Wat is een DESADV (elektronische pakbon)?

Wat staat er in een DESADV?

DESADV staat voor despatch advice: het verzendbericht. GS1 Nederland noemt het ook zo, "GS1 verzendbericht". De leverancier vertelt de afnemer daarmee welke verzendeenheden met welke artikelen wanneer worden afgeleverd. De standaard is UN/EDIFACT, en in de retail de GS1-invulling daarvan: EANCOM 2002, gebaseerd op directory D.01B.

Het bericht heeft drie soorten regels. De GS1-handleiding voor de levensmiddelen- en drogisterijsector noemt ze kopregel, verzendregel en artikelregel.

BGM+351 zegt dat het een verzendbericht is (351 is despatch advice). QTY+12 is het geleverde aantal, niet het bestelde: dat is QTY+21. GIN+BJ draagt de SSCC, het 18-cijferige nummer van de verzendeenheid. Wat de SSCC is en hoe het label eruitziet staat in het SSCC-label.

Een DESADV met twee pallets, regel voor regel

Een leverancier krijgt order 4500012345 van een distributiecentrum: 40 dozen artikel A, 30 dozen artikel B en 25 dozen artikel C, samen 95 dozen. Van C zijn er maar 20 voorradig. Er gaan twee pallets de deur uit: pallet 1 met alleen artikel A, pallet 2 met B en C.

De kop van het bericht, met de partijen als GLN:

UNH+DES0001+DESADV:D:01B:UN:EAN007'
BGM+351+PB2026-0815+9'
DTM+137:202610050930:203'
DTM+64:202610061200:203'
RFF+ON:4500012345'
NAD+BY+8712300000018::9'
NAD+SU+8712345000011::9'
NAD+DP+8712300001237::9'

De zending, de twee pallets en wat erop staat:

CPS+1'
PAC+2++201::9'
CPS+2+1'
PAC+1++201::9'
PCI+33E'
GIN+BJ+087123450000000011'
LIN+1++8712345104825:SRV'
QTY+12:40'
CPS+3+1'
PAC+1++201::9'
PCI+33E'
GIN+BJ+087123450000000028'
LIN+2++8712345104993:SRV'
QTY+12:30'
LIN+3++8712345105051:SRV'
QTY+12:20'
CNT+2:3'
UNT+26+DES0001'

De sommen in het bericht moeten kloppen. CNT+2:3 telt de artikelregels: drie LIN-segmenten. UNT+26 telt alle segmenten van UNH tot en met UNT: 8 in de kop en 18 in het tweede blok, 8 + 18 = 26. Het geleverde totaal is 40 + 30 + 20 = 90 dozen, 5 minder dan de 95 uit de order. Die 90 moeten op de factuur staan.

Aan het dock kost dat twee scans. Zonder DESADV telt de ontvanger 90 dozen na en vergelijkt hij ze met de order; met DESADV scant hij twee SSCC's en zet het magazijnsysteem 40 dozen A, 30 dozen B en 20 dozen C op voorraad.

Waarom je afnemer hem vóór de levering wil hebben

De GS1-labelhandleiding is er duidelijk over: de DESADV moet ontvangen en verwerkt zijn in de systemen van de ontvanger voordat de goederen aankomen. Bij de scan van een SSCC moet de inhoud kloppen met het bericht en gaat de ontvangen hoeveelheid automatisch het magazijnsysteem in. Een afnemer mag in het contract opnemen dat hij een levering zonder DESADV weigert.

Het moment van versturen ligt ook vast. Volgens de Nederlandse handleiding gaat de DESADV weg nadat de deuren van de vrachtwagen dicht zijn, zodat het bericht beschrijft wat er echt geladen is. Een ERP dat de pakbon al bij het vrijgeven van de order aanmaakt, zit daarmee te vroeg: de 5 dozen C die niet meegingen staan dan nog in het bericht.

Komt het bericht te laat, dan geldt een noodprocedure die leverancier en afnemer samen afspreken: de ontvanger registreert het nummer van de papieren pakbon, zodat de factuur later toch te matchen is. Daarom moet het pakbonnummer gelijk zijn aan het DESADV-nummer, hier PB2026-0815.

Optie 1, 2 of 3: hoeveel detail je afnemer vraagt

Niet elke afnemer wil de pallets zien. EANCOM laat de opbouw vrij: van alleen artikelen met totalen tot een volledige boom van pallet, doos en artikel. GS1 Nederland heeft voor de levensmiddelen en drogisterij drie opties vastgelegd en per leveringssoort voorgeschreven welke geldt:

Bij optie 3 is de SSCC verplicht, bij optie 1 en 2 is hij niet toegestaan. De kop vermeldt met een code welke structuur het bericht heeft. Pallets en kratten met statiegeld komen in het bericht als verpakking én als artikelregel, zodat ze op de factuur terug te vinden zijn. Kratten met merkopdruk, zoals bierkratten, staan er juist niet in.

Andere sectoren hebben eigen handleidingen. GS1 Nederland publiceert ze voor levensmiddelen en drogisterij, doe-het-zelf, tuin en dier, gezondheidszorg en mode. Welke berichten er verder bij een EDI-order horen staat in wat is EDI en EDIFACT-berichten.

Homogene en heterogene pallets

Het SSCC-label en de DESADV vullen elkaar aan, en hoeveel het label zelf vertelt hangt af van wat er op de pallet staat. GS1 onderscheidt twee soorten:

Volgens de GS1-labelhandleiding is het niet mogelijk de artikelen van een heterogene pallet op het label te zetten, en daarom raadt GS1 voor die pallets het elektronische bericht aan. In het voorbeeld hierboven kan de ontvanger pallet 1 desnoods van het label inboeken. Pallet 2 is zonder DESADV een pallet met onbekende inhoud.

Een SSCC is eenmalig. GS1 Nederland schrijft dat de code vervalt zodra de zending is ontvangen en ingeboekt. Volgens de GS1 General Specifications mag dezelfde SSCC binnen een jaar na de verzenddatum niet opnieuw worden uitgegeven. Een koppeling die de serie per magazijn of per dag opnieuw laat beginnen, levert dubbele nummers op.

Waar het misgaat

GS1 Nederland publiceert bij zijn testservice een lijst met de fouten die het vaakst voorkomen (versie van mei 2014, nog steeds op de site). Deze komen bij een gekoppeld ERP steeds terug:

De laatste regel is de lastigste, omdat hij niet in de syntax zit. Bestelt de afnemer een omdoos van 6 stuks, dan staat in de DESADV de GTIN van de omdoos met aantal 1, niet de GTIN van het losse stuk met aantal 6. Een ERP dat in stuks rekent, moet dat bij het opbouwen van het bericht terugvertalen. Meer over die vertaling in eenheden en verpakkingen.

De GTIN-regel botst met hoe veel systemen het nummer opslaan. Een GTIN wordt intern vaak als tekst van 14 posities met voorloopnullen bewaard; in deze DESADV moet de voorloopnul eraf. Het verschil tussen SKU, EAN en GTIN staat in SKU of EAN.

De Amerikaanse tegenhanger: de 856

In Noord-Amerika heet hetzelfde bericht de 856, de advance ship notice in X12. De functie is gelijk, de opbouw niet:

Een leverancier die aan Nederlandse en Amerikaanse afnemers levert, heeft voor dezelfde zending dus twee mappings nodig. Ook OpenPeppol heeft een Despatch Advice, in UBL, waarin de SSCC per regel als TransportHandlingUnit staat. De Nederlandse retail werkt met EANCOM; de afnemer bepaalt het formaat.

Wat betekent dit voor je koppeling?

Een DESADV is zo goed als de gegevens waaruit hij wordt opgebouwd: het geladen aantal en niet het bestelde, de GTIN van de besteleenheid, een SSCC per pallet die maar één keer voorkomt, en het ordernummer van de afnemer. Die gegevens staan verspreid over ERP, magazijn en orderinvoer, en het bericht moet weg op het moment dat de wagen dichtgaat.

Wij bouwen de koppeling tussen je ERP of magazijnsysteem en je EDI-verbinding: de DESADV volgens het profiel van je afnemer, de SSCC's uit je eigen GS1-reeks, en een factuur die het aantal uit de pakbon volgt. Daarna draaien en bewaken we hem; een bericht dat bij de afnemer wordt afgekeurd staat met de reden in het dashboard. Meer op EDI koppeling en in het overzicht van orderkoppelingen. Vertel welke afnemer om de DESADV vraagt, dan hoor je wat er voor dat profiel nodig is.