Moneybird koppeling met je webshop: orders, betalingen en klanten in je administratie

Wat is Moneybird en wie gebruikt het?

Moneybird is een Nederlands online boekhoudpakket van Moneybird B.V., veel gebruikt door zzp'ers en kleine bedrijven in Nederland en België. Je factureert, boekt inkoopfacturen, koppelt je bankrekening en doet de btw-aangifte vanuit dezelfde administratie. Facturen kunnen per e-mail, per post of via Peppol de deur uit.

Voor een webshop is Moneybird de plek waar de omzet terechtkomt. Moneybird heeft producten met een prijs, een btw-tarief en een grootboekrekening, maar geen voorraad, geen orders en geen magazijn. Een Moneybird koppeling is dus een orderstroom naar de boekhouding, geen ERP-koppeling. Wie voorraad uit een centraal systeem wil sturen, kijkt naar ERP koppeling met je webshop.

Wat je met Moneybird koppelt

Het verschil tussen de twee soorten factuur bepaalt hoe de koppeling werkt. Een externe verkoopfactuur is een factuur die al in een ander systeem bestaat: de webshop heeft hem gemaakt en verstuurd, Moneybird boekt hem. Een gewone verkoopfactuur maakt Moneybird zelf, met een eigen nummer, en verstuurt hem naar de klant. Welke stromen er bij een order horen staat op orders, klanten en verzending.

Hoe Moneybird data vrijgeeft

REST API met de administratie in het pad

Moneybird heeft een REST API, versie 2, die JSON en XML spreekt. Elke aanroep noemt de administratie in het pad:

POST /api/v2/412938475620193847/external_sales_invoices.json HTTP/1.1
Host: moneybird.com
Authorization: Bearer <access token>
Content-Type: application/json

{"external_sales_invoice": {"contact_id": "412938475620200011",
  "reference": "10482", "date": "2026-09-30",
  "prices_are_incl_tax": true, "source": "WooCommerce",
  "details_attributes": [{"description": "Snoeischaar 10482",
    "price": "24.20", "amount": "2", "tax_rate_id": "412938475620190001",
    "ledger_account_id": "412938475620190077"}]}}

ID's in Moneybird zijn grote getallen. Moneybird raadt zelf aan ze als tekst te verwerken, omdat sommige JSON-parsers ze anders afronden. Een afgerond contact-ID verwijst naar een klant die niet bestaat, of erger, naar een andere.

OAuth of een persoonlijk token

Toegang loopt via OAuth 2.0 of een persoonlijk API-token. Met OAuth vraagt de koppeling scopes aan: sales_invoices, documents, estimates, bank, time_entries en settings. Zonder scope krijgt een applicatie alleen sales_invoices. Moneybird maakt bij OAuth een aparte API-gebruiker aan, en elke boeking staat op naam van de applicatie. Het access token verloopt op dit moment niet, maar Moneybird schrijft dat dat kan veranderen; de koppeling bewaart daarom ook het refresh token.

Limieten en wat ze betekenen

De bron is de API-introductie van Moneybird, nagelezen op 3 oktober 2026.

150 per 5 minuten is 30 per minuut. In de dagelijkse stroom is dat ruim: bij 400 orders per dag, de helft met een nieuwe klant, kost een order gemiddeld 3,5 aanroepen, samen 1.400 verzoeken, 47 minuten verspreid over de dag. Het knelt bij een inhaalslag. Wie 2.400 orders uit het afgelopen kwartaal wil nazetten, heeft 2.400 x 3,5 = 8.400 verzoeken nodig. Bij 30 per minuut is dat 280 minuten, 4 uur en 40 minuten, en in die tijd wachten de nieuwe orders in dezelfde rij. De koppeling plant zo'n import daarom 's nachts en houdt ruimte vrij voor de lopende orders. Hoe je zo'n som maakt staat in doorvoer berekenen.

Webhooks

Moneybird stuurt webhooks bij gebeurtenissen zoals een nieuwe externe factuur, een geregistreerde betaling of een factuur die betaald is. Elke push heeft een Idempotency-Key en een Moneybird-Signature. Mislukt de aflevering, dan probeert Moneybird het nog 10 keer. De koppeling controleert de handtekening en verwerkt elke sleutel één keer, zodat een herhaalde push geen tweede statuswijziging in de webshop geeft.

Waar het bij Moneybird op vastloopt

Een concept zonder factuurnummer

Een sales_invoice die via de API wordt aangemaakt, staat op draft. Het veld invoice_id, het factuurnummer, is null zolang de factuur een concept is. Pas bij versturen krijgt hij een nummer en gaat hij naar open. Een koppeling die verkoopfacturen aanmaakt en niet verstuurt, laat dus een stapel concepten achter die niet in de omzet staan. Dat is de bekende klacht dat webshopfacturen "op concept blijven staan".

Voor webshoporders gebruiken we daarom meestal external_sales_invoices. De webshop heeft de factuur al gemaakt; Moneybird boekt hem met het ordernummer in reference en de webshop in source. Wil je dat Moneybird de factuur maakt en verstuurt, dan roept de koppeling na het aanmaken send_invoice aan, met e-mail of Peppol als verzendmethode.

Btw als tarief-ID, met een stille standaardwaarde

Moneybird vraagt per factuurregel het ID van een btw-tarief uit /tax_rates. Dat ID verschilt per administratie. Laat de koppeling het veld leeg, dan gebruikt Moneybird het standaardtarief van de administratie: een regel met 9% wordt zonder foutmelding een regel met 21%. Hetzelfde geldt voor prices_are_incl_tax: leeg betekent de instelling van de administratie. Een webshopprijs van € 24,20 inclusief btw die als exclusief wordt gelezen, wordt € 24,20 x 1,21 = € 29,28. De koppeling stuurt beide velden altijd mee en weigert een order met een tarief dat niet in de tabel staat. Meer in bedragen en btw mappen.

Klanten en het veld customer_id

Moneybird kan een contact opzoeken op customer_id, een eigen nummer dat uniek moet zijn binnen de administratie. De koppeling zet daar het klantnummer uit de webshop in, bijvoorbeeld WC-311. Gastbestellingen hebben in WooCommerce geen klantnummer (customer_id is 0). Die gaan op e-mailadres, of op een verzameldebiteur als je particulieren niet apart wilt. Zakelijke klanten krijgen altijd een eigen contact met tax_number, omdat de btw-verlegging ervan afhangt. Hoe dubbele contacten ontstaan staat in dubbele klanten en debiteuren.

De datum rond middernacht

Moneybird verwerkt een verzoek in de tijdzone uit de header Time-Zone, anders in die van de administratie, anders in UTC. Een order van 00:30 op 1 oktober Nederlandse tijd is 22:30 UTC op 30 september. Stuurt de koppeling de UTC-datum mee, dan valt de factuur in het derde kwartaal in plaats van het vierde, en in de verkeerde btw-aangifte. De koppeling rekent de orderdatum om naar Europe/Amsterdam voordat hij date vult. Zie datums en tijdzones.

Controleren met GET werkt niet altijd

Moneybird cachet API-antwoorden en raadt af om met een GET te controleren of een aanroep gelukt is: het antwoord kan onvolledig zijn. De koppeling bewaart daarom het ID uit het 201-antwoord bij de order. Bij een time-out haalt hij eerst de facturen van dat contact op (filter contact_id) en zoekt het ordernummer in reference voordat hij opnieuw post, zodat er geen tweede factuur voor dezelfde order ontstaat.

Platformen die we aan Moneybird koppelen

De koppeling wordt gebouwd op jouw administratie: je btw-tarieven, je grootboekrekeningen per productsoort, je betaalmethoden. Per combinatie:

• Moneybird WooCommerce koppeling
• WooCommerce koppeling met je boekhoudpakket, met Moneybird naast Exact Online, e-Boekhouden en SnelStart

De platformkant staat op WooCommerce koppeling en Shopify koppeling. Andere boekhoudpakketten: e-Boekhouden koppeling en SnelStart koppeling. Het overzicht van alle stromen staat op koppelingen.

Wij bouwen de koppeling voor een vaste prijs en hosten, draaien en bewaken hem daarna voor een vast bedrag per maand. Voor de livegang draait hij als dry run: je ziet per order welk contact, welk tarief en welke grootboekrekening er in Moneybird zouden ontstaan. Vertel welke webshop en welke betaalprovider je gebruikt.