Koppelingen voor maakindustrie en techniek: stuklijsten, onderdelen en levertijd uit je ERP

Herkenbaar?

Vijf dingen komen in de maakindustrie steeds terug als het om de webshop gaat.

• Producten die uit onderdelen bestaan. De webshop kent één artikel, het ERP een stuklijst met tien of twintig regels. Hoeveel je er kunt leveren, hangt af van het onderdeel dat het eerst op is.
• Maken op bestelling. Een product dat niet op voorraad ligt, is niet uitverkocht maar heeft een productietijd. "Niet leverbaar" in de webshop kost een order die je had kunnen maken.
• Stuklijsten die veranderen. Engineering past een versie aan terwijl de webshop nog op de oude rekent.
• Onderdelen en service. Klanten bestellen vervangingsonderdelen voor een machine die ze jaren geleden kochten, en willen alleen de onderdelen zien die erop passen.
• Serie- en batchnummers. Voor garantie en terugroepacties moet vastliggen welk exemplaar of welke partij bij welke klant is beland.

Elk van die punten is een gegeven met een bron in je ERP. Hieronder per stroom waar het staat en hoe het in de webshop komt.

Wat maakbedrijven het vaakst koppelen

Voorraad uit de stuklijst

De rekenregel is eenvoudig: per onderdeel de voorraad gedeeld door het aantal per product, naar beneden afgerond, en daarvan het minimum. Bij de transportkar is dat het minimum van 30 / 1, 100 / 4 en 70 / 2, dus 25. Het werk zit in de bijhouding. Elk onderdeel kan in meerdere producten zitten, dus een voorraadmutatie van één wiel raakt elk product waarin dat wiel voorkomt.

In Exact Online staat de stuklijst in manufacturing/BillOfMaterialMaterials: per regel het onderdeel (PartItem), het aantal dat in het eindproduct komt (Quantity) en het aantal inclusief uitval (QuantityBatch). Een rekenvoorbeeld: 400 maakartikelen met gemiddeld 12 stuklijstregels zijn 4.800 regels. Bij 60 regels per verzoek is dat 80 verzoeken, tegen een limiet van 60 per minuut en 5.000 per dag per administratie. De voorraad van de onderdelen komt uit het sync-endpoint voor voorraadposities, met 1.000 regels per verzoek. Meer over die limieten in Exact Online API-limieten.

Levertijd voor wat nog gemaakt wordt

Een stuklijstversie in Exact Online heeft ProductionLeadDays, de productietijd in dagen, en een Status: 10 voor een wijziging in behandeling, 20 voor een goedgekeurde wijziging, 30 voor actief en 40 voor historisch. Het Type onderscheidt een verkoopstuklijst (10) van een productierecept (20). De koppeling rekent alleen met de versie op status 30. Staat de kar op 0 en is ProductionLeadDays 10, dan toont de webshop een leverdatum 10 dagen vooruit in plaats van "uitverkocht". Zie levertijd of leverdatum.

Serie- en batchnummers

Exact Online geeft serienummers en batchnummers via inventory/SerialNumbers en inventory/BatchNumbers. Beide endpoints zijn alleen-lezen en alleen beschikbaar in de pakketten Manufacturing en Wholesale & Distribution, in de edities Plus, Professional en Premium. Een batchnummer heeft een ExpiryDate en een beschikbare hoeveelheid per magazijn. De koppeling legt het nummer vast bij de orderregel in het ERP en zet het als tekst bij de bestelling in het klantaccount, zodat de klant het terugvindt bij een garantievraag.

Systemen in de maakindustrie

Daarnaast heeft een ShopOrders-record in Exact Online een veld CADDrawingURL en een stuklijstversie een CadDrawingUrl. Wie tekeningen bij een product in de webshop wil tonen, kan ze daar ophalen in plaats van uit een gedeelde map. Het overzicht per ERP staat op ERP koppelen aan je webshop.

Aan de webshopkant gelden eigen grenzen. Shopify Bundles ondersteunt vaste bundels tot 30 onderdelen, zonder voorraad per locatie, en past de bundelprijs niet aan als de prijs van een onderdeel wijzigt. Een stuklijst met twintig regels uit drie magazijnen past daar niet in; de koppeling rekent het maakbare aantal zelf uit en schrijft dat als voorraad van het eindproduct.

Standaarden

ETIM is gemaakt voor producten met vaste kenmerken. Ketenstandaard schreef in 2022 dat maatwerk, zoals een stalen balk op lengte of een luchtkanaal op maat, er slecht in past: de lengte is in ETIM een vaste numerieke waarde en geen bereik, en een stapgrootte is niet goed vast te leggen. Een maakbedrijf dat op maat levert, houdt de toegestane lengtes en stappen dus in het eigen ERP of PIM. De koppeling zet ze in de webshop als invoerveld met een minimum, een maximum en een stap.

ETIM MC is een uitbreiding op ETIM voor geometrische data: standaardmaten waarmee tekensoftware een object van een fabrikant opbouwt. Volgens ETIM International beschrijft het meer dan 500 objecten; de volgende release komt met ETIM 11, verwacht begin 2027. Voor een product dat uit losse componenten bestaat, zoals een tuinmeubelset, kent GS1 een componentenhiërarchie: het product heeft een GTIN, componenten die niet los verkocht worden hoeven er geen te hebben.

Wat dit voor je koppeling betekent

Wij bouwen de koppeling op jouw ERP, jouw stuklijsten en jouw webshop: welke versie telt, welke magazijnen meetellen voor onderdelen, hoe een productietijd een leverdatum wordt en waar een serienummer landt. Per gegeven ligt vast welk systeem leidend is. Daarna hosten en bewaken we hem, met een log en een diff per run, zodat je ziet waarom het maakbare aantal van een product is veranderd.

Het overzicht van alle stromen staat op koppelingen, de groothandelskant van technisch materiaal op groothandel en distributie. Vertel welk ERP je gebruikt en hoe je stuklijsten zijn opgebouwd.