt, krijgt bij versturen op 2 oktober de datum 2 oktober en valt in het vierde kwartaal. De koppeling zet daarom invoice_date zelf, uit date_paid omgerekend naar Nederlandse tijd, en verstuurt de factuur direct. Met delivery_method Manual krijgt hij een nummer zonder dat Moneybird iets naar de klant mailt. Zie datums en tijdzones.

Een tarief-ID en een vlag per factuur

WooCommerce legt per order vast of de prijzen inclusief btw zijn, in prices_include_tax. Moneybird heeft prices_are_incl_tax op de factuur, en zonder waarde neemt hij de instelling van de workflow. Per regel vraagt Moneybird een tax_rate_id uit /tax_rates; zonder ID kiest hij het standaardtarief van de administratie. Een regel met 9% wordt dan stil 21%. De koppeling stuurt beide altijd mee. Meer in bedragen en btw mappen.

Klanten: een eigen nummer of een gast

Een contact in Moneybird heeft een customer_id: tekst, uniek in de administratie, en automatisch uitgedeeld als je hem leeg laat. Er is een eigen endpoint om op dat nummer te zoeken, contacts/customer_id/<nummer>. De koppeling gebruikt dat voor geregistreerde klanten: WooCommerce-klant 311 wordt customer_id WC-311, en de volgende order vindt hem met één verzoek.

Een gast heeft in WooCommerce customer_id 0. Die zoekt de koppeling met query op e-mailadres en btw-nummer, en alleen bij geen resultaat maakt hij een nieuw contact. Moneybird vraagt daarvoor een niet-lege company_name, firstname of lastname. Adressen passen goed: Moneybird heeft address1 en address2 als vrije regels, net als WooCommerce, dus er hoeft geen huisnummer gesplitst te worden. Het land is in beide een code van twee letters.

Betalingen en de transactie-id

Een betaling op een factuur heeft verplicht payment_date en price, en optioneel transaction_identifier. Daar zet de koppeling de transaction_id van de WooCommerce-order in, de id van de betaalprovider. Met financial_account_id gaat de betaling op de tussenrekening van die provider, zodat de uitbetaling later tegen één rekening wordt afgeletterd en niet tegen 300 losse facturen.

De technische werkelijkheid van deze combinatie

Nagelezen op 3 oktober 2026 in de documentatie van Moneybird en de WooCommerce REST API.

Vijf verzoeken per order, doorgerekend. Met een verkoopfactuur kost een order: contact zoeken, factuur aanmaken, versturen en betaling registreren. Dat zijn 4 verzoeken, en 5 voor een nieuwe klant. Op een drukke dag met 300 orders, waarvan 120 van nieuwe klanten:

300 orders x 4 verzoeken        = 1.200
120 nieuwe contacten            =   120
totaal                          = 1.320 verzoeken
1.320 / 150 per 5 minuten       = 8,8 vensters = 44 minuten

Verdeeld over de dag is dat geen probleem. Na een storing met 120 orders in de wachtrij is het 120 x 4 + nieuwe contacten, ruim 500 verzoeken en dus ongeveer 17 minuten inhalen. Boven de grens geeft Moneybird een 429 met Retry-After; de koppeling wacht die tijd af. De limiet telt per IP-adres, dus alles wat vanaf hetzelfde adres met Moneybird praat, deelt die 150.

Grote id's. Moneybird adviseert id's als tekst te lezen, omdat het gehele getallen zijn die groter zijn dan sommige JSON-parsers aankunnen. Een id die als getal wordt ingelezen en afgerond, verwijst naar een ander contact of geen. De koppeling bewaart ze als tekst.

Een betaling op rekening terug naar de shop. Moneybird stuurt een webhook bij sales_invoice_state_changed_to_paid en probeert een mislukte aflevering 10 keer opnieuw, met een Idempotency-Key per push. De koppeling gebruikt die sleutel om een push maar één keer te verwerken en zet de WooCommerce-order dan door naar de volgende status.

Wat een standaardkoppeling hier niet doet

Standaardkoppelingen tussen WooCommerce en Moneybird documenteren hun eigen grenzen:

• Facturen als concept. Ze komen als concept binnen, zodat ze nog aan te passen zijn. In Moneybird betekent dat: geen nummer, geen datum, en iemand moet ze elke dag versturen.
• Betaalproviders via een aparte dienst. De betaling en de uitbetaling van de provider lopen via een losse koppeling of een tussenrekening die je zelf bijhoudt.
• Alleen volledige terugbetalingen, binnen een vaste termijn.
• Geen velden van plugins. Een btw-nummer of inkoopreferentie uit meta_data gaat niet mee.

Een gebouwde koppeling verstuurt de factuur direct met de juiste datum, registreert de betaling met de transactie-id en zet ook gedeeltelijke terugbetalingen door.

Als het misgaat

Een order die blijft falen bewaart de koppeling met de oorspronkelijke inhoud, en hij biedt hem opnieuw aan zodra de oorzaak is opgelost. Voor livegang draait hij als dry run tegen een sandbox-administratie van Moneybird: je ziet per order welk contact, welke regels, tarieven en datum de factuur zou krijgen.

Wij hosten en bewaken de koppeling en passen hem aan als Moneybird of WooCommerce iets wijzigt. De systeemkant staat op Moneybird koppeling, de platformkant op WooCommerce koppeling, en alle stromen op koppelingen. Verwante combinaties: WooCommerce SnelStart koppeling en WooCommerce Exact Online koppeling. Vertel hoe je nu factureert en welke betaalprovider je gebruikt.