Koppelingen voor fashion: maten, kleuren en voorraad per winkel

Wat fashion anders maakt

Een modemerk heeft weinig modellen en veel varianten. Vier kleuren in zes maten zijn 24 varianten van één model. Een collectie van 1.200 modellen met dat raster is 28.800 varianten, en met een magazijn en drie winkels 4 x 28.800 = 115.200 voorraadstanden. Vier dingen maken een koppeling in deze branche anders.

Varianten en de grenzen van de webshop

Shopify staat per product 3 opties en 2.048 varianten toe. Kleur en maat zijn twee opties; een jeans met taille en lengte gebruikt er al drie, en een vierde eigenschap (pasvorm, stof) moet dan een apart product of een metafield worden. Aan de 2.048 komt een kledingstuk zelden, maar een product met kleur, taille en lengte loopt snel op: 8 kleuren x 12 tailles x 5 lengtes is 480 varianten.

Het ERP kent een variant meestal als code: kleur BLK, maat 048. De webshop toont "Zwart" en "48". De koppeling houdt een vertaaltabel bij van code naar naam, per taal. Een nieuwe kleurcode die nog niet in de tabel staat, gaat naar de controlelijst in plaats van als BLK2 in de webshop te verschijnen. Zie varianten.

Kleuren die als losse producten binnenkomen

Een ERP legt een kleur vaak vast als apart artikel met het modelnummer plus een kleurcode, bijvoorbeeld NOOR-BLK en NOOR-BEI. Komen die als losse producten in de webshop, dan ziet een klant de zwarte en de beige jas als twee ongerelateerde producten. De koppeling groepeert op het modelnummer (NOOR) en maakt er één product met kleur als optie van, of twee producten die naar elkaar verwijzen.

artikelnummer;model;kleur;maat;gtin;voorraad
NOOR-BLK-S;NOOR;BLK;S;8712345000301;12
NOOR-BLK-M;NOOR;BLK;M;8712345000318;40
NOOR-BEI-M;NOOR;BEI;M;8712345000325;0

Uit deze drie regels maakt de koppeling één product NOOR met de opties kleur (Zwart, Beige) en maat (S, M). De GTIN is per regel de sleutel: GS1 geeft elke variatie in maat en kleur een eigen GTIN.

Voorraad per winkel en magazijn

In Shopify telt het aantal locaties per abonnement: 2 op Starter, 10 op Basic, Grow en Advanced, en 200 op Plus. Per locatie staat de instelling "Inventory at this location is available to fulfill online orders", standaard aan. Een winkel die geen online orders mag verzenden, moet die instelling uit hebben, of de koppeling moet hem buiten de online voorraad houden.

Het verschil tussen 45 en 42 lijkt klein. Bij een bestseller in maat M betekent het dat de webshop drie jassen verkoopt die niet te verzenden zijn: twee liggen in een winkel die niet online levert en één hangt in de winkel als paspaar. De regels per locatie staan op meerdere magazijnen. Welke voorraadstand je in de webshop toont, staat in welke voorraad toon je in je webshop.

De eerste lading en daarna

De 115.200 voorraadstanden uit het voorbeeld gaan in Shopify met inventorySetQuantities, waarvan een array volgens Shopify maximaal 250 elementen heeft. De eerste lading is 115.200 / 250 = 460,8, dus 461 verzoeken. Daarna gaan alleen de wijzigingen over: een verkoop in de winkel, een ontvangst in het magazijn, een retour.

Bij een platform dat een voorraadstand per verzoek bijwerkt, ziet de som er anders uit. Lightspeed eCom staat 300 verzoeken per 5 minuten, 3.000 per uur en 12.000 per dag toe. Met één verzoek per variant kost de eerste lading van 28.800 varianten 28.800 / 12.000 = 2,4 dagen aan daglimiet. De koppeling verdeelt zo'n eerste lading over meerdere dagen en geeft wijzigingen daarna voorrang. Hoe je zo'n som maakt staat in doorvoer berekenen.

Systemen

Itsperfect zegt meer dan 50 standaardkoppelingen te hebben en meer dan 450 merken te bedienen. Voor systemen buiten die lijst wijst Itsperfect naar de eigen REST API. Daar zit het maatwerk: welke velden je ERP leidend maakt, hoe een retour terugkomt en welke locaties online meetellen.

Retouren en ruilingen

In mode komt een groot deel van de orders terug, vaak voor een andere maat. Een ruiling is voor de systemen twee bewegingen: een retour van de oude variant en een order voor de nieuwe. De volgorde maakt uit.

Boekt een koppeling de retour terug op het moment van aanmelden, dan staat maat M online als verkoopbaar terwijl hij nog onderweg is, en verkoop je hem twee keer. Zie retouren en creditnota's.

Voor bureaus

Een Shopify-bureau in fashion bouwt de winkel, het thema en de checkout. De koppeling met het ERP, de kassa en het magazijn is een apart vak, met eigen limieten en een eigen beheer na de livegang. Wij bouwen die koppeling voor het bureau of voor de klant en hosten en bewaken hem daarna, met een log en een diff per run. Hoe dat met een bureau werkt staat op voor bureaus.

Het overzicht van alle stromen staat op koppelingen, de andere branches op branches. Vertel welk ERP, welke kassa en welke webshop je gebruikt, dan hoor je hoe de varianten en locaties bij jou overgaan.